Відповідь
Законодавство зобов’язує створювати електронні документи тривалого чи постійного строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній (п. 4 розд. 1 Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання та інших нормативно-правових актів, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5). Документи тимчасового зберігання можете не роздруковувати, достатньо зберігати їх в електронному архіві підприємства.
Як запровадити електронний документообіг
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ч. 1 ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851‑IV; далі — Закон № 851).
Перевірку цілісності електронного документа проводять шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону № 851).
Чи засвідчувати роздруківку протоколу КЕП
КЕП дає змогу зафіксувати електронну позначку часу. Електронна позначка часу — це електронні дані, які пов’язують інші електронні дані з конкретним моментом часу, щоб засвідчити наявності цих електронних даних на цей момент часу (п. 11 ч. 1 ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII). Позначка часу — важливий параметр для електронного документа. Він дає змогу підтвердити достовірність підпису навіть після того, як строк чинності сертифіката завершився, або його анулювали чи відкликали.
Навіть якщо працівник надіслав підписаний документ разом із протоколом перевірки, перевірте, чи підписали документ та чи дійсний підпис. Цей власний протокол створення і перевірки КЕП зберігайте для всіх електронних документів разом із файлом із документом та файлом із підписами в одному архівному файлі (WinRar, Zip). Оскільки КЕП мають строк дії, протокол перевірки слугуватиме доказом того, що вимогу Закону № 851 виконали.
До паперової копії електронного документа тривалого чи постійного строків зберігання долучіть роздруківку протоколу перевірки, якщо графічна позначка КЕП не містить інформації про час підпису.
Електронний документообіг в Україні вже довів свої переваги. Наразі все більше підприємств переходять на цю форму документування. Тож у цій статті ви знайдете відповіді на всі актуальні питання про електронні документи та електронний документообіг, закон України, що регулює це питання та особливості формування і зберігання електронних документів.
Для підвищення ефективності та оперативності роботи, зокрема використовують трафаретні форми документів. Як оформлювати заяви в електронній формі? Розказуємо порядок та показуємо зразок.
Війна «розпорошила» працівників по різних куточках Батьківщини та світу. Як за таких умов дотримати вимог законодавства та ознайомлювати працівників з документами під підпис?
Електронні документи поступово витісняють паперові та все частіше використовуються у діяльності працівників кадрової служби. Однак, на сьогодні виникає низка питань щодо їх оформлення: як зробити електронний підпис, як накласти електронний підпис на документ, яку юридичну силу має документ, підписаний електронним цифровим підписом. Ця стаття допоможе не припуститися помилок і запровадити електронний документообіг за вимогами чинного законодавства.
Більшість підприємств працюють в особливому режимі. Щоб запобігти поширенню інфекційного захворювання, багатьох працівників перевели на віддалену роботу. Які сервіси допоможуть налагодити роботу з дому, — з’ясуєте у статті.
