Дистанційник працює з-за кордону: як укласти трудовий договір без особистої присутності?

У Державній службі з питань праці розповіли, яким чином можна оформити трудові відносини із дистанційним працівником, якщо особа перебуває за кордоном. 

Так, Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачає, що під час війни сторони визначають форму трудового договору за згодою. Таким чином, трудові відносини можуть бути оформлені у вигляді електронного документа. При цьому інспектори праці наголошують, що, якщо сторони погодять використання електронної комунікації та електронного підпису, особиста присутність для підписання документів не буде потрібна.

Дистанційна робота під час воєнного стану

Загалом для коректного оформлення дистанційного працівника, що виконуватиме свою роботу, перебуваючи за кордоном, потрібно:

1. Підготувати проєкт трудового договору (текст в електронному вигляді — PDF, DOCX тощо).
   Бажано зафіксувати:
   • що робота виконується дистанційно;
   • країну або адресу фактичного перебування працівника (за наявності);
   • порядок електронної комунікації між сторонами;
   • режим роботи та обліку робочого часу;
   • порядок подання звітності та виконання завдань;
   • порядок обміну кадровими документами;
   • умови забезпечення обладнанням та засобами зв’язку;
   • питання компенсації витрат (за потреби).
2. Узгодити спосіб електронного документообігу:
   • використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
   • використання сервісів електронного документообігу (наприклад, Дія або інших платформ);
   • спосіб направлення кадрових документів;
   • електронні адреси та канали комунікації;
   • порядок зберігання електронних документів.
3. Підписати трудовий договір після погодження:
   1. роботодавець підписує документ своїм КЕП;
   2. надсилає працівнику підписаний файл разом із підтвердженням накладення електронного підпису;
   3. працівник, перебуваючи за кордоном, накладає свій КЕП на документ;
   4. повертає роботодавцю підписаний примірник та підтвердження підписання.
4. Видати наказ про прийняття на роботу (та ознайомити з ним працівника у погоджений сторонами електронний спосіб).
5. Повідомити ДПС про прийняття працівника (здійснюють до початку роботи).
6. Зберігання документів — кожна сторона повинна зберігає власний примірник електронного трудового договору та підтвердження накладення електронних підписів. 

Держпраці радить використовувати саме типову форму трудового договору про дистанційну роботу, затверджену наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 5 травня 2021 року № 913-21 «Про затвердження типових форм трудових договорів про надомну та дистанційну роботу».

У тих ситуаціях, коли працівник перебуває за кордоном постійно, доцільно буде звернути увагу на податкові та міграційні особливості держави перебування (наприклад, розібратися з питанням легальності виконання роботи та можливих податкових зобов'язань).

За інформацією Східного міжрегіонального управління Державної служби України з питань праці