ДСА затвердила нову інструкцію з діловодства в місцевих та апеляційних судах України

Державна судова адміністрація України наказом від 20.08.2019 № 814 (далі — Наказ № 814) затвердила Інструкцію з діловодства в місцевих та апеляційних судах України (далі — Інструкція з діловодства).

Інструкція з діловодства надає визначення термінів, що використовують в діловодчих процесах, зокрема:

• документ — створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігання і передача її у часі й просторі;
• копія документа — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи іншої інформації документа суду та в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак;
• оригінал службового документа — примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової особи суду;
• службовий документ — офіційно зареєстрований канцелярією або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений судом у процесі його діяльності та має відповідні реквізити.

Інструкція з діловодства визначає загальні правила ведення діловодства в місцевих та апеляційних судах України, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи. Управлінські документи в судах мають опрацьовувати з урахуванням вимог наказу Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

Інструкція з діловодства детально описує:

• як приймати та реєструвати документи;
• як передавати процесуальні документи (судові справи) на розгляд. Яка процедура проходження процесуальних документів у суді;
• як фіксувати судовий процес за допомогою технічних засобів;
• як приймати, обліковувати і зберігати речові докази;
• як надсилати судові виклики та повідомляти про розгляд справи;
• як формувати і оформлювати судові справи;
• як направляти судові справи за межі суду;
• як надавати судові справи для ознайомлення;
• як засвідчувати та видавати копії судових рішень і документів;
• як обліковувати, використовувати і зберігати печатки, штампи і бланки суду;
• як скласти номенклатуру справ у суді;
• як опрацьовувати та надсилати вихідні документи;
• як передавати та виконувати документи;
• як контролювати виконання документів. Які строки виконання документів;
• як готувати та оформлювати документи. Які загальні вимоги до документування управлінської інформації суду;
• які особливості складання деяких видів організаційно-розпорядчих документів у суді (наказів, протоколів, листів, актів);
• яка процедура звернення судових рішень до примусового виконання;
• як вести архівну роботу в суді.

Також наведено зразки документів:

• акту про втрату документів або перепідшивання справи, відсутність вкладень або порушень цілісності, пошкодження конверта (паковання);
• акту приймання-передавання справ та документів;
• журналу обліку речових доказів;
• внутрішнього опису судової справи;
• засвідчувального напису судової справи;
• журналу видачі справ (матеріалів кримінального провадження) для ознайомлення;
• журналу обліку печаток і штампів суду;
• журналу обліку бланків суду;
• розпорядження про виконання судового рішення, що набрало законної сили.

Інструкція з діловодства набуде чинності з 01.01.2020.

СКАЧАТИ

Ольга Догадіна

провідний експерт