Положення про службу діловодства

Структура положення про службу діловодства

Текст положення про структурний підрозділ, зокрема службу діловодства, зазвичай складається з шести розділів:

1) «Загальні положення»;

2) «Основні завдання»;

3) «Функції»;

4) «Права та відповідальність»;

5) «Керівництво»;

6) «Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв’язки)».

СКАЧАТИ
Положення про службу діловодства

Розділ 1. Загальні положення

У розділі «Загальні положення» фіксують точну назву підрозділу (служба діловодства, управління справами, канцелярія, секретаріат, загальний відділ, відділ діловодства тощо), визначають його роль в організації та статус (самостійний підрозділ чи одиниця у складі іншого підрозділу).

Статус самостійного структурного підрозділу, підпорядкованого безпосередньо керівнику організації, підвищує значимість служби діловодства, а також рівень документаційного забезпечення управління

Важлива складова розділу 1 — характеристика структури служби діловодства. У цій частині наводять назви структурних одиниць та окреслюють сфери їх відповідальності. До складу служби діловодства можуть входити експедиція, сектор (група) реєстрації документів, сектор (група) контролю, архів тощо.

В окремому пункті розділу 1 перераховують основні законодавчі й нормативні акти, якими служба діловодства має керуватися у своїй діяльності. До цієї категорії належать нормативно-правові акти, методичні документи та стандарти в сфері діловодства та архівної справи, локальні організаційні й розпорядчі документи.

У розділі 1 не наводять точні дані про чисельність і підпорядкованість діловодного персоналу. Натомість зазначають:

Чисельність та посадова ієрархія працівників служби діловодства встановлюються штатним розписом організації.

Адже положення розраховано на тривалий період, протягом якого у штаті служби діловодства можуть неодноразово відбутися зміни.

Якщо служба діловодства має власні печатку та бланки, відомості про них також наводять у розділі 1. Зокрема, висвітлюють характеристики печатки, порядок її зберігання та використання. Створення бланків для служби діловодства доцільне за умови, що керівнику служби делеговано право підписання окремих видів документів.

Розділ 2. Основні завдання

У розділі 2 чітко формулюють основні завдання служби діловодства, наприклад:

• забезпечення єдиного порядку документування та організації роботи з документами, побудови інформаційно-пошукових систем, контролю за станом діловодства в структурних підрозділах;
• розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо удосконалення роботи з документами в організації;
• впровадження новітніх інформаційних технологій у діловодну практику, удосконалення форм і методів роботи з документами.

Розділ 3. Функції

Розділ 3 є основним і містить докладний опис усіх функцій, покладених на службу діловодства, — з урахуванням специфіки діяльності організації та особливостей роботи з документами.

Типові функції служби діловодства можна поділити на технологічні, організаційні, методичні та контрольні.

До технологічних функцій належать:

• первинне (експедиційне) опрацювання вхідних документів;
• реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• інформаційно-довідкова робота за документами організації;
• машинописне виготовлення документів (набір тексту на комп’ютері);
• копіювання, тиражування та оперативне розмножування документів;
• створення бланків документів;
• підготовка документів до відправлення.

З-поміж організаційних функцій виокремлюють такі:

• попередній розгляд і розподіл документів;
• організація своєчасного розгляду документів керівництвом;
• регулювання проходження документів в організації і забезпечення виконання документів у визначені строки;
• організація зберігання документів у структурних підрозділах;
• організація роботи архівного підрозділу (архіву) відповідно до законодавства в сфері архівної справи;
• документаційний та організаційно-технічний супровід роботи колегіальних органів;
• документування нарад;
• організація робочих місць, у т. ч. автоматизованих, та створення належних умов для працівників служби діловодства;
• організація діловодства за зверненнями громадян та конфіденційного діловодства;
• розроблення спільно з іншими підрозділами заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами;
• організація підвищення кваліфікації працівників у сфері роботи з документами.

Методичні функції служби діловодства:

• складання номенклатури справ організації, примірних (типових) номенклатур справ для однорідних за характером діяльності підвідомчих організацій (за наявності), інструкції з діловодства, табеля форм документів організації, альбому уніфікованих форм документів, інших нормативних документів, що визначають та регламентують систему діловодства в організації та підвідомчих структурах;
• надання методичної допомоги при проведенні експертизи цінності документів;
• проведення нарад і консультування з питань, що стосуються компетенцій служби діловодства.

До контрольних функцій належать:

• контроль за оформленням реквізитів документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення;
• контроль за строками виконання документів;
• перевірка оформлення та формування в підрозділах справ, що підлягають передаванню в архів організації;
• контроль за роботою з документами в підрозділах;
• узагальнення відомостей про перебіг і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань;
• забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.

Розділ 4. Права та відповідальність

Для виконання основних завдань і функцій за службою діловодства загалом і в цілому закріплено такі права:

• перевіряти стан діловодства в організації та контро­лювати дотримання працівниками встановлених правил роботи з документами;
• вживати заходів зі скорочення документообігу в організації та підвідомчих структурах (за наявності);
• звертатися до підрозділів і працівників організації із запитами про надання відомостей, необхідних для роботи служби діловодства;
• залучати в установленому порядку спеціалістів інших підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
• перевіряти правильність оформлення реквізитів документів, поданих на підпис керівництву і для відправлення;
• повертати для доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
• перевіряти організацію роботи з документами в підрозділах та інформувати про результати перевірки керівництво підрозділів для вжиття адекватних заходів;
• здійснювати попередній розгляд документів і визначати їх подальший рух;
• визначати послідовність прийому відвідувачів керівництвом;
• контролювати виконання доручень керівника;
• контролювати дотримання строків виконання документів, вимагати від структурних підрозділів і виконавців відомості про виконання документів;
• використовувати необхідні в роботі джерела інформації (документи й бази даних);
• визначати завдання, спрямовані на впровадження новітніх інформаційних технологій у практику роботи з документами.

Другу частину розділу 4 — «Відповідальність» — викладають узагальнено. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених правовими актами і цим Положенням.

Цю частину положення можна й конкретизувати, взявши за основу пункти про обов’язки служби діловодства. Наприклад:

Служба діловодства несе відповідальність за:

• неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівнику;
• несвоєчасне передання документів постійного строку зберігання до архіву організації…

Розділ 5. Керівництво

У розділі 5 наводять відомості про керівника служби діловодства:

• назву посади;
• вимоги до кваліфікації (рівень освіти, стаж практичної роботи);
• порядок призначення та звільнення;
• порядок заміщення під час відпустки або хвороби.

У розділі 5 висвітлюють також компетенції та обов’язки керівника служби діловодства, оскільки ці питання не регламентуються окремим документом — посадовою інструкцією. (Посадові інструкції складають для виконавців.)

До функцій керівника служби діловодства належать:

• загальна організація діловодства;
• координування діяльності служби діловодства та контроль за роботою діловодного персоналу;
• планування роботи служби діловодства;
• реалізація заходів з удосконалення структури служби діловодства;
• розроблення нормативно-методичного забезпечення служби діловодства тощо.

Поряд із функціями визначають права та відповідальність керівника служби діловодства.

Керівник служби діловодства має право:

• розподіляти обов’язки між працівниками служби діловодства;
• приймати рішення з питань, що належать до сфери діяльності служби діловодства;
• підписувати, візувати та затверджувати документи в межах своєї компетенції;

Якщо служба діловодства є самостійним структурним підрозділом, керівник служби наділяється правом затверджувати окремі види внутрішніх документів підрозділу — плани, звіти, описи справ

• засвідчувати копії документів;
• вносити пропозиції керівництву організації з питань удосконалення порядку роботи з документами;
• складати подання про заохочення, стягнення, атестацію працівників служби діловодства тощо.

Керівник служби діловодства несе відповідальність за:

• дотримання встановленого порядку роботи з документами;
• виконання службою діловодства покладених на неї завдань і функцій в повному обсязі;
• виконання вказівок і доручень керівництва, адресованих службі діловодства;
• організацію роботи служби діловодства;
• дотримання трудової і виконавської дисципліни;
• забезпечення належних умов праці у службі діловодства.

Розділ 6. Взаємодія з іншими структурними підрозділами (службові зв’язки)

У розділі 6 визначають характер зв’язків зі структурними підрозділами організації, необхідних для виконання службою діловодства покладених на неї завдань і функцій.

Порядок підготовки та оформлення положення про службу діловодства

Положення про службу діловодства розробляє і підписує керівник служби діловодства, а затверджує керівник організації. Цей документ оформляють на загальному бланку організації. Реквізити положення:

• назва організації;
• назва структурного підрозділу;
• назва виду документа — ПОЛОЖЕННЯ;
• дата і номер;
• місце складання;
• гриф затвердження;
• печатка організації, яка затверджує документ;
• текст;
• підпис;
• візи.

Розділи положення, кожен з яких може бути поділений на підрозділи, пункти та підпункти, нумерують арабськими цифрами.

Положення про службу діловодства погоджують шляхом візування керівниками тих структурних підрозділів, з якими закріплено взаємозв’язки.

Дату та реєстраційний індекс положення про службу діловодства проставляють у день затвердження.

Положення про службу діловодства набирає чинності після затвердження керівником організації та діє до заміни новим.