Щоб не відповідати за чужі помилки, кадровик, який оформився на нову роботу, обов’язково має провести аудит кадрових документів. І найперше, що треба зробити — перевірити, чи наявні трудові книжки усіх працівників, для яких це основна робота.
Обов’язкові документи відділу кадрів ➤
Якщо ви з комісією або просто при свідках виявили, що відсутня трудова книжка працівника, складіть акт. Якщо свідків не було, напишіть директору доповідну записку про те, що відсутня трудова книжка такого-то працівника. Директор може сам опитати працівників, які, на його думку, можуть бути причетними або винними у втраті трудової. Також директор може створити комісію та провести службове розслідування. Про рішення він зазначить в резолюції на доповідній записці. Комісія отримає пояснення працівників, які можуть бути причетними до зникнення трудової книжки або можуть знати про це. Зробить висновки, подасть пропозиції, як можна у подальшому запобігти таким фактам. Також може запропонувати притягти до дисциплінарної відповідальності винну особу. Про це все комісія зазначить в акті.
Директор вивчить документи та вирішить, чи оголошувати догану винному працівнику. Якщо власник загубленої трудової книжки подасть на підприємство в суд, роботодавець актами та письмовими поясненнями доведе, що робив усе можливе, щоб розшукати загублену трудову книжку.
Якщо власник трудової книжки працює на підприємстві, повідомте, що з його трудовою книжкою сталася така халепа. Вибачтеся, якщо ви винні. Поясніть працівнику, що для того, щоб оформити йому дублікат трудової книжки, він має зібрати з попередніх місць роботи документи. Йдеться про довідки про роботу або засвідчені копії наказів про прийняття на роботу, переведення, звільнення.
У пригоді кадровику стане шпаргалка:
Кадровик має сприяти працівнику, якому доведеться одержувати документи про періоди роботи на інших підприємствах (абз. 7 п. 5.3 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінсоцполітики, Мін’юсту від 29.07.1993 № 58, далі — Інструкція № 58). Тож запитайте працівника, чи пам’ятає він назви підприємств, де колись працював. Як мінімум, попереднє місце роботи можна подивитися в особовій картці працівника (типова форма П-2). Якщо на працівника ведуть особову справу, в особовому листку з обліку кадрів можна дізнатися назви підприємств та роки роботи. Порадьте працівнику, щоб він подзвонив на попередні місця роботи, попросив підготувати довідки про роботу або копії наказів та домовився, коли можна забрати документи.
Проте працівник може сказати, що не хоче збирати довідки про роботу з попередніх місць працевлаштування. Зрештою, інформація про страховий стаж працівника міститься у Пенсійному фонді, для пенсії — починаючи з 2004 року, а для оплати тимчасової непрацездатності — з 2011 року. Якщо працівнику достатньо, щоб в трудовій книжці вказали лише ваше підприємство, нехай про це напише заяву на ім’я директора.
Якби це було перше місце роботи працівника, або трудову було загублено працівником, підприємство стягнуло б з нього вартість бланка трудової книжки. Якщо трудову книжку загубили на підприємстві, дублікат мають оформити за рахунок підприємства (п. 6.1 Інструкції № 58).
Розділ 5 Інструкції № 58 докладно визначає, як до дубліката трудової книжки вносити записи про попередню роботу, заохочення та нагородження.
До графи 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку внесіть запис про загальний стаж роботи до прийняття на ваше підприємство. Загальний стаж зазначте сумарно — кількість років, місяців, днів без уточнення, де і коли особа працювала в минулому. Потім внесіть інформацію про прийняття, переведення, звільнення на кожному підприємстві. Як підставу вкажіть довідку з попереднього місця роботи або копії наказів про прийняття і звільнення.
Працівник може подати в суд на роботодавця, який загубив трудову книжку. Повчальним є рішення Зарічного районного суду м. Суми від 22.03.2012 у справі № 2-651/12.
Чоловік працював підсобним робітником у приватного підприємця менше року. Коли працевлаштовувався, трудову книжку із записами про попередню роботу віддав приватному підприємцю. Коли звільнявся, приватний підприємець видав йому нову трудову книжку з одним записом про останню роботу. Відтак суд зобов’язав підприємця видати працівнику трудову книжку, яку той здав при працевлаштуванні. Якщо роботодавець втратив трудову книжку, має оформити дублікат, як це зобов’язує розділ 5 Інструкції № 58. До того ж, за рішенням суду приватний підприємець мусив заплатити працівнику 2000 грн за моральну шкоду.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
