НАДС затвердило порядок ведення та зберігання особових справ для ОМС

НАДС наказом від 05.04.2024 № 62-24 затвердило:

• Типовий порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування (далі — Типовий порядок);
• форму Особової картки.

Наказ почне діяти не раніше ніж через 6 місяців з дня, як припинять або скасують воєнний стан в Україні, — одночасно з Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 02.05.2023 № 3077-IX.

Типовий порядок визначає порядок ведення та зберігання особових справ службовців місцевого самоврядування, а також перелік документів, з яких формуються особові справи. Його застосовуватимуть до виборних посад, а також зможуть застосовувати, щоб вести та зберігати особові справи іншого персоналу в органі місцевого самоврядування (ОМС).

В ОМС розроблятимуть власний порядок, щоб вести та зберігати особові справи службовців, з урахуванням Типового порядку. Його затверджуватиме голова відповідної ради. Вестиме, обліковуватиме та зберігатиме особові справи служба управління персоналом в ОМС, де займає посаду службовець.

Типовий порядок регламентує:

• як вести та оформлювати особові справи, зокрема, якщо службовця призначили на іншу посаду в межах одного ОМС;
• з яких документів та у якій послідовності формувати особову справу;
• як систематизувати особові справи та у якій формі їх вести;
• як оформлювати особову картку, зокрема — як змінювати відомості про службовця;
• як зберігати особові справи, оскільки це документи з обмеженим доступом.

НАДС рекомендує у випадку, коли службовця призначатимуть на посаду в ОМС, де він раніше вже займав посаду, використовувати особову справу, яку сформували раніше, та долучати до неї оновлену особову картку.

Олена Петровська