Підписання службових листів керівником

UA RU
Яку кількість примірників листа має підписати керівник, якщо один примірник відсилаєте адресату, а другий залишається у справі? Це залежить від того, чи впровадило підприємство си­стему електронного документообігу. Опануйте правила, за якими підписувати листи

Коли створюєте службові листи, підписуйте один примірник документа, який є оригіналом (п. 3 гл. 7 розд. 2 Правил № 1000/5). Розглянемо два варіанти підписання залежно від того, чи впровадило підприємство систему електронного документообігу (СЕД).

Підпис і віза: як розрізняти

Якщо підприємство не має СЕД

На підпис керівникові підприємства передавайте оригінал проєкту листа і візовий примірник.

Візовий примірник містить візи посадових осіб, які завізували / погодили текст листа. Візового примірника керівник зазвичай не підписує. Він пересвідчується, що відповідні посадові особи погодили зміст листа чи мають якісь зауваження, яких не зняли під час візування.

✒️Коли декілька адресатів

Коли лист має кілька самостійних адресатів, то підписують усі примірники, які надсилають таким адресатам. Адресатів може бути щонайбільше чотири

Керівник має право підписати листа, навіть коли посадові особи висловили свої зауваження чи пропозиції.

✒️Обговорення розбіжностей

На підприємствах із високою загальною корпоративною культурою, зокрема культурою роботи з документами, керівники вимагають, щоб усі розбіжності співвиконавці чи особи, які візують проєкт листа, попередньо обговорили та усунули

Коли керівник або інша уповноважена ним посадова особа підписала оригінал листа, зробіть копію або відскануйте. Копію листа використовуйте у поточній діяльності, оперативно надішліть адресату або розмістіть на внутрішньому сайті — корпоративному порталі.

>>>>>Як отримати електронний підпис та підписати Word-документ за допомогою КЕП

Якщо підприємство запровадило СЕД, таку копію розмістіть і в цій системі, щоб створити повноцінну автоматизовану інформаційно-пошукову систему (АІПС).

Коли лист адресовано всім підприємствам, що належать до сфери управління підприємства, то керівник підписує лише один примірник. Із цього примірника зробіть необхідну кількість примірників, які служба діловодства відсилає за розсиланням, яке підготував виконавець листа. Підписаний примірник оригіналу листа разом із візовим примірником підшивайте у справу за номенклатурою справ на відповідний рік.

Якщо на підприємстві впровадили СЕД



зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді