На підставі наказу про надання відпустки працівникові відділ кадрів робить відмітки в типовій формі № П-2 «Особова картка працівника», а бухгалтерія розраховує заробітну плату, що належить за відпустку.
Для оперативного контролю за наданням відпусток та їх обліку відділ кадрів може вести Журнал обліку відпусток.
Журналу обліку відпусток
СКАЧАТИ
Графу «Примітки» Журналу обліку відпусток можна використовувати, зокрема, для зазначення:
- реквізитів наказу про перенесення відпустки, яким також скасовується наказ про надання відпустки (у разі його видання та внесення відповідного запису до Журналу обліку відпусток);
- реквізитів наказу про відкликання з відпустки (у разі відкликання з відпустки працівника, із зазначення дати відкликання);
- реквізити наказу про продовження відпустки (з зазначенням днів на які продовжено відпустку).
Доцільно передбачати у Журналі графу «Підстава надання відпустки». Якщо відпустка надається відповідно до графіка, у цій графі вказують, наприклад: «графік відпусток на 2017 рік». Якщо з якихось причин відпустка надається не за графіком відпусток, у цій графі доцільно зазначити дату відповідної заяви.
Доречно вести окремий облік працівників, що мають право на додаткові відпустки, — як щорічні, так і передбачені іншими актами законодавства і статтею 19 Закону про відпустки. Уперше список осіб, які мають право на додаткові відпустки, створюється в результаті аналізу трудових договорів працівників та законодавства, що регулює надання додаткових відпусток.
Протягом року до облікової форми можна вносити інформацію щодо виду і тривалості відпустки кожного прийнятого на роботу працівника, який має відповідне право. За таких умов на момент складання проекту графіка відпусток кадрова служба матиме всю необхідну інформацію.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
