Штатний розпис — організаційно-правовий документ, в якому роботодавець визначає перелік посад (професій), чисельність штатних одиниць, розміри посадових окладів, постійних надбавок та доплат.
Які підрозділи утворити, які посади ввести, скільки працівників потрібно — роботодавець вирішує на свій розсуд. Таке право надає стаття 64 Господарського кодексу України: «Підприємство самостійно визначає організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис».
Відповідальний за підготовку штатного розпису — фінансова служба підприємства. На кадрову службу також покладено низку обов’язків з підготовки штатного розпису.
Погоджувати штатний розпис із профспілкою чи Радою трудового колективу не потрібно — такої вимоги в законодавстві немає.
Шаблон штатного розпису в 2018 році розробляємо самостійно
Єдиної унормованої форми штатного розпису немає. Приватні підприємства розробляють власний шаблон на основі уніфікованої форми зі Збірника форм ОРД.
Уніфікована форма містить шість граф:
- порядковий номер;
- назви структурних підрозділів і посад;
- кількість штатних одиниць;
- посадовий оклад;
- надбавки та доплати;
- фонд зарплати на місяць.
Підприємство може адаптувати уніфіковану форму залежно від системи оплати праці.
За рекомендацією Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Методкомісії Держкомархіву від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник форм ОРД) штатний розпис складають на бланку підприємства або на аркуші паперу формату А4.
Бюджетні установи використовують типову форму штатного розпису, затверджену наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57
Зразок заповнення штатного розпису — 2018
СКАЧАТИ ЗРАЗОК ШТАТНОГО РОЗПИСУ
СКАЧАТИ БЛАНК ШТАТНОГО РОЗПИСУ
Штатний розпис у 2018 році узгоджуємо із законодавством та локальними нормативними актами
Дотримуймося вимог Закону «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР: «Мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) встановлюють у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум для працездатних осіб на 1 січня календарного року» (ст. 6). Якщо у колективному договорі зазначені постійні доплати чи надбавки, передбачте графи для них. Перевірте, чи збігаються назви підрозділів, посад, кількість штатних одиниць із відомостями в документі «Структура і штатна чисельність».
У штатному розписі слід вказувати надбавки і доплати, що мають постійний характер і не прив’язані до конкретного працівника. Доплати мають компенсаційний характер, а надбавки — стимулюючий. Надбавкою роботодавець підкреслює цінність працівника, а доплатою компенсує інтенсивність виробництва чи складні умови праці.
Постійний характер мають доплати за ненормований робочий день, за роз’їзний характер праці, за роботу у важких і шкідливих умовах праці, надбавки за класність водіям, за керівництво бригадою. Постійні доплати і надбавки у штатному розписі дадуть змогу правильно спланувати фонд зарплати.
Потребу у суміщенні, виконанні обов’язків тимчасово відсутнього працівника або особливо важливої роботи визначити наперед не вдасться. Відповідні надбавки і доплати є ситуативними.
Назви посад до штатного розпису — 2018 добираємо відповідно до Класифікатора професій та Довідника кваліфікаційних характеристик
За це відповідає Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників:
Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконують для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій.
Прізвища працівників вказувати у штатному розписі не потрібно. Штатний розпис — інструмент планування, він містить знеособлену інформацію. Штатну розстановку відстежуйте за штатно-посадовою книгою.
Затвердження штатного розпису в 2018 році
Керівник підприємства може затвердити штатний розпис особисто або наказом. Наказ — доречний варіант, якщо штатний розпис змінюють упродовж року або є додаткові вказівки про введення документа в дію (п. 3 гл. 6 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Ознайомлювати працівників зі штатним розписом — не потрібно. Інакше порушите Закон «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI. За відомостями про оклад за посадою можна визначити зарплату конкретного працівника. Зарплата — це персональні дані з обмеженим доступом, що характеризують майновий стан особи (Рішення Конституційного Суду України у справі за конституційним поданням Жашківської районної ради Черкаської області щодо офіційного тлумачення положень частин 1, 2 статті 32, частин 2, 3 статті 34 Конституції України від 20.01.2012 № 2рп/2012).
Якщо працівник наполягає на ознайомленні зі штатним розписом, зробіть витяг з інформацією про посаду працівника та розмір оплати праці.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
