Починаємо з номенклатури справ служби діловодства.
Cтворюйте, оформлюйте і закривайте номенклатуру справ за пунктом 8 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5.
Проєкт номенклатури розробляє секретар або працівник, який відповідає за діловодство у структурному підрозділі. Він залучає інших працівників підрозділу. Працівники служби діловодства й архіву підприємства (особи, відповідальні за архів) допомагають її складати й оформлювати, редагувати заголовки справ, перевіряти й уточнювати строки їх зберігання.
Номенклатура має вигляд таблиці. Заповнюйте графи номенклатури за правилами
Відповідальність за підготування номенклатури справ підрозділу покладено на керівника. Він має організувати процес і бере участь у розробленні номенклатури справ.
Керівник разом із працівниками визначають:
- коло питань, які провадитиме підрозділ наступного року;
- категорії документів, що відбиватимуть цю діяльність;
- перелік справ, яких фактично не заводять.
Заголовки справ для групування документів
Скачайте Номенклатуру справ (типову форму)
Скачайте Зразок номенклатури справ служби діловодства
Кому передати на підпис
Проєкт номенклатури справ:
- підписує керівник підрозділу;
- візує керівник архіву підприємства (посадова особа, відповідальна за архів).
Документ створюйте у двох примірниках, один із яких залишиться у службі діловодства для подальшого зведення (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5). Другий зберігайте у справі «Номенклатура справ структурного підрозділу» — разом із витягом зі зведеної номенклатури, який створите згодом.
