Накази керівника підприємства, установи, організації (далі — організація) забезпечують реалізацію завдань, розрахованих як на тривалу перспективу в часі, так і на короткотривалий (обмежений у часі) період діяльності організації. Тобто у наказах можуть бути зафіксовані рішення керівника, які виконують в організації постійно або лише деякий час (до внесення змін до наказів чи втрати їх чинності). Окрім того, результати виконання цих рішень можуть бути важливими для подальшої діяльності організації, а інформація у наказах може мати не тільки практичне значення, а й культурну цінність.
Інструкція з охорони праці для працівника офісу
Водночас деякі накази можуть містити рішення, які мають оперативний (господарський) характер і виконуються протягом нетривалого періоду часу (до 5 років). Інформація, вміщена у таких наказах, після виконання втрачає своє практичне значення.
Накази, які регулюють питання організації охорони праці, безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки, цивільного захисту, можуть містити різну за практичним значенням і культурною цінністю інформацію, тому мають різні строки зберігання.
Строки зберігання документів(у т. ч. наказів) визначено Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Накази керівника організації з питань організації охорони праці, безпеки життєдіяльності, пожежної безпеки, цивільного захисту можуть належати до таких груп:
- накази з основної діяльності;
- накази з адміністративно-господарських питань;
- накази з кадрових питань.
Більшість управлінських рішень, що регулюють в організації такі важливі питання як охорона праці, безпека життєдіяльності, пожежна безпека, цивільний захист, розраховані на тривалий період діяльності організації. Оскільки у відповідних наказах надається оцінка стану роботи організації та його окремих структурних одиниць (відділів, філій) з цих питань, вони належать до наказів з основної діяльності. Наприклад, це накази про:
- створення в організації служби охорони праці;
- призначення відповідальних осіб;
- затвердження внутрішніх (локальних) нормативних актів;
- затвердження заходів щодо організації роботи з охорони праці;
- створення комісій;
- проведення атестації робочих місць за умовами праці.
Для наказів (розпоряджень) з основної діяльності статтею 16-а Переліку № 578 встановлено такі строки зберігання:
- в організаціях, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ) — постійно;
- в організаціях, у діяльності яких не створюються документи НАФ — до ліквідації організації.
Підкаже мінімальний строк зберігання саме вашого документа згідно із законодавством.
Накази з адміністративно-господарських питань
Якщо розпорядчі дії, викладені у наказах, мають обмежений строк виконання, то здебільшого такі накази належать до групи адміністративно-господарських питань. До цієї групи, зокрема, можуть належати накази про організацію розроблення та перегляду окремих видів документів з охорони праці, пожежної безпеки, цивільного захисту, затвердження різних видів графіків, складу комісій, робочих груп, строк роботи яких має чітко визначений період (але не більше 5 років).
До наказів з адміністративно-господарських питань, наприклад, належать накази про:
- організацію розроблення та перегляду інструкцій з охорони праці;
- затвердження графіка перевірки стану виконання керівниками структурних підрозділів заходів щодо створення здорових і безпечних умов праці;
- затвердження добових норм зберігання і витрачання сильнодіючих отруйних речовин, легкозаймистих рідин та інших пожежо- і вибухонебезпечних матеріалів;
- організацію проведення обов’язкових попереднього та періодичних медичних оглядів працівників;
- організацію роботи комісії з перевірки готовності організації до роботи в осінньо-зимовий період;
- затвердження комісії з перевірки знань з питань охорони праці організації.
Накази керівника організації з адміністративно-господарських питань формують у справу окремо від інших видів наказів та відповідно до статті 16-б Переліку № 578 в усіх організаціях, незалежно від того, чи є організація джерелом формування НАФ, чи ні, їх зберігають не менше як 5 років.
Як спростити діловодні процеси
Накази з кадрових питань (з особового складу)
Зазначимо, що деякі накази, які стосуються питань охорони праці та пов’язані із забезпеченням соціального захисту працівників, належать до наказів з кадрових питань (в організаціях, які у своєму складі мають військові формування, одночасно можуть видаватися накази з особового складу). Строк зберігання таких наказів — 75 років (ст. 16-б Переліку № 578).
До цих наказів належать, наприклад, накази про надання щорічних додаткових відпусток працівникам за роботу із шкідливими та важкими умовами праці, про відрядження працівників для участі у ліквідації наслідків техногенних катастроф, аварій.
Олександр Денисенко,
заступник начальника відділу взаємодії з державними органами та
інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
