Із 27.07.2018 набули чинності зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Зміни затвердив Мін’юст наказом від 04.07.2018 № 2277/5. Ознайомтеся з переліком змінених норм та кроками, щоб їх додержати ➤➤➤.
1. Положення про службу діловодства та архів
Слід розробляти, якщо вони є структурними підрозділами. Структурний підрозділ може бути самостійним, а може входити до складу іншого структурного підрозділу. Положення має бути в будь-якому разі.
Скачайте зразки
та
ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВ, ЗА ЯКИЙ ВІДПОВІДАЄ КАДРОВА СЛУЖБА
2. Підписи з В. о.
Нова норма. У підписах слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів, однак якщо є розпорядчий документ про заміщення.
Змінився порядок оформлення реквізиту «Підпис». Виконуючий обов’язки може підписувати документи замість керівника самостійного структурного підрозділу, додаючи слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» до назви посади.
3. Печатки
Нова норма. Нині не всі підприємства зобов’язані мати печатки. До всіх посилань на відбиток печатки у Правилах № 1000/5 додана ремарка: (за наявності)
Перевірте, чи повинно ваше підприємство застосовувати печатку.
4. Вилучення оригіналів із фонду підприємства
Нова норма. Стара редакція Правил № 1000/5 дозволяла тимчасове вилучення оригіналів документів із документаційного та архівного фондів підприємства — у випадках, передбачених законом. Нова редакція Правил № 1000/5 конкретизувала підстави для тимчасового доступу до документів: Ухвала слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом.
Граничний строк повернення документів — не пізніше ніж через один рік після закриття провадження або винесення судом рішення у справі.
5. Знищення документів
Нові норми. Після експертизи цінності документів кожен структурний підрозділ складає власний акт про вилучення для знищення документів, строк зберігання яких минув. Форма акта внормована.
Якщо акт про знищення містить первинну фінансову та бухгалтерську документацію, підприємство має додати до нього довідку про проведення фінансових перевірок, ревізій, аудиту. Довідку підписує керівник підприємства. Раніше це мав робити й головний бухгалтер.
Документи з грифом обмеження доступу відтепер можна знищувати не лише шляхом подрібнення, а й шляхом спалення або іншим способом, що унеможливлює їх прочитання та відновлення.
Стаття до теми: 10 кроків, щоб знищити застарілі документи й не наразитися на штраф
6. Передача документів при реорганізації
Нові норми. Якщо підприємство внаслідок реорганізації — злиття, приєднання, поділу, перетворення — передає свої функції іншому підприємству, останнє приймає його документи та архів за актом. Форму акта додали до Правил.
Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа (державна архівна установа, архівний відділ міської ради, трудовий архів, приватний архів, правонаступник, орган вищого рівня), яка прийняла архівні документи постійного/тривалого зберігання, видає довідку про прийняття документів. Змінені Правила № 1000/5 вперше встановили вимоги до змісту такої довідки.
7. Особові справи
Нові норми. Перелік обов’язкових документів особової справи збільшився вдвічі. Як саме і як актуалізувати особові справи працівників — читайте.
У журналі КАДРОВИК-01 № 9 та Довідник секретаря та офіс-менеджера № 8— читайте докладні роз’яснення про дії кадровика для узгодження документів і процедур діловодства з новими нормами
Скачайте
Чек-лист документів особової справи
та
Тетяна Мартинюк,
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»
