Зміна прізвища в облікових документах та трудовій книжці працівника

Відповідно до статті 28 Цивільного кодексу України, ім’я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить. Фізична особа набуває прав та обов’язків і здійснює їх під своїм ім’ям. Ім’я фізичній особі надається відповідно до закону.

Присвоєння імені (прізвища, власного імені та по батькові) громадянину України провадиться одночасно з реєстрацією його народження за заявою батьків чи одного з них (ст. 13 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» від 01.07.2010 № 2398-VI).

Для особи молодше 16 років документом, який засвідчує її ім’я, є свідоцтво про народження, а для особи старше 16 років, — паспорт громадянина України.

Протягом життя особа може змінювати ім’я (прізвище, власне ім’я та по батькові). Таке право зафіксовано у статті 295 Цивільного кодексу України. Так, фізична особа має право змінити ім’я:

• на власний розсуд (після досягнення 16 років);
• у разі якщо другий з батьків помер, визнаний безвісно відсутнім, оголошений померлим, визнаний обмежено дієздатним, недієздатним, позбавлений батьківських прав щодо цієї дитини, а також якщо відомості про батька (матір) дитини виключено з актового запису про її народження або якщо відомості про чоловіка як батька дитини внесені до актового запису про її народження за заявою матері (після досягнення 14 років за згодою батьків або одного з них у разі, якщо другий з батьків помер, або піклувальника);
• у разі зміни її батьком свого власного імені або виключення відомостей про нього як батька дитини з актового запису про її народження (після досягнення 14 років);
• у разі її усиновлення, визнання усиновлення недійсним або його скасування відповідно до закону;
• у разі реєстрації шлюбу, розірвання шлюбу або визнання його недійсним.

У кадровій практиці найчастіше трапляються ситуації, коли працівники змінюють прізвище у зв’язку з реєстрацією чи розірванням шлюбу. Непоодинокі й випадки зміни прізвища, ім’я чи по батькові у зв’язку з неблагозвучністю.

Відповідно до пункту 6 Правил державної реєстрації актів громадського стану в Україні, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5 (далі — Правила № 52/5), про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видаються відповідні свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть на бланках суворої звітності, виготовлених за зразками та описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025.

У разі зміни будь-якої складової імені при державній реєстрації шлюбу, розірванні шлюбу та зміни імені на першій сторінці паспорта робиться відмітка про те, що зазначений документ підлягає обміну в місячний строк у зв’язку зі зміною прізвища, імені, по батькові (п. 25 розділу 2, п. 26 розділу 3, п. 14 розділу 4 Правил № 52/5).

Що має зробити кадровик, якщо під час роботи на підприємстві працівник змінює прізвище чи власне ім’я? Дії кадровика представимо у вигляді покрокового алгоритму.

Крок 1. Отримуємо від працівника заяву про зміну прізвища або власного імені у трудовій книжці, облікових та бухгалтерських документах, засвідчуємо копії документів, що підтверджують зміну

У заяві на ім’я керівника підприємства, установи, організації (далі — підприємство) працівник має вказати причину зміни імені, визначити, яку саме частину імені (прізвище, власне ім’я, по батькові) змінено. Заяву працівник підписує іменем, яке мав до зміни (див. Додатки 1–4).

Працівник має надати паспорт громадянина України, виданий на нове ім’я, та документ, що підтверджує законність підстав зміни імені (свідоцтво про шлюб; свідоцтво про розірвання шлюбу; свідоцтво про зміну імені).

До заяви працівник має додати копії нового паспорта та відповідного свідоцтва.

Працівник кадрової служби перевіряє відповідність копії оригіналу та засвідчує її у встановленому порядку (відмітка «Згідно з оригіналом», назва посади, підпис, ініціали та прізвище особи, яка засвідчує копію, дата засвідчення копії).

Крок 2. Керівник підприємства розглядає заяву працівника та оформлює резолюцію

Керівник підприємства розглядає заяву працівника та додані до неї копії документів, за наявності законних підстав приймає рішення про внесення змін до трудової книжки, облікових, бухгалтерських документів працівника.

Рішення керівник підприємства оформлює у вигляді резолюції на заяві працівника (див. Додатки 1–4).

Крок 3. Готуємо проект наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів, передаємо проект наказу на підпис керівнику підприємства

Посадова особа, визначена в резолюції роботодавця як виконавець рішення, готує проект наказу про внесення відповідних змін до трудової книжки (вкладиша до трудової книжки), облікових, бухгалтерських документів (див. Додатки 5, 6).

Наказ про внесення змін до документів працівника у зв’язку зі зміною імені належить до групи наказів з особового складу (строк зберігання наказу — 75 років).

Після підписання керівником підприємства наказ слід зареєструвати у Журналі реєстрації наказів з особового складу.

Датою внесення змін до документів є дата реєстрації наказу.

Крок 4. Вносимо зміни до трудової книжки працівника

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народ­ження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну імені) і з посиланням на номер і дату цих документів (п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Зміни вносять на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою слід закреслити, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, у рядку нижче або поруч вказати нові дані, записати нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки.

Керівник підприємства або спеціально уповноважена ним особа (як правило, начальник відділу кадрів, інспектор з кадрів) має засвідчити запис на обкладинці підписом і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів (печатка підприємства ставиться на підпис директора, печатка відділу кадрів на підпис працівника кадрової служби).

Якщо на момент зміни імені до трудової книжки працівника долучено вкладиш, необхідні зміни слід внести не лише до титульного аркушу та обкладинки трудової книжки, а й до титульної обкладинки вкладишу (так само закреслюємо дані, що зазнали змін, поверх вписуємо нові дані).

Крок 5. Вносимо зміни до облікових та бухгалтерських документів

Відомості про зміну імені слід внести до особової картки працівника (типова форма № П-2) та Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Якщо на підприємстві ведуться алфавітні картки та/або штатно-посадова книга, не забудьте вказати нові дані працівника і в цих облікових формах.

Якщо працівник належить до особової категорії (працівники з інвалідністю, «чорнобильці», одинокі матері, одинокі батьки, неповнолітні, учасники бойових дій та ін.), внесіть відомості про зміну імені до реєстраційної форми, за якою ведеться облік працівників особливих категорій.

Правила внесення виправлень до облікових документів працівника законодавством не визначені. На нашу думку, доцільно застосовувати ті ж правила, що встановлено для трудових книжок: однією рискою закреслювати колишнє прізвище (ім’я, по батькові), а поряд на вільному місці (зверху, знизу, збоку) записувати нові відомості. Чи посилатися при цьому на відповідне свідоцтво? Копія свідоцтва зберігатиметься на підприємстві, а посилання на реквізити свідоцтва є у наказі про внесення змін до документів працівника. Тож просто зробіть посилання на дату і номер відповідного наказу.

При внесенні змін до особової картки реквізити наказу можна зазначити у графі «Додаткові відомості» (зворотній бік форми № П-2) (див. Додаток 11).

Крок 6. Долучаємо копію наказу та копії нових особистих документів до особової справи працівника, вносимо зміни до облікових документів особової справи

Якщо працівник належить до категорії, на яку в обов’язковому порядку ведуться особові справи, слід долучити засвідчені у встановленому порядку копію наказу, копії нового паспорта та відповідного свідоцтва до особової справи.

Зафіксуйте факт долучення нових документів у внутрішньому описі особової справи. Відобразіть зміну прізвища у внутрішньому описі, у додатку до особового листка з обліку кадрів та на обкладинці особової справи.

Якщо особова справа на працівника не ведеться, долучіть копії наказу та нових особистих документів до відповідної справи, передбаченої номенклатурою справ (наприклад, справа «Документи, що не увійшли до складу особових справ»).

Крок 7. Вносимо відомості про зміну імені до Журналу обліку особових справ

Облік усіх справ, що формуються в діяльності кадрової служби ведеться за номенклатурою справ. Але особові справи працівників становлять виняток — їх включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом обліку особових справ.

Закресліть у відповідній графі журналу колишнє прізвище (ім’я, по батькові), впишіть нові дані на вільному місці. У графі «Примітка» Журналу зробіть посилання на дату і номер наказу про внесення змін до документів працівника (див. Додаток 12).

Крок 8. Вносимо зміни до розпорядчих документів роботодавця (за потреби)

Якщо працівника, який змінив прізвище (ім’я, по батькові), включено до колегіальних органів підприємства (наприклад, комісія із соціального страхування, кваліфікаційна комісія, інвентаризаційна комісія тощо) або до робочих груп, що працюють протягом тривалого часу (скажімо, робоча група з підготовки підприємства до роботи у зимовий період, робоча група з розробки програми перспективного розвитку підприємства тощо), радимо внести зміни щодо імені працівника до розпорядчих документів (накази, розпорядження), якими було створено відповідні колегіальні органи.

Не забувайте, що накази про створення колегіальних органів або про внесення змін до складу комісій (робочих груп) належать до групи наказів з основної діяльності. Такі накази реєструються окремо та формуються до окремої справи.

Крок 9. Оформлюємо документи для заміни свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування

Відповідно до пункту 14 Порядку видачі та зразка свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2000 № 1306, застрахована особа (працівник) у місячний термін з дня настання змін відомостей, що включаються до страхового свідоцтва, зобов’язана через страхувальника (роботодавця) подати органу Пенсійного фонду заяву про обмін страхового свідоцтва разом з копіями документів, що підтверджують ці зміни.

Отже, працівник кадрової служби має направити працівника, який змінив ім’я, до посадової особи підприємства, відповідальної за оформлення страхових свідоцтв, для оформлення заяви про обмін страхового свідоцтва.

На підставі поданих документів орган Пенсійного фонду протягом двох тижнів видає нове страхове свідоцтво за тим же номером.

Крок 10. Якщо працівник є військовозобов’язаним чи призовником, вносимо відомості про зміну імені до картотеки військового обліку, повідомляємо військкомати про міну облікових даних

Облік військовозобов’язаних і призовників на підприємстві ведуть за окремою картотекою особових карток (за типовою формою № П-2, відомості про військовий облік зазначають у розділі ІІ форми). Картотеку особових карток доповнюють по мірі прийняття на роботу працівників, які є військовозов’язаними або призовниками.

Якщо працівник є військовозобов’язаним або призовником, то відповідно до пункту 3.4 Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15.12.2010 № 660 (далі — Інструкція № 660), протягом п’яти днів слід внести відомості про нове ім’я (прізвище, власне ім’я, по батькові) до картотеки військового обліку.

Не забувайте, що про всі зміни в облікових даних, що відбулися у поточному місяці, необхідно повідомити військові комісаріати за формою, визначеною Додатком 1 до Інструкції № 660, до 5 числа наступного місяця.

Крок 11. Повідомляємо працівнику про необхідність обміну облікової картки фізичної особи — платника податків (ідентифікаційного номера)

Порядок подання заяви про зміну даних, які вносяться до Облікової картки фізичної особи — платника податків, визначено розділом IX Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Державної податкової адміністрації України від 17.12.2010 № 954 (далі — Положення № 954).

Працівник кадрової служби має роз’яснити працівнику, що згідно з Положенням № 954 фізичні особи зобов’язані подавати органам державної податкової служби за місцем проживання (або за місцем отримання доходів, або місцезнаходженням іншого об’єкта оподаткування) відомості про зміну даних, які вносяться до облікової картки або повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку у паспорті), протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання Заяви за затвердженою формою.

Для заповнення заяви використовуються дані паспортного документа громадянина та інших документів, які подаються у разі зміни паспортних даних.

Зміни до Державного реєстру та окремого реєстру Державного реєстру вносяться протягом 10 робочих днів від дня подання до органу державної податкової служби відповідної заяви.

У заяві в обов’язковому порядку вказується реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби і мають відмітку у паспорті).

Наостанок зазначимо, що у разі, якщо змінюється по батькові, ви також можете застосовувати запропонований алгоритм. Підставою для внесення змін до документів працівника або розпорядчих документів підприємства буде свідоцтво про зміну імені.

Якщо працівниця змінює прізвище під час відпустки

Доволі часто трапляються випадки, коли працівниця звертається до роботодавця із заявою про зміну прізвища під час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами або у відпустці для догляду за дитиною. Під час таких відпусток трудові відносини з працівницею не перериваються, отже, немає перешкод для внесення змін щодо імені до трудової книжки, облікових чи бухгалтерських документів

Додаток 1

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища після реєстрації шлюбу (скачати)

Додаток 2

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною прізвища після розірвання шлюбу (скачати)

Додаток 3

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною власного імені (скачати)

Додаток 4

Приклад оформлення заяви працівника про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною неблагозвучного прізвища (скачати)

Додаток 5

Приклад оформлення наказу про внесення змін до трудової книжки та облікових документів у зв’язку зі зміною прізвища після розірвання шлюбу (скачати)

Додаток 6

Приклад оформлення наказу про внесення змін до трудової книжки, облікових і бухгалтерських документів у зв’язку зі зміною неблагозвучного прізвища (скачати)

Додаток 7

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну прізвища у зв’язку з реєстрацією шлюбу

Додаток 8

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну прізвища у зв’язку з розірванням шлюбу

Додаток 9

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну власного імені

Додаток 10

Приклад оформлення запису у трудовій книжці про зміну неблагозвучного прізвища

Додаток 11

Приклад внесення відомостей про зміну прізвища у зв’язку з реєстрацією шлюбу до особової картки працівника

ОСОБОВА КАРТКА ПРАЦІВНИКА

І. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ

1. Прізвище Тетеря  Сорока  Ім’я Лідія По батькові Вікторівна

2. Дата народження « 22 » червня 19 85 р. 3. Громадянство громадянка України

4. Освіта (базова загальна середня, повна загальна середня, професійно-технічна, неповна вища, базова вища, повна вища) повна вища

Додаткові відомості прізвище Тетеря змінено на Сорока у зв’язку з реєстрацією шлюбу (наказ від 15.05.2012 № 237-к)

Додаток 12

Приклад внесення до Журналу обліку особових справ інформації про нове прізвище працівниці після укладення шлюбу

ЖУРНАЛ
обліку особових справ