Мета реєстрації документів — забезпечити облік, контроль за виконанням, оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ (п. 1 гл. 3 розд. III Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5; Правила № 1000/5).
Вам стане у пригоді: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань
Правила реєстрації документів
Під час реєстрації документів на підприємстві необхідно дотримуватися таких ключових правил:
- документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
- документи реєструються за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні;
- документи реєструються лише один раз —
- вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);
- створювані — у день підписання або затвердження;
- у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
- документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.
Окремий перелік документів для реєстрації:
- акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до організації;
- розпорядчі документи з основних питань діяльності організації;
- розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
- розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) — відповідно до їх видів та строків зберігання;
- рішення колегіальних органів;
- акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
- бухгалтерські документи;
- заявки на матеріально-технічне постачання;
- службові листи;
- звернення громадян;
- запити на отримання публічної інформації;
- факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);
- документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника та адресата).
Служба діловодства централізовано реєструє:
- акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб;
- запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
- документи, що надійшли на розгляд керівника організації та його заступників;
- розпорядчі документи, листи за підписом керівника та його заступників;
- протоколи і рішень колегіальних органів.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів організації, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Увага! Виділяють дві категорії строків зберігання реєстраційно-облікових форм організації, зокрема кадрової служб — тривалий (50, 75 років) і тимчасовий (3, 5 років). Кожен реєстраційний та обліковий журнал має свій строк зберігання.
Служба діловодства не реєструє такі документи, як:
- графіки, наряди, заявки, рознарядки;
- зведення та інформація, надіслані до відома;
- навчальні плани, програми (копії);
- рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
- прейскуранти (копії);
- норми витрати матеріалів;
- вітальні листи і запрошення;
- друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
- наукові звіти за темами;
- місячні, квартальні, піврічні звіти;
- форми статистичної звітності;
- договори.
Скачати форми основних журналів реєстрації
Порядок реєстрації документів
Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах — бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації.
Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції з діловодства організації (п. 4 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є:
- порядковий номер документа в межах певної групи;
- додаткові індекси, застосовувані в організації, — індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо.
Для розрізнення груп документів до реєстраційних індексів можна додавати літерну відмітку. Наприклад: 820/03-15 ДСК, де ДСК — позначка для документів з грифом «Для службового користування».
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
Поряд із визначеними групами документів обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки (п. 6 гл. 2 розд. II Правил № 1000/5). Порядкові номери на бланках проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку. Кожен вид пронумерованих бланків обліковують у журналі реєстрації бланків документів.
В окремому журналі обліковують усі печатки та штампи, що застосовуються в організації (п. 9 гл. 3 розд. II Правил № 1000/5).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
