Облік та зберігання особових карток на підприємстві

Особова картка працівника — один із облікових документів, які веде кадрова служба підприємства. А які ж особливості обліку та зберігання особової картки П-2?

Облік особових карток

Типовою формою № П-2 не передбачено такого реквізиту, як «Реєстраційний номер (індекс) документа», однак обліковувати особові картки необхідно — це важливо і для забезпечення інформаційно-довідкової роботи, і для визначення кількості карток, що зберігаються в кадровій службі.

Переліком типових документів не передбачено такої облікової форми, як Журнал (книга) обліку особових карток. Натомість передбачено облікову форму «Журнал обліку прийняття працівників», для якого встановлено строк зберігання 75 років (ст. 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5; Перелік № 578/5).

Читайте також: Облік та зберігання особових справ працівників

На думку експертів, вести окремий журнал для реєстрації особових карток недоцільно. Оскільки особові картки ведуть на всіх працівників, яких прийнято на роботу, то особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників.

Увага!

Журнал обліку прийняття працівників не має встановленої форми. Тому скористайтеся рекомендованою формою Журналу обліку прийняття працівників (скачати).

У графі «Примітка» журналу обліку прийняття працівників можна відображати особливості трудового договору, такі як строковість, форма працевлаштування (основна або за сумісництвом) тощо.

Зберігання особових карток

Інформація, що міститься в П-2, є соціально значущою: відомості, внесені до особової картки, можуть бути використані надалі архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.

У зв’язку з цим для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Перелік № 578/5).

Читайте також: Оформлення та зберігання особових справ звільнених працівників

У поточному діловодстві кадрової служби особові картки групують в окрему картотеку, яку вносять до номенклатури справ кадрової служби як одну справу під одним індексом (наприклад, 04-29 «Особові картки працівників (форма № П-2)»).


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді