Як оцифрувати трудові книжки для ПФУ: покроково
Управління Держпраці у Кіровоградській області нагадало, що власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення (п. 4.1 «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58; далі – Інструкція № 58).
✏️ Перелік документів, які має видати роботодавець при звільненні працівника
Якщо працівник не був на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки (п. 4.2 Інструкції № 58).
Доцільно надсилати таке повідомлення рекомендованим листом «з повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником. Так у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Таким чином, пересилати трудові книжки поштою можна за двох одночасних умов:
- працівник надав письмову згоду на пересилання, де зазначив адресу доставки;
- кадровик надішле трудову на зазначену адресу (п. 4.2 Інструкції № 58*).
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою керівництвом не отримано, керуйтесь нормами пункту 6.2 Інструкції № 58:
Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
