Оцифруйте трудові книжки вчасно!

Усі трудові книжки мають бути оцифровані до 10 червня 2026 року — саме в цей день спливає п'ятирічний перехідний період, який був впроваджений для переходу на електронні трудові книжки (відповідно до Закону від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»). 

Як сканувати трудові книжки й передати до ПФУ

У Пенсійному фонді наголосили, що електронні трудові книжки є повноцінним аналогом паперових документів. Проте вони дозволяють спростити облік трудової діяльності громадян та відмовитися від паперових носіїв, які можуть бути втрачені чи пошкоджені. Крім того, оцифрування трудових книжок у подальшому дозволить оформлювати вихід громадян на пенсію автоматично, без звернення до ПФУ.

Насамперед оцифрування документів важливе для тих громадян, хто розпочав роботу до 2004 року. 

Саме з початку 2004 року запроваджене поняття «страхового стажу», який розраховується за даними Реєстру застрахованих осіб (відповідно до Закону «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV), а от попередні періоди роботи можна підтвердити лише за даними трудової книжки.

Завантажити документи на портал ПФУ можна самостійно (або ж це робить роботодавець). Зверніть увагу: ПФУ висуває низку вимог до якості відсканованих копій документів:

• кольорові;
• копії всіх заповнених сторінок трудової книжки завантажені у хронологічному порядку;
• зображення чіткі та містять всі реквізити документа (назва, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має .jpg або .pdf;
• розмір файлу не перевищує 1 Мб.

За інформацією Пенсійного фонду України в Донецькій області