Що цінують сучасні керівники? Що у помічниках і секретарях дратує всіх керівників?
Зразок посадової інструкції референта
_________________________________ (назва підприємства)
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
референта (код КП 3436.1)
___________ № ______ | ЗАТВЕРДЖЕНО _________________________________ (керівник підприємства, інша посадова особа, уповноважена затверджувати посадові інструкції)
_________ ________________________ (підпис) (ініціали, прізвище) «___» _____________________ 20___ р.
|
1. Загальні положення
1.1. Посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права та відповідальність референта.
1.2. Професія референта належить до категорії «Фахівці».
1.3. Мета роботи референта — допомагати керівнику підприємства з питань діяльності підприємства, аналізувати відповідну інформацію, готувати необхідну документацію.
1.4. Референта призначає на посаду та звільняє з неї наказом керівник підприємства.
Посадова інструкція офіс-адміністратора
1.5. Референт безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.
1.6. У роботі керується законодавством України, установчими документами підприємства, локальними нормативними актами підприємства, зокрема правилами внутрішнього трудового розпорядку, положеннями про структурні підрозділи підприємства, положенням про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів підприємства, а також наказами і розпорядженнями керівника підприємства, нормативними та методичними документами щодо організації діловодства.
1.7. У разі відсутності референта на робочому місці через хворобу, відпустку тощо його обов’язки виконує секретар керівника підприємства, призначений у порядку, передбаченому законодавством.
Посадова інструкція секретаря директора підприємства
2. Завдання та обов’язки
2.1. Бере участь у впровадженні системи взаємозв’язків, застосовує й підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства та керівниками структурних підрозділів й іншими працівниками, а також організовує систему взаємовідносин керівника підприємства з представниками інших організацій, партнерами, конкурентами та клієнтами.
2.2. Організовує робочий час керівника підприємства, оперативно вносить зміни та доповнення до програми й розкладу його роботи.
2.3. Складає щомісячно графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності.
2.4. Доводить до відома всіх зацікавлених служб, сторонніх організацій та окремих осіб зміст протоколів і ухвалених рішень, контролює їх виконання.
2.5. Складає замовлення на обладнання, матеріали та послуги.
2.6. Бере участь у розгляді управлінських й організаційних справ.
2.7. Веде документацію.
2.8. За дорученням керівника підприємства готує аналітичні огляди з актуальних соціальних, економічних і фінансових питань в умовах ринкових відносин.
2.9. Відбирає та опрацьовує інформацію для керівника підприємства.
2.10. Готує проєкти розпорядчих документів, адміністративної, комерційної, технічної та іншої кореспонденції: запитів, звернень, відповідей на листи, повідомлень тощо.
2.11. Протоколює важливі та значні події, виступи на зустрічах, засіданнях і нарадах тощо.
2.12. Бере участь у підготуванні доповідей, довідок та інших матеріалів для виступів керівника підприємства.
2.13. Організовує своєчасне та адресне направлення доручень, розпоряджень і наказів керівника підприємства, службової кореспонденції та спеціальної документації керівникам структурних підрозділів та іншим виконавцям.
2.14. Простежує процес одержання інформації, необхідної керівнику, контролює повноту її надходження.
2.15. Реєструє звернення та заяви працівників, організовує їх приймання/зустріч керівником підприємства.
2.16. Допомагає керівнику підприємства застосовувати норми етикету і протоколу під час приймання відвідувачів, гостей, ділових партнерів.
Як утилізувати в офісі маски і рукавички
2.17. Координує протягом робочого дня поїздки керівника підприємства.
2.18. Супроводжує керівника підприємства під час його візитів, відряджень та поїздок, виконує передбачені посадовою інструкцією завдання та обов’язки.
3. Права
Має право:
3.1. Візувати проєкти документів у межах своєї компетенції.
3.2. Ознайомлюватися з документами, які визначають його права та обов’язки, а також критерії якості виконаної роботи.
3.3. Запитувати й отримувати від структурних підрозділів підприємства, а також від інших організацій (у межах своєї компетенції) матеріали, інформацію, довідки та інші документи.
3.4. Готувати у межах своєї компетенції проєкти управлінських рішень й окремих документів.
3.5. У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику підприємства.
Нині підприємства розміщують інформацію про провідних фахівців на корпоративному сайті й у соціальних мережах, щоб підтримувати тренд, підвищувати ділову репутацію підприємства і просувати товари/послуги. Однак перш ніж викласти персональні дані на сайті, отримайте інформовану згоду від працівників
4. Відповідальність
Несе відповідальність за:
4.1. Неякісне та несвоєчасне виконання розпоряджень керівника підприємства.
4.2. Недостовірність і необґрунтованість звітів, підготовлених за результатами аналізу документів та інших матеріалів.
4.3. Завдані підприємству матеріальні збитки внаслідок неналежного виконання посадових обов’язків відповідно до чинного законодавства.
4.4. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку та положення про комерційну таємницю підприємства, положення про порядок обробки та захисту персональних даних працівників та контрагентів.
Оцінює роботу референта керівник підприємства з урахуванням оперативності та якості виконання референтом посадових обов’язків.
5. Повинен знати
5.1. Законодавство України про підприємницьку діяльність.
5.2. Основи адміністративного, господарського і трудового права.
5.3. Нормативні, методичні та інші керівні документи у галузі професійної діяльності.
5.4. Діловодство.
5.5. Положення, інструкції та інші матеріали з розроблення управлінської, організаційної, технічної й інших видів документації.
5.6. Основи економіки, організації праці та виробництва.
5.7. Профіль, спеціалізацію та особливості управління підприємством.
5.8. Організаційну, виробничу й соціальну структуру підприємства.
5.9. Основи технології виробництва.
5.10. Комп’ютерну й офісну техніку.
5.11. Технічні засоби реєстрації та оброблення інформації.
5.12. Правила, норми й етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад тощо.
5.13. Основи психології спілкування, соціології та етики професійних відносин.
5.14. Основи вітчизняної культури, звичаї, відповідні стилі літературного та ділового мовлення.
5.15. Одну або більше іноземних мов.
Копії електронних і паперових документів: що треба знати діловоду
6. Кваліфікаційні вимоги
Повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) і стаж роботи за професійним спрямуванням на підприємстві — 1 рік.
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою
Безпосередньо контактує з керівником підприємства, його заступниками, керівниками і працівниками структурних підрозділів підприємства. У межах компетенції також контактує з посадовими особами і фахівцями інших організацій.
Назва посади особи,
що розробила посадову інструкцію Підпис Ініціали, прізвище
Візи, відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією та отримання її копії
