Заповнення таблиці 5 звіту з ЄСВ: обов’язок кадровика чи бухгалтера

Кадрова служба має вчасно надати відповідальній особі бухгалтерії оригінали (копії) первинних документів.

Головний бухгалтер (бухгалтер) забезпечує складання на основі даних бухгалтерського обліку фінансової звітності підприємства, підписання її та подання в установлені строки користувачам (кваліфікаційні вимоги головного бухгалтера, вміщені у Випуску 1 Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затверджений наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336).

Заповнення Таблиці 5 регламентовано у пункті 8 розд. IV Порядку. Страхувальник подає Таблицю 5, якщо протягом звітного періоду:

• укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
• укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
• особу переведено на іншу посаду або роботу в того самого страхувальника;
• особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
• особі надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (у т. ч. особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
• особі надано відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• особі надано відпустку по догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.

Звіт до органів доходів і зборів подає страхувальник або відповідальна особа страхувальника (п. 1 розд. ІІ Порядку).

Оскільки звіт про ЄСВ формується на підставі даних бухгалтерського обліку, то відповідальною особою страхувальника може бути керівник (працівник) бухгалтерської служби. Окрім того, Таблицю 5 підписують керівник та головний бухгалтер (за наявності такої посади у страхувальника) (п. 5 розд. ІІ Порядку).

Відповідальність за складання і подання звітності несуть посадові особи, які її підписали. Тож складання звіту про ЄСВ і подання його до ДФС належить до компетенції бухгалтерської служби.

Щоб бухгалтер міг заповнити Таблицю 5, кадровику слід врахувати таке:

1. Назва посади (п. 15) має відповідати запису в трудовій книжці.

Усі записи в трудовій книжці, зокрема, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження) (п. 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58). Тобто при заповненні таблиці 5 достатньо наказу про прийняття (переведення, звільнення) працівника.

2. Необхідно вносити інформацію про код класифікатора професій (код КП; п. 14).

Для цього введіть до штатного розпису окремий стовпчик, в якому зазначте код КП для кожної посади. Тоді під час складання звіту про ЄСВ у бухгалтера не виникне труднощів із внесенням означеної інформації.

Для того щоб правильно підібрати код КП для тієї чи тієї посади, скористайтеся сервісом «Пошук по Класифікатору професій»

3. Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону № 996):

• наказ про прийняття (переведення, звільнення) — на підставі копії бухгалтер нараховує працівнику зарплату або робить розрахунок при звільненні;
• листок непрацездатності — на підставі оригіналу бухгалтерська служба нараховує допомогу по вагітності та пологах.