Можна смиренно схилити голову перед німфами з бухгалтерії, і в закутку свого бестіарію, в перервах між поданням звіту про прийнятих працівників, швиденько зводити 1-ПВ. Можна, ловлячи падаючий зі шафи сегрегатор, згадати, що до кінця лютого потрібно подати звіт про травматизм. Звісно, про це вам нагадає випадок з працівницею, яка вирішила спробувати себе у спринті, однак перешкоду у вигляді відкритих дверей так і не помітила, тому коліном вдарилась добряче. А ще — квота, інваліди, заплановане вивільнення, звіт вакансії...
Проте є сила аргументу. Англійці говорять — використовуйте м’які слова і тверді аргументи. Це саме те, що необхідне для доведення теореми, де серед невідомих не сама звітність, а її належність. Хто має подавати той чи той звіт? Отож, тільки «за» і «проти».
Повідомлення до ДФС про прийняття працівника на роботу
Подається у разі прийняття працівника за трудовим договором, до початку роботи.
Затвердженим КМУ 17.06.2015 Порядком повідомлення Державній фіскальній службі про прийняття працівника на роботу передбачено, що повідомлення підписують керівник і головний бухгалтер, для кожного має бути зафіксовано реєстраційний номер облікової картки платника податків. Відтак відповідальність за складання і подання повідомлення несуть посадові особи, які його підписали.
Назвати повідомлення ДФС кадровим звітом язик навряд чи повернеться. Сам нормативний акт свідчить, що складання повідомлення і подання його до ДФС — компетенція бухгалтерської служби. Відділ кадрів же має лише передавати копії наказів про прийняття на роботу до бухгалтерії.
Лайфхак. При нагоді, за келихом брют на корпоративі, невимушено, а головне, сповненим розуміння та співчуття голосом зауважте німфам з бухгалтерії, як ви розумієте величезну відповідальність їх служби. Адже, окрім підпису директора, у звіті передбачено підпис ще й головного бухгалтера.
Форма № 1-ПВ (місячна) «Звіт з праці»
Звичайно, вам не важко його подати. 1-ПВ подається щомісяця, не пізніше 7-го числа після звітного періоду.
Утім, і цей звіт не зовсім наш…
Оскільки форма звіту № 1-ПВ в основному містить інформацію, якою володіє бухгалтерія, а відтак лише вона може нести відповідальність за її достовірність, то цей звіт не можна назвати кадровим. Однак кадрова служба бере участь у його складанні — надає колегам деяку інформацію.
Лайфхак: з усіх наведених у звіті показників, наш єдиний — середньооблікова кількість штатних працівників. Сумнівно, що бухгалтерії буде зручно не тільки вивести показники, але ще й надавати їх вам. До того ж, не забуваймо імперативну норму: відповідальність за достовірність інформації лежить на службі, яка нею володіє.
Форма № 3-наука (річна) «Звіт про виконання наукових та науково-технічних робіт»
Участь кадровика — у підготовці, не більше. Подається щороку до 28 лютого.
Звісно, страхова компанія чи салон-перукарня звітувати за формою 3-наука не мають. Це обов’язок організацій, які виконували наукові та науково-технічні роботи
Лайфхак. Якщо, дійсно, наша організація має відношення до наукової діяльності і ми повинні звітувати, то надаємо статистичну інформацію стосовно працівників, як-от кількість у розрізі угрупувань, сумісники, розподіл за віком.
Форма №7-тнв (річна) «Звіт про травматизм на виробництві у 20__ році»
Подається щороку до 28 лютого у разі наявності нещасного випадку на виробництві чи то професійного захворювання.
Лайфхак. Згадаймо про перевіряльників з охорони праці. Не даремно ж ми, під час ознайомлення працівника з наказом про прийняття, просили його поставити особистий підпис в Журналі вступних інструктажів з питань охорони праці…
Форма № 9-ДС (річна) «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів»
Сама назва звіту говорить, що звітність кадрова. І красномовно свідчить, що звіт закріплено за державними органами, установами, місцевим самоврядуванням.
Звіт подається щороку, не пізніше 7 лютого після звітного року.
Форма № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)»
Оце вже наше. Це — тільки кадрова служба. Звіт подається за наявності вакансій, не пізніше 10-ти робочих днів з дати відкриття вакансії.
Лайфхак. Уточнення — подавати чи не подавати 3-ПН, питання не стоїть. Подавати треба, хоча й відповідальність за неподання звіту про вакансії відсутня. Єдине, що можна зробити — відповісти «ні» у відповідній графі форми на запитання «Чи бажаєте Ви закрити вакансію за сприяння центру зайнятості». За негативної відповіді безробітних ЦЗ до вас не направлятиме.
Форма № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці»
Суто кадровий звіт. Подається у разі запланованого масового скорочення чисельності чи штату, при ліквідації не пізніше ніж за два місяці до дати звільнення.
Лайфхак 1. Пам’ятаймо ознаки масовості: за один місяць вивільняємо 10 і більше осіб при чисельності від 20 до 100 працівників, і сумарно 20 і більше, але вже відсотків, незалежно від чисельності працівників.
Лайфхак 2. Пильнуємо строки подання 4-ПН. За неподання або порушення порядку подання (а це й недотримання термінів звітування теж) підприємство сплатить з прибутку штраф у розмірі 4 мінімальних зарплат (ст. 53 Закону Про зайнятість).
Форма № 1-ПА
Форму № 1-ПА «Інформація про кількість працевлаштованих громадян суб’єктами господарювання, які надають послуги з посередництва у працевлаштуванні та здійснюють наймання працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в інших роботодавців» за 20___ рік» до кадрової звітності віднести складно. Та й сфера аутстаффінгу в Україні тільки-но підіймає голову. Вихід із «сірої» зони почався кілька років тому після внесення змін до Податкового кодексу і введення довгоочікуваних норм до законодавства про зайнятість населення. Підзаконні акти начебто є, навіть звітність передбачена, але запитань щодо практичної реалізації аутстаффінгу більше, аніж відповідей у нормативці.
Звіт 1-ПА подається щороку не пізніше 15 січня після звітного року.
Лайфхак. Якщо ви працюєте в організації, яка надає послуги з працевлаштування, цей звіт слугуватиме своєрідним чек-листом фахівця із продажів чи то рекрутера, але аж ніяк не кадровика.
Звіт «Інформація про зайнятість і працевлаштування громадян, що мають додаткові гарантії у сприянні працевлаштуванню за 20__ рік»
Суто кадровий звіт. Звіт про виконання квоти. Подається щороку не пізніше 1 лютого після звітного року.
Виконувати квоту нас зобов’язали із січня 2013 року, коли набрав чинності новий Закон про зайнятість населення.
Лайфхак. Квота — норматив працевлаштування громадян, зазначених у частині першій статті 14 Закону про зайнятість (крім інвалідів), у розмірі 5% середньооблікової чисельності штатних працівників за попередній календарний рік.
У межах квоти маємо працевлаштовувати колишніх бранців, молодь, яка щойно отримала освіту і вперше шукає роботу, одиноких матерів, дітей-сиріт, і тих, кому до пенсії рукою подати. Перелік, звісно, ширший, але за конкретикою (кого включати, кого ні, чи включати тих, хто вже працює, що буде, якщо відмовимо у робочому місці особі, яка повернулась після засудження) радимо звертатися до численних статей на цю тему у журналі «Кадровик-01» чи в системі «Експертус Кадри». Там все — по поличках, у табличках, у «золотих правилах».
Форма № 10-ПІ (річна) «Звіт про зайнятість і працевлаштування інвалідів»
Подається щороку не пізніше1 березня після звітного року.
Лайфхак. Звісно, бухгалтерія легко підготує цей звіт. До речі, як і виведе суму штрафних санкцій від Фонду соціального захисту інвалідів, це ж так просто — середня заробітна плата за рік за кожне робоче місце, призначене для працевлаштування інваліда і не зайняте інвалідом.
Завдання кадровика — розрахувати середньооблікову чисельність (ми вже зробили це, коли готували звіт про дотримання квоти). Хоча, насправді, найважливіше – відстежувати виконання нормативу по інвалідах упродовж року. Постійно дбати про те, аби необхідна кількість інвалідів була з-поміж штатних працівників. Діяти на випередження. Тоді й захмарні штрафи не наснитимуться ані Вам, ані німфам із бухгалтерії.
Список юнаків, які підлягають приписці до призовної дільниці
Подає кадровик, якщо саме на нього покладено обов’язки щодо ведення військового обліку. Список юнаків подається щороку не пізніше 1 грудня поточного року.
Лайфхак. Маємо пам’ятати, що звітом передбачений підпис начальника відділу кадрів.
Інформація про наявність транспортних засобів і техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють на підприємствах на таких транспортних засобах і техніці
Звіт про водіїв — умовно кадровий звіт. Подається двічі на рік до 20 червня та 20 грудня.
Лайфхак. Єдиний показник, що можна віднести до кадрових, це ряд персональних даних посадових осіб, з-поміж яких, окрім працівника кадрової служби, директор та заступник директора (головний інженер). Радимо обмежитись наданням цієї інформації, оскільки навряд чи ви спец у технічному стані автомобілів, володієте інформацією про ремонтні можливості та наявність металевої тари та заправного інвентаря тощо.
Звіт про чисельність працюючих та військовозобов’язаних, які заброньовані згідно з переліками посад і професій
Реінкарнація звіту за формою № 6-Б. Наш — якщо саме ми, кадри, займаємося бронюванням і ведемо військовий облік (хоча – хто, окрім нас…?). Подається щороку до 1 лютого або 1 березня (залежно від респондента).
Лайфхак. Відповідні відмітки стосовно відношення до військового обов’язку зазначені у військовому квитку (п. 13 розділу І «Відношення до військової служби та розділ ІV «Відмітки про військовий облік».).
Таким є перелік звітів. Звісно, вичерпність аргументів щодо належності звіту до кадрового може гарантувати лише «Кадровик-01» та система «Експертус Кадри».
Саме там містяться не тільки перелік звітності, зразки заповнення, шаблони і форми, консультації експертів, але і повна інформація про відповідальність за неподання звітності. Чи то пак і законні шляхи її уникнення.
І пам’ятаймо слова героя фільму «Дякую вам за паління» (Thank You for Smoking) — якщо в достатній мірі аргументувати свої думки, вони не можуть бути неправильними.
Любов Бондаренко
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
