Особова картка працівника (форма № П-2 затверджена спільним наказом Держстату та Міноборони України від 25.12.2009 № 495/656 ) є основним первинним обліковим документом працівників на підприємстві, в установі, організації (далі — організація).
Строк зберігання особової картки на підприємстві — 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів , затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5).
Отже, у разі втрати особової картки після звільнення працівника необхідно її відновити, оформивши у вигляді дубліката, і передати до архівного підрозділу організації для подальшого зберігання.
Скачати бланк форми № П-2 «Особова картка працівника»
Із яких документів отримувати відомості для відновлення особової картки
Для відновлення записів у особовій картці використовуються відомості, зазначені в наказах про прийняття, переведення та звільнення працівника, в наказах про надання всіх видів відпусток (якщо термін зберігання наказів про відпустки ще не закінчився), алфавітних картках (книгах, журналах), в копіях особистих документів, включених до особової справи, а також відомості, зазначені в бухгалтерських документах первинного обліку з нарахування працівникові заробітної плати.
Яку інформацію можна перенести із кадрових наказів
Так, із наказів з кадрових питань можна отримати інформацію про прізвище, ім’я, по батькові колишнього працівника, дату прийняття на роботу (переведення на іншу роботу, посаду), назву посади, на яку було його прийнято (переведено), структурного підрозділу, про дату та підставу звільнення. З наказів про надання відпусток можна отримати інформацію про дати використання всіх видів відпусток та періоди, за які вони надавалися.
Якщо термін зберігання наказів про відпустки вже закінчився, інформацію про них можна отримати з первинних облікових бухгалтерських документів тривалого строку зберігання — з особових рахунків, де мають бути зафіксовані терміни надання відпусток та періоди, за які вони надаються. Також із бухгалтерських первинних облікових документів можна дізнатися про приналежність звільненої особи до пільгових та інших «особливих» категорій (учасники ліквідації та постраждалі від наслідків аварії на ЧАЕС, учасники бойових дій, багатодітні родини, інваліди, пенсіонери за віком тощо). І головне — з бухгалтерських документів можна отримати відомості про ідентифікаційний номер звільненої особи.
Дізнайтеся, чи можна оформити особову картку на звичайному папері
Яку інформацію із особової справи можна використати для відновлення особової картки П-2
З особової справи працівника можна отримати інформацію про родинний стан та склад родини (на момент роботи), про освіту та про реквізити документів, що підтверджують рівень освіти та кваліфікацію. Якщо на працівника не було заведено особової справи і копії особистих документів не збереглися (закінчився строк зберігання документів, що не увійшли до складу особових справ), то інформацію про родинний стан та освіту працівника в дублікат особової картки можна не заносити. Зрештою, відсутність цієї інформації в особовій картці № П-2 звільненого працівника не вплине на визначення трудового (страхового) стажу та не буде заперечувати самого факту роботи особи в цій організації.
Якщо на момент роботи звільненого працівника була чинною особова картка № П-2 старого зразка (затвердженого наказом Мінстату України від 09.10.1995 № 253 ) і в організації збереглися відповідні бланки, то, на нашу думку, краще буде оформити дублікат особової картки звільненого працівника саме на такому бланку. Якщо ж застарілі бланки не збереглися, то дублікат можна оформити за чинною на цей час формою, адже форма документа теж не впливає на достовірність зазначеної в ньому інформації.
Дізнайтеся, чи можна зазначати у розділі «Родинний стан» особової картки відомості про цивільний шлюб
Оформлення дубліката особової картки працівника
Після того як інформацію, отриману з наказів та інших первинних документів, буде внесено у відповідні розділи особової картки працівника, в правому куті верхнього берега картки треба поставити штамп «Дублікат» або зробити такий напис від руки.
Дублікат особової картки звільненого працівника необхідно долучити для подальшого зберігання до відповідної архівної справи.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
