Це установлено статтею 492 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5)
Зберігання трудових договорів у складі особової справи
Виходячи з вимог щодо послідовності формування і безпосередньо складу особової справи, визначених пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, та статті 493 Переліку № 578/5 письмова форма трудового договору (контракт) є документом особової справи.
Тож, для тих категорій працівників, для яких особові справи ведуть в обов’язковому порядку, місцем зберігання трудового договору буде особова справа.
Визначити належність працівника до однієї із класифікаційних категорій нескладно, якщо орієнтуватися на класифікацію посад згідно з Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим і введеним в дію наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (КП).
Професії керівників, менеджерів (управителів) передбачено першим розділом КП (код професії починається з цифри 1).
Код професії, що належить до категорії професіоналів, починається з цифри 2.
Коди професій фахівців починаються з цифри 3, а службовців — з цифри 4.
Код професії за КП — рекомендована графа штатного розпису.
Отже, визначити, чи оформлювати на працівника особову справу, можна за штатним розписом: якщо код професії починається з цифр 1, 2, 3, 4, особова справа має бути сформована.
Також особові справи в обов’язковому порядку ведуть для працівників (незалежно від класифікаційної категорії), які:
- є відомими політичними діячами;
- є членами творчих спілок;
- мають найвищі ступені відзнаки, почесні звання;
- мають наукові ступені й вчені звання;
- є науковими працівниками, які не мають наукових ступенів і вчених звань (ст. 493 Переліку № 578/5).
Коли трудові договори зберігають окремо
Для зберігання трудових договорів працівників інших категорій (код КП починається з цифр 5, 6, 7, 8, 9 — це працівники сфери торгівлі та послуг, кваліфіковані робітники сільського та лісового господарств, риборозведення та рибальства, кваліфіковані робітники з інструментом, робітники з обслуговування, експлуатації технологічного устаткування та машин, представники найпростіших професій) має бути сформовано окрему справу, наприклад «Трудові договори працівників, для яких не ведуться особові справи». У номенклатурі справ для неї установлюється строк зберігання 75 років, виходячи з вимог статті 492 Переліку № 578/5.
Якщо в організації особові справи ведуться на всіх без винятку працівників, то трудові договори працівників робітничих професій зберігаються в особових справах протягом трудової діяльності робітника в організації. Утім, оскільки особові справи робітників не підлягають архівному зберіганню, то після звільнення робітника трудовий договір слід вилучити з особової справи і долучити до справи з трудовими договорами працівників.
Після спливу визначеного організацією строку зберігання особових справ звільнених робітників такі справи можуть бути виділені для знищення.
Зважаючи на те, що трудовий договір може зберігатися як в особовій справі, так і у справі з трудовими договорами, радимо в журналі реєстрації трудових договорів передбачити графу для внесення інформації про місце зберігання трудового договору.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
