У листопаді 2017 року підрозділи склали власні номенклатури справ на 2018 рік. Але в новому діловодному році вони формуватимуть справи не за цими примірниками, а за витягами із затвердженої зведеної номенклатури. Адже на етапі зведення служба діловодства (секретар) внесла до номенклатур підрозділів зміни та уточнення.
У січні оформте та роздайте підрозділам витяги із затвердженої зведеної номенклатури. Захід є обов’язковим для всіх підприємств (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5). Для цього, — скористайтеся покроковим алгоритмом.
1. Відтворюємо початкові реквізити
На початку витягу зазначте:
- назву підприємства;
- назву виду документа великими літерами — ВИТЯГ ЗІ ЗВЕДЕНОЇ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ;
- дату та реєстраційний індекс зведеної номенклатури.
Зверху праворуч оформте гриф затвердження — без особистого підпису:
ТОВ «Черемош» ЗАТВЕРДЖУЮ
ВИТЯГ ЗІ ЗВЕДЕНОЇ Директор ТОВ «Черемош»
НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ _____________ П. В. Гуцул
11.12.2017 № 01-38/123 11.12.2017
2. Створюємо графи та шапку, зазначаємо підрозділ
Продублюйте у витягу табличну форму зведеної номенклатури та шапку. Під шапкою, в окремому суцільному рядку, по центру зазначте в називному відмінку підрозділ, для якого призначений витяг:
Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
05 Планово-економічний відділ |
3. Копіюємо перелік справ підрозділу
Скопіюйте зі зведеної номенклатури у витяг всі дані про справи підрозділу: індекси; заголовки; строки зберігання; примітки про перехідні справи, справи в електронній формі тощо.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
4. Оформляємо реквізит «Підпис»
Після переліку справ оформте реквізит «Підпис», де зазначте найменування посади, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала зведену номенклатуру справ. Підписувати витяги ця посадова особа не повинна. Тож реквізит не міститиме особистий підпис:
Начальник відділу
діловодства та контролю О. Ю. Барвінок
11.12.2017
5. Оформляємо відмітку про засвідчення копії
Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. Тому обов’язковим реквізитом витягу зі зведеної номенклатури справ є відмітка про засвідчення копії.
Розташуйте відмітку про засвідчення копії нижче реквізиту «Підпис». Складові відмітки (п. 5.27 ДСТУ 4163-2003):
- словосполучення «Згідно з оригіналом»;
- назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище працівника, який має право засвідчувати копії документів;
- дата засвідчення.
Наприклад:
Згідно з оригіналом
Начальник відділу
діловодства та контролю Барвінок О. Ю. Барвінок
10.01.2018
6. Складаємо список розсилки
Витяги зі зведеної номенклатури справ надавайте керівникам підрозділів під підпис у списку розсилки. Рекомендована журналом форма списку — у Додатку.
7. Інформуємо підрозділи, де та скільки зберігати витяг
Кожен підрозділ має зберігати витяг зі зведеної номенклатури справ у справі, передбаченій зведеною номенклатурою. Заголовок такої справи: «Номенклатура справ (назва структурного підрозділу) на 2018 рік».
Строк зберігання справи з витягом зі зведеної номенклатури — 3 роки після заміни новою та за умови передавання в архів підприємства (ст. 112 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
