Кваліфікований електронний підпис: коли потрібно роздруковувати протокол

163
Автор
провідний експерт із трудового законодавства Експертус Кадри

Запитання

Для підпису електронного документа працівник використав кваліфікований електронний підпис. Чи потрібно тепер роздруковувати протокол підпису?

Відповідь

Законодавство зобов’язує створювати електронні документи тривалого чи постійного строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній (п. 4 розд. 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання та інших нормативно-правових актів, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5). Документи тимчасового зберігання можете не роздруковувати, достатньо зберігати їх в електронному архіві підприємства. 

Як запровадити електронний документообіг

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електрон­ні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ч. 1 ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851‑IV; далі — Закон № 851). 

Перевірку цілісності електронного документа проводять шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону № 851).

Кваліфікований електронний підпис: коли потрібно роздруковувати протокол Чи засвідчувати роздруківку протоколу КЕП

КЕП дає змогу зафіксувати електронну позначку часу. Електронна позначка часу — це електронні дані, які пов’язують інші електронні дані з конкретним моментом часу, щоб засвідчити наявності цих електронних даних на цей момент часу (п. 11 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII). Позначка часу — важливий параметр для електронного документа. Він дає змогу підтвердити достовірність підпису навіть після того, як строк чинності сертифіката завершився, або його анулювали чи відкликали. 

Навіть якщо працівник надіслав підписаний документ разом із протоколом перевірки, перевірте, чи підписали документ та чи дійсний підпис. Цей власний протокол створення і перевірки КЕП зберігайте для всіх електронних документів разом із файлом із документом та файлом із підписами в одному архівному файлі (WinRar, Zip). Оскільки КЕП мают­ь строк дії, протокол перевірки слугуватиме доказом того, що вимогу Закону № 851 виконали. 

До паперової копії електронного документа тривалого чи постійного строків зберігання долучіть роздруківку протоколу перевірки, якщо графічна позначка КЕП не містить інформації про час підпису. 

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «Перевірки Держпраці під час воєнного стану», який відбудеться 23 травня. Спікер — посадова особа Держпраці. У програмі — підстави для перевірки, як уникнути штрафів, різниця між трудовим договором і ЦПХ.

❗️Якщо хочете отримати персональну відповідь від посадової особи Держпраці, поставте запитання до 20 травня включно в чат вебінару❗️

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Перевірки Держпраці під час воєнного стану

Останні новини

Усі новини

Статті за темою

Усі статті за темою

Електронні документи та електронний підпис

Робота з електронними документами відрізняється від роботи з паперовими. Ця стаття допоможе не припуститися помилок і запровадити електронний документообіг за вимогами чинного законодавства. Така навичка стане у пригоді вже сьогодні, адже Україна впроваджує електронний документообіг, електронні документи й електронний підпис у всіх сферах суспільного життя
4118

Електронний документообіг: від створення до зберігання документів підприємства

Електронний документообіг в Україні вже довів свої переваги. Наразі все більше підприємств переходять на цю форму документування. Тож розглядаємо особливості формування та зберігання електронних документів з урахуванням змін у законодавстві.
25619

Як технічно організувати дистанційну роботу

Більшість підприємств працюють в особливому режимі. Щоб запобігти поширенню інфекційного захворювання, багатьох працівників перевели на віддалену роботу. Які сервіси допоможуть налагодити роботу з дому, — з’ясуєте у статті.
3610

5 головних помилок при формуванні справ у листуванні

Колеги, які ігнорують різноманітність носіїв листів і не враховують їх особливостей, мають проблеми з формуванням справ. Дізнайтеся 5 типових помилок, які допускають секретарі, та їх наслідки. А головне — довідайтесь, як їх виправити.
5437