Реєстрація документів на підприємстві: правила та порядок

Для більшості документів реєстрація — обов’язковий етап життєвого циклу. Службовий документ, отриманий підприємством або створений ним, зокрема для внутрішнього користування, вважається внесеним до документаційного фонду організації з моменту його реєстрації.

Мета реєстрації документів — забезпечити облік, контроль за виконанням, оперативним використанням наявної в документах інформації.

Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа, шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ (п. 1 гл. 3 розд. III Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5; Правила № 1000/5).

Реєстрація документів на підприємстві: правила та порядокВам стане у пригоді: Журнал реєстрації наказів з кадрових питань

Правила реєстрації документів

Під час реєстрації документів на підприємстві необхідно дотримуватися таких ключових правил:

  • документи реєструються незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення;
  • документи реєструються за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні;
  • документи реєструються лише один раз —
    • вхідні — у день надходження або не пізніше наступного робочого дня (якщо документ надійшов у неробочий час);
    • створювані — у день підписання або затвердження;
  • у разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється;
  • документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

Окремий перелік документів для реєстрації:

  • акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до організації;
  • розпорядчі документи з основних питань діяльності організації;
  • розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
  • розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) — відповідно до їх видів та строків зберігання;
  • рішення колегіальних органів;
  • акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
  • бухгалтерські документи;
  • заявки на матеріально-технічне постачання;
  • службові листи;
  • звернення громадян;
  • запити на отримання публічної інформації;
  • факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);
  • документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника та адресата).

Служба діловодства централізовано реєструє:

  • акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб;
  • запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
  • документи, що надійшли на розгляд керівника організації та його заступників;
  • розпорядчі документи, листи за підписом керівника та його заступників;
  • протоколи і рішень колегіальних органів.

Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів організації, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.

Увага! Виділяють дві категорії строків зберігання реєстраційно-облікових форм організації, зокрема кадрової служб — тривалий (50, 75 років) і тимчасовий (3, 5 років). Кожен реєстраційний та обліковий журнал має свій строк зберігання

Служба діловодства не реєструє такі документи, як:

  1. графіки, наряди, заявки, рознарядки;
  2. зведення та інформація, надіслані до відома;
  3. навчальні плани, програми (копії);
  4. рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
  5. прейскуранти (копії);
  6. норми витрати матеріалів;
  7. вітальні листи і запрошення;
  8. друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
  9. наукові звіти за темами;
  10. місячні, квартальні, піврічні звіти;
  11. форми статистичної звітності;
  12. договори.

Скачати форми основних журналів реєстрації

Реєстрація документів на підприємстві: правила та порядок

Порядок реєстрації документів

Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах — бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації.

Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в інструкції з діловодства організації (п. 4 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення — реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є:

  • порядковий номер документа в межах певної групи;
  • додаткові індекси, застосовувані в організації, — індекси за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо.

Для розрізнення груп документів до реєстраційних індексів можна додавати літерну відмітку. Наприклад: 820/03-15 ДСК, де ДСК — позначка для документів з грифом «Для службового користування».

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Поряд із визначеними групами документів обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки (п. 6 гл. 2 розд. II Правил № 1000/5). Порядкові номери на бланках проставляють нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку. Кожен вид пронумерованих бланків обліковують у журналі реєстрації бланків документів.

В окремому журналі обліковують усі печатки та штампи, що застосовуються в організації (п. 9 гл. 3 розд. II Правил № 1000/5).


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, Юлія Видиборець. У програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам.  Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді