Як у мирний час, так і в умовах воєнного стану роботодавець та працівник можуть обмінюватися документами, підписаними за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). Таку процедуру застосовуємо відповідно до частини 3 статті 29 КЗпП. Однак, ЕЦП нині мають поодинокі працівники здебільшого офісних професій. Для тих, у кого ЕЦП немає, є інший варіант — спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку.
На допомогу — алгоритм обміну, який ґрунтується на тому, що в період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій роботодавець може визначити самостійно, єдина умова — забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та облік витрат на оплату праці (ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ; далі Закон № 2136).
Як методичний посібник використовуйте Порядок фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, затверджений постановою КМУ від 11.12.2019 № 1042 (далі — Порядок № 1042). Оскільки роботодавець сам визначає, як вести кадрове діловодство, можна спиратися на порядок, який вже спробували служби персоналу держорганів.
Кадровикам протягом воєнного стану необхідно оформлювати, зокрема:
- відпустки,
- переведення,
- звільнення,
- простій,
- призупинення дії трудового договору,
- запровадження неповного робочого часу.
Як це зробити, коли працівник не має ЕПЦ, розглянемо на прикладі оформлення відпустки.
Для обміну документами необхідно виконати три кроки.
Крок 1. Працівник надсилає заяву доступними засобами зв’язку
Працівник просить про відпустку під час воєнного стану, з’ясуйте, які засоби зв’язку він має, — електронна пошта, вайбер, телеграм тощо. За можливості зафіксуйте ці відомості в особовій картці П-2. Це кореспондує з пунктом 2 Порядку № 1042: інформацію або документи надсилають державному службовцю засобами телекомунікаційного зв’язку — на адресу електронної пошти чи за іншими контактними даними, про які він повідомив службі управління персоналом під час проходження державної служби та які зазначені в його особовій справі.
Надішліть працівникові зразок чи трафарет відповідної заяви. Оптимальний варіант, коли працівник напише заяву на папері, сфотографує її й направить на вайбер, телеграм або електронну пошту кадровику чи директору.
Як ознайомити працівників з кадровими документами під особистий підпис
Крок 2. Кадровик надсилає наказ для ознайомлення
Пункт 11 глави 9 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 вимагає ознайомити працівника з наказом.
Після того, як оформили наказ, отримали підпис директора (звичайний чи ЕЦП), надішліть наказ працівнику у відповідь на заяву.
Якщо у працівника є можливість роздрукувати світлину, попросіть засвідчити ознайомлення на роздруківці, сфотографувати наказ з відміткою і надіслати вам світлину.
Якщо такої можливості немає, попросіть працівника надіслати просте повідомлення про ознайомлення.
Крок 3. Кадровик складає протокол про доведення інформації
Відповідно до пункту 3 Порядку № 1042 факт доведення інформації або документів до відома державного службовця фіксують протоколом. Застосуємо цю норму.
Складайте протокол у довільній формі в одному примірнику.
Під час війни радимо зберігати протоколи і додатки до них разом з відповідними наказами у справах відділу кадрів. Після нашої перемоги зможете провести експертизу цінності документів і переформатувати справи.
Доцільно закріпити порядок обміну документами під час дії воєнного стану в інструкції з діловодства, а якщо інструкцію не розробляли — наказом по підприємству.
