Облік особових карток
Типовою формою № П-2 не передбачено такого реквізиту, як «Реєстраційний номер (індекс) документа», однак обліковувати особові картки необхідно — це важливо і для забезпечення інформаційно-довідкової роботи, і для визначення кількості карток, що зберігаються в кадровій службі.
Переліком типових документів не передбачено такої облікової форми, як Журнал (книга) обліку особових карток. Натомість передбачено облікову форму «Журнал обліку прийняття працівників», для якого встановлено строк зберігання 75 років (ст. 529 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 № 578/5; Перелік № 578/5).
На думку експертів, вести окремий журнал для реєстрації особових карток недоцільно. Оскільки особові картки ведуть на всіх працівників, яких прийнято на роботу, то особовій картці можна присвоїти номер, що відповідатиме порядковому номеру працівника за Журналом обліку прийняття працівників.
Зберігання особових карток
Інформація, що міститься в П-2, є соціально значущою: відомості, внесені до особової картки, можуть бути використані надалі архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.
У зв’язку з цим для особової картки встановлено тривалий строк зберігання — 75 років після звільнення працівника (ст. 499 Перелік № 578/5).
У поточному діловодстві кадрової служби особові картки групують в окрему картотеку, яку вносять до номенклатури справ кадрової служби як одну справу під одним індексом (наприклад, 04-29 «Особові картки працівників (форма № П-2)»).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
