До алфавітних карток уносяться облікові дані працівника (прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення (назва структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу).
Також в алфавітній картці доцільно зазначати облікову інформацію про працівника (номер особової картки (форма № П-2), реєстраційний номер трудової книжки за Книгою реєстрації руху трудових книжок та вкладишів до них, табельний номер тощо). Усі ці відомості значно полегшать пошук інформації та підбір документів осіб як працюючих, так і звільнених з підприємства.
Алфавітну картку доцільно виготовляти на картоні формату А5. Картки такого формату зручні у використанні і вміщують всю необхідну інформацію для побудови інформаційно-пошукового апарату, при цьому картон тривкий у довготерміновому використанні.
До відома!
Особові картки на працівників також можна виготовляти самостійно на звичайному папері. При цьому варто врахувати вимоги до товщини паперу та обсягу справи при передаванні до архіву.
Унормованої форми алфавітної картки на цей час немає. Відповідно до наказу Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 визнано таким, що втратив чинність з 1 січня 2009 року, наказ Мінстату України від 09.10.1995 № 253, яким було затверджено типову форму № П-3 «Алфавітна картка». Отже, форму картки організація може обрати самостійно, скориставшись формою, рекомендованою експертами журналу «Кадровик-01».
Зразок заповнення алфавітної картки
скачати шаблон
Алфавітні картки працюючих і звільнених зберігаються в картотеці загальним масивом, розміщуються в алфавітному порядку. При зміні облікових даних (переведенні, звільненні, зміні прізвища, імені та по батькові тощо) до алфавітних карток вносяться відповідні відомості. У картотеці алфавітних карток мають міститися картки на всіх осіб, які коли-небудь працювали в організації і працюють на цей час.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
