Нову форму особової картки державного службовця (далі — Особова картка) та Інструкцію щодо її заповнення (далі — Інструкція № 156) затверджено наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.2016 № 156. Попередню форму № П-2ДС скасовано наказом Державної служби статистики України від 26.08.2016 № 154.
Як заповнити нову форму особової картки держслужбовця і чим вона відрязняється від П-2ДС - розповідає провідний експерт журналу «Кадровик-01» Ольга Савченко
Згідно з Інструкцією № 156 її заповнюють на осіб, які:
- займають посади, визначені відповідно до Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII (далі — Закон № 889);
- бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад державної служби (далі — претендент на посаду).
Отже, служби управління персоналом мають актуалізувати особові справи державних службовців та забезпечити заповнення Особових карток за новою формою.
Змінено порядок ведення
Наказом Національного агентства України з питань державної служби від 05.08.2016 № 157 унесено зміни до Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64. Із переліку документів, що долучаються до особової справи державного службовця, виключено:
- ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про державну службу», пов’язаними з призначенням на посаду державної служби та її проходженням;
- ознайомлення з обмеженнями, встановленими Законом України «Про запобігання корупції»;
- ознайомлення із правилами етичної поведінки державних службовців;
- ознайомлення із правилами внутрішнього службового розпорядку та іншими локальними актами державного органу (у разі необхідності);
- згоду на обробку персональних даних.
Означені відомості, крім згоди на обробку персональних даних, віднесено до інформації, що міститься в Особовій картці.
Вам також стане у пригоді: Опис документів особової справи державного службовця
Вимоги до заповнення
Особові картки заповнюють українською мовою, без скорочень і виправлень. Дані наводять у формі називного відмінка.
Інформація, яку зазначає претендент на посаду
Претендент на посаду заповнює рядок «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» та пункти 1-16, 30, 31 Особової картки.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків зазначають за наявності. Цей рядок не заповнюють, якщо особа через релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомила про це контролюючий орган і має відмітку у паспорті.
Прізвище, ім’я, по батькові, дату та місце народження наводять згідно із записами в паспорті. У пункті «Громадянство» вказують назву країни, громадянином якої є претендент на посаду.
Адресу фактичного проживання та адресу місця реєстрації зазначають у такій послідовності: поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири.
Характеризуючи сімейний стан та склад сім’ї, послуговуються формулюваннями: «одружений», «неодружений», «заміжня», «незаміжня», «розлучений», «розлучена», «вдова», «вдівець». Поруч перераховують членів сім’ї та дати їх народження (число, місяць, рік).
У пункті «Володіння іноземними мовами (якими)» вказують реквізити документа (диплома, свідоцтва тощо), що засвідчує відповідну освіту (за наявності), а також рівень володіння мовою: «читаю та розмовляю вільно», «читаю та розмовляю зі словником» тощо.
Вимоги до заповнення пунктів «Освіта» та «Про наявність пільг» не змінились. Так, до пункту «Освіта» переносять дані з документа про освіту встановленого зразка. Якщо претендент на посаду ще навчається, заповнюють графи «Найменування навчального закладу», «Рік вступу», «Спеціальність». У підпункті 15.1 «Про наявність пільг» зазначають пільги та документи, що їх посвідчують (серії, номери, ким та коли видані).
Пункт «Відомості про військовий облік» заповнював претендент на посаду, проте віднині це робить працівник служби управління персоналом.
З-поміж новацій в особовій картці — підпункт «Не є громадянином іншої держави», де подають відомості про відсутність громадянства (підданства) іншої держави або інші відомості, якщо претендент на посаду є громадянином іншої держави.
До Особової картки додано підпункт «Депутат ради», де вказують повну назву ради, скликання, якщо претендент на посаду є депутатом ради.
Спрощено порядок заповнення підпункту «Про ознайомлення з вимогами і обмеженнями щодо прийняття та проходження державної служби відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та «Про захист персональних даних», Правилами етичної поведінки державних службовців». Віднині зазначають лише: «ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись». Дотепер згідно з Інструкцією № 343 держслужбовець мав перелічити всі обмеження, встановлені законодавством.
Інструкцією № 156 визначено вимоги до автобіографії, що є складовою частиною Особової картки. Автобіографію викладають особисто, у довільній формі, з дотриманням хронологічної послідовності (від народження до дати написання). Зазначають прізвище, ім’я та по батькові, дату й місце народження, узагальнено висвітлюють питання, пов’язані з навчанням, трудовою і громадською діяльністю. Докладні дані про роботу, виконувану з початку трудової діяльності, наводять у пункті 31. Цей пункт заповнюють відповідно до трудової книжки. Окремо в автобіографії відзначають, чи притягувалися до кримінальної відповідальності претендент на посаду, члени його сім’ї або найближчі родичі. Якщо так — чи погашено (знято) судимість і коли.
В Особовій картці засвідчують факт ознайомлення з Правилами внутрішнього службового розпорядку.
За бажанням державний службовець може зазначити у відповідному пункті будь-які інші відомості щодо свого професійного досвіду та кваліфікації.
Інформація, яку зазначає служба персоналу
Працівники служби управління персоналом заповнюють рядок «Код за ЄДРПОУ підприємства (установи, організації)» та пункти 17-29 Особової картки. З-поміж цих відомостей:
- реквізити акта про призначення на посаду — дата, номер, назва виду документа (указ, постанова, наказ, розпорядження, залежно від категорії посади та відповідно до законодавства);
- дата й місце (найменування державного органу) складення Присяги державного службовця;
- ранг державного службовця (на дату призначення на посаду).
Читайте також: Служба управління персоналом у державних органах
На відміну від форми № П-2ДС, в Особовій картці не потрібно визначати приведену дату в записах про стаж. Натомість указують загальний стаж роботи та стаж державної служби (на дату призначення на посаду) — у роках, місяцях, днях. Однак надалі обчислення приведеної дати все-таки знадобиться при визначенні періоду роботи для надання щорічної додаткової відпустки за стаж державної служби, а також для встановлення надбавки за вислугу років.
Записи про проходження державної служби будують за такою схемою: дата, назва посади, категорія (ранг), процедура зайняття посади, підстава. У графі «Процедура зайняття посади» зазначають: «конкурс», «рішення керівника державної служби».
Структура записів про підвищення рівня професійної компетентності державних службовців: найменування навчального закладу, терміни навчання, програма чи тематика професійного навчання (стажування), реквізити (номер, дата) диплома, посвідчення тощо. Відомості подають відповідно до записів у дипломі, свідоцтві тощо. У разі стажування вказують посаду, на якій пройдено стажування.
Окремі інформаційні блоки Особової картки присвячено службовим відрядженням і відпусткам. У пункті «Службові відрядження (за кордон)» передбачено графи для даних про місце (населений пункт, країна — у разі перебування в іншій країні), строк і підстави відряджень. Щодо відпусток фіксують такі дані: вид, за який період надано, дати початку та закінчення, підстава.
Порядок заповнення пункту «Заохочення» сталий. У графах таблиці наводять види та підстави заохочень. Діапазон значень: оголошення подяки, нагородження грамотою, почесною грамотою, іншими відзнаками державного органу, дострокове присвоєння рангу, відзначення урядовими нагородами тощо.
А от до пункту «Дисциплінарна відповідальність» додано нову графу — «Вид дисциплінарного проступку», яку заповнюють відповідно до частини 2 статті 65 Закону № 889. Графу «Вид дисциплінарного стягнення» заповнюють відповідно до статті 66 Закону № 889.
У пункті «Дата та підстава звільнення з посади державної служби» записи здійснюють згідно з вимогами чинного законодавства, з посиланням на норми Закону № 889 та/або Кодексу законів про працю України.
Типова форма особової картки державного службовця
Скачати бланк особової картки держслужбовця
Скачати зразок заповнення особової картки держслужбовця
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
