Заява — це письмове офіційне повідомлення чи прохання, що подають на ім’я посадової особи, зазвичай, — керівника підприємства (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Методичної комісії Державного комітету архівів України від 20.06.2006 № 3; Збірник форм ОРД).
Заяви належать до організаційних документів.
Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» (далі — ДСТУ 4163-2003), затвердженому наказом Держспоживполітики від 07.04.2003 № 55 (п. 11. гл. 1 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Відповідно до пункту 7.1 ДСТУ 4163–2003 документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки. При цьому, окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
Увага! Оформлення заяв власноруч є лише дозволеним винятком із загального правила, за яким документи оформлюють з використанням комп’ютерних технологій.
З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи (п. 13. гл. 1 розд. II Правил № 1000/5).
Отже, з метою уніфікації та стандартизації діловодних процесів можна вводити в організації трафаретні форми для заяв найпоширеніших видів, що міститимуть надруковану постійну інформацію та визначене місце для фіксування змінної інформації. При цьому, незалежно від способу оформлення, юридичної сили та доказовості, на заяві проставлятимуть підпис заявника та дату написання заяви. На документі заявник має проставити власноруч не лише особистий підпис, а й дату написання заяви.
При підписанні документа слід дотримуватися законодавчо встановлених вимог. Якщо у підписі допущено помилку, дійте за рекомендацією експерта, адже законодавсто не надає такого порядку виправлення.
Поради щодо запровадження трафаретних форм заяв
Відповідно до вимог стандарту ДСТУ 4163–2003 при розробленні трафаретних форм заяв слід використовувати аркуші паперу формату А4.
Дотримувати встановлених розмірів полів, а саме 30 мм — ліве; 10 мм — праве; 20 мм — верхнє та нижнє.
Збірником форм ОРД передбачена, зокрема, уніфікована форма заяви про прийняття на роботу.
Розроблення заяви в електронній формі про звільнення за власним бажанням
Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це власника або уповноважений ним орган письмово за два тижні (ст. 38 Кодексу законів про працю України ).
Жодних пояснень, чим саме зумовлено бажання звільнитися, від працівника не вимагається.
З урахуванням цього може бути розроблено трафаретну форму.
Дату звільнення у заяві працівник може не вказувати. Строк попередження починають відраховувати з наступного дня після отримання роботодавцем заяви про звільнення (дати реєстрації заяви). Згідно зі статтею 241-1 КЗпП строк, обчислюваний тижнями, закінчується у відповідний день тижня. Якщо заяву про звільнення за власним бажанням прийнято і зареєстровано, скажімо, у вівторок, то останній робочий день працівника і відповідно день його звільнення припаде на вівторок через два тижні.
Порада! Доцільно заздалегідь передбачити у трафаретній формі місце для відмітки про реєстрацію заяви.
З часом, розроблюючи трафаретні форми для різних документів, ви зможете скласти власний альбом трафаретних форм документів кадрової служби (що, безумовно, полегшить роботу). А якщо до розроблення трафаретних форм долучаться й фахівці інших підрозділів, результатом цієї роботи стане альбом трафаретних форм організації.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
