Контроль за виконанням документів: обов’язковий перелік

Як забезпечити своєчасне та належне виконання документів? Контролювати цей процес! Яких саме документів? Перераховуємо у статті.

Порядок контролю за виконанням документів визначено на загальнодержавному рівні — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

Відповідальний за контроль за виконанням документів

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) — відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за контроль. У структурних підрозділах організацію контролю за виконанням документів та безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство (п. 2 гл. 5 розд. III Правил № 1000/5).

Складання Переліку документів, що підлягають контролю за виконанням

Ефективність контролю за виконанням документів забезпечує Перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням (далі — Перелік). Перелік складають з урахуванням специфіки діяльності та структури організації.

На практиці використовують два види Переліків:

  • перший — містить лише список видів документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням;
  • другий — містить список документів із зазначенням максимальних строків виконання кожного з них.

Зручнішим та ефективнішим у роботі є другий вид Переліку.

Перший етап складання Переліку — аналіз нормативно-правових актів, які встановлюють обов’язкові строки виконання окремих видів документів.

До відома!

Відповідно до статей 15 і 16 Закону України «Про статус народного депутата» від 17.11.1992 № 2790-XII організації зобов’язані розглядати запити народних депутатів у 15-денний строк з дня надходження (або в інший, встановлений Верховною Радою України, строк), а депутатські звернення — у 10-денний строк з моменту одержання. Строки виконання заяв, клопотань, скарг, пропозицій громадян (до 15 днів, до 30 днів, до 45 днів) передбачає Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР. П’ятиденний строк виконання запитів на інформацію встановлює Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI.

Обов’язковому вивченню підлягає внутрішня нормативна база організації, у т.ч. документи органу вищого рівня (за наявності), зокрема, статут (положення), інші установчі та організаційні документи. Норми цих документів можуть частково визначати склад Переліку.

Нормативну базу аналізують служба діловодства (за наявності — служба контролю) та юридичний відділ.

Документи, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням

До Переліку документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням, варто включити:

  • постанови й рішення державних органів та органів місцевого самоврядування (рад);
  • накази організацій вищого рівня;
  • накази керівника організації;
  • рішення колегіальних органів організації (правління, ради, дирекції тощо), що містять конкретні доручення;
  • доручення керівництва, у т.ч. висловлені під час оперативних нарад;
  • звернення народних депутатів України;
  • приписи органів державного контролю та нагляду;
  • постанови та висновки Колегії Рахункової палати;
  • подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що їх зумовили, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення його у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб;
  • постанови прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності;
  • запити на публічну інформацію від фізичних та юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи;
  • звернення громадян (пропозиції, заяви, клопотання, скарги);
  • листи-доручення та листи-запити організацій вищого рівня;
  • телеграми, в яких порушено питання, що потребують термінового вирішення.

Кожен документ має свій строк виконання. На підприємствах такі строки встановлює керівництво у наказах і резолюціях.

З проектом Переліку ознайомлюють керівників усіх структурних підрозділів. Для обговорення та узгодження складу Переліку доцільно скликати нараду за участю керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах.

Зазвичай Перелік є додатком до індивідуальної інструкції з діловодства та затверджується разом із цим локальним нормативним актом.

Створення інструкції з діловодства — тривалий процес, особливо якщо організація є джерелом формування Національного архівного фонду і інструкцію необхідно погоджувати з державним архівом.

Щоб пришвидшити впровадження системи контролю за виконанням документів, Перелік доцільно затвердити окремо — наказом керівника або шляхом проставлення грифа затвердження. А вже після затвердження інструкції з діловодства такий Перелік стане додатком до неї.

Перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, регулярно переглядають з метою внесення нових або виключення застарілих положень, уточнення та вдосконалення формулювань.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді