Оформлення та приклад заповнення алфавітної картки

Для полегшення роботи з пошуку інформації працівників, які ще працюють та яких уже звільнено, доцільно вести алфавітні журнали (книги) або алфавітні картки.

Порада

Спираючись на досвід експертів журналу «Кадровик-01», рекомендуємо використовувати саме алфавітні картки. Цей спосіб обліку, безумовно, є зручнішим

До алфавітних карток уносяться облікові дані працівника (прізвище, ім’я, по батькові, ідентифікаційний номер), відомості про прийняття на роботу, переведення та звільнення (назва структурного підрозділу, посади, дата і номер відповідного наказу).

Також в алфавітній картці доцільно зазначати облікову інформацію про працівника (номер особової картки (форма № П-2), реєстраційний номер трудової книжки за Книгою реєстрації руху трудових книжок та вкладишів до них, табельний номер тощо). Усі ці відомості значно полегшать пошук інформації та підбір документів осіб як працюючих, так і звільнених з підприємства.

Алфавітну картку доцільно виготовляти на картоні формату А5. Картки такого формату зручні у використанні і вміщують всю необхідну інформацію для побудови інформаційно-пошукового апарату, при цьому картон тривкий у довготерміновому використанні.

До відома!

Особові картки на працівників також можна виготовляти самостійно на звичайному папері. При цьому варто врахувати вимоги до товщини паперу та обсягу справи при передаванні до архіву.

Унормованої форми алфавітної картки на цей час немає. Відповідно до наказу Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 визнано таким, що втратив чинність з 1 січня 2009 року, наказ Мінстату України від 09.10.1995 № 253, яким було затверджено типову форму № П-3 «Алфавітна картка». Отже, форму картки організація може обрати самостійно, скориставшись формою, рекомендованою експертами журналу «Кадровик-01».

Зразок заповнення алфавітної картки
скачати шаблон

Оформлення та приклад заповнення алфавітної картки

Алфавітні картки працюючих і звільнених зберігаються в картотеці загальним масивом, розміщуються в алфавітному порядку. При зміні облікових даних (переведенні, звільненні, зміні прізвища, імені та по батькові тощо) до алфавітних карток вносяться відповідні відомості. У картотеці алфавітних карток мають міститися картки на всіх осіб, які коли-небудь працювали в організації і працюють на цей час.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді