Порядок контролю за виконанням документів визначено на загальнодержавному рівні — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
Відповідальний за контроль за виконанням документів
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів влади, дорученнях вищих посадових осіб, здійснює перший заступник або заступник керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) — відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу діловодства або службу контролю — спеціальний підрозділ або посадову особу, відповідальну за контроль. У структурних підрозділах організацію контролю за виконанням документів та безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство (п. 2 гл. 5 розд. III Правил № 1000/5).
Складання Переліку документів, що підлягають контролю за виконанням
Ефективність контролю за виконанням документів забезпечує Перелік документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням (далі — Перелік). Перелік складають з урахуванням специфіки діяльності та структури організації.
На практиці використовують два види Переліків:
- перший — містить лише список видів документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням;
- другий — містить список документів із зазначенням максимальних строків виконання кожного з них.
Зручнішим та ефективнішим у роботі є другий вид Переліку.
Перший етап складання Переліку — аналіз нормативно-правових актів, які встановлюють обов’язкові строки виконання окремих видів документів.
До відома!
Відповідно до статей 15 і 16 Закону України «Про статус народного депутата» від 17.11.1992 № 2790-XII організації зобов’язані розглядати запити народних депутатів у 15-денний строк з дня надходження (або в інший, встановлений Верховною Радою України, строк), а депутатські звернення — у 10-денний строк з моменту одержання. Строки виконання заяв, клопотань, скарг, пропозицій громадян (до 15 днів, до 30 днів, до 45 днів) передбачає Закон України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР. П’ятиденний строк виконання запитів на інформацію встановлює Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-VI.
Обов’язковому вивченню підлягає внутрішня нормативна база організації, у т.ч. документи органу вищого рівня (за наявності), зокрема, статут (положення), інші установчі та організаційні документи. Норми цих документів можуть частково визначати склад Переліку.
Нормативну базу аналізують служба діловодства (за наявності — служба контролю) та юридичний відділ.
Документи, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням
До Переліку документів, що підлягають обов’язковому контролю за виконанням, варто включити:
- постанови й рішення державних органів та органів місцевого самоврядування (рад);
- накази організацій вищого рівня;
- накази керівника організації;
- рішення колегіальних органів організації (правління, ради, дирекції тощо), що містять конкретні доручення;
- доручення керівництва, у т.ч. висловлені під час оперативних нарад;
- звернення народних депутатів України;
- приписи органів державного контролю та нагляду;
- постанови та висновки Колегії Рахункової палати;
- подання прокурора з вимогами щодо усунення порушень закону, причин та умов, що їх зумовили, притягнення осіб до передбаченої законом відповідальності, відшкодування шкоди, скасування нормативно-правового акта, окремих його частин або приведення його у відповідність із законом, припинення незаконних дій чи бездіяльності посадових і службових осіб;
- постанови прокурора про ініціювання притягнення особи до адміністративної відповідальності;
- запити на публічну інформацію від фізичних та юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи;
- звернення громадян (пропозиції, заяви, клопотання, скарги);
- листи-доручення та листи-запити організацій вищого рівня;
- телеграми, в яких порушено питання, що потребують термінового вирішення.
Кожен документ має свій строк виконання. На підприємствах такі строки встановлює керівництво у наказах і резолюціях.
З проектом Переліку ознайомлюють керівників усіх структурних підрозділів. Для обговорення та узгодження складу Переліку доцільно скликати нараду за участю керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах.
Зазвичай Перелік є додатком до індивідуальної інструкції з діловодства та затверджується разом із цим локальним нормативним актом.
Створення інструкції з діловодства — тривалий процес, особливо якщо організація є джерелом формування Національного архівного фонду і інструкцію необхідно погоджувати з державним архівом.
Щоб пришвидшити впровадження системи контролю за виконанням документів, Перелік доцільно затвердити окремо — наказом керівника або шляхом проставлення грифа затвердження. А вже після затвердження інструкції з діловодства такий Перелік стане додатком до неї.
Перелік документів, що підлягають контролю за виконанням, регулярно переглядають з метою внесення нових або виключення застарілих положень, уточнення та вдосконалення формулювань.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
