Підписання службових листів керівником є важливою частиною діловодства, яка забезпечує офіційне затвердження та юридичну силу документів, що стосуються діяльності організації. Це не лише формальна дія, а й важливий етап, що підтверджує погодження та відповідальність керівника за вжиті заходи. У цьому контексті підписання службових листів має особливе значення для правильної організації робочих процесів у будь-якій організації.
Нормативне регулювання стосовно підписання документів керівником міститься у Наказі Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18.06.2015 № 1000/5.
Відтак, коли створюєте службові листи, підписуйте один примірник документа, який є оригіналом (п. 3 гл. 7 розд. 2 Правил № 1000/5). Розглянемо два варіанти підписання залежно від того, чи впровадило підприємство систему електронного документообігу (далі — СЕД).
Якщо підприємство не має СЕД
На підпис керівникові підприємства передавайте оригінал проєкту листа і візовий примірник.
Візовий примірник містить візи посадових осіб, які завізували / погодили текст листа. Візового примірника керівник зазвичай не підписує. Він пересвідчується, що відповідні посадові особи погодили зміст листа чи мають якісь зауваження, яких не зняли під час візування.
✒️Коли декілька адресатів
Коли лист має кілька самостійних адресатів, то підписують усі примірники, які надсилають таким адресатам. Адресатів може бути щонайбільше чотири
Керівник має право підписати листа, навіть коли посадові особи висловили свої зауваження чи пропозиції.
✒️Обговорення розбіжностей
На підприємствах із високою загальною корпоративною культурою, зокрема культурою роботи з документами, керівники вимагають, щоб усі розбіжності співвиконавці чи особи, які візують проєкт листа, попередньо обговорили та усунули
Коли керівник або інша уповноважена ним посадова особа підписала оригінал листа, зробіть копію або відскануйте. Копію листа використовуйте у поточній діяльності, оперативно надішліть адресату або розмістіть на внутрішньому сайті — корпоративному порталі.
Якщо підприємство запровадило СЕД, таку копію розмістіть і в цій системі, щоб створити повноцінну автоматизовану інформаційно-пошукову систему (АІПС).
Коли лист адресовано всім підприємствам, що належать до сфери управління підприємства, то керівник підписує лише один примірник. Із цього примірника зробіть необхідну кількість примірників, які служба діловодства відсилає за розсиланням, яке підготував виконавець листа. Підписаний примірник оригіналу листа разом із візовим примірником підшивайте у справу за номенклатурою справ на відповідний рік.
Значення підписання службових листів керівником
Підписання керівником службових листів є ознакою офіційності, що надає документу юридичну силу. Керівник підтверджує своєю підписом не лише свою згоду з вмістом листа, але й готовність організації виконувати зазначені в ньому зобов’язання.
- Підтвердження офіційності документа: лист, підписаний керівником, має юридичну силу і може бути використаний як доказ у разі виникнення спору або для виконання певних дій. Це може бути звернення до інших установ, організацій, контрагентів, партнерів тощо.
- Відповідальність керівника: підписуючи службовий лист, керівник бере на себе відповідальність за зміст документа та виконання зазначених у ньому дій. Це включає як зовнішнє, так і внутрішнє листування організації, де чітко визначається, що документ буде виконаний або підтриманий саме на підставі підпису керівника.
- Ідентифікація організації: підпис керівника на листі також є відображенням того, що цей документ походить від конкретної організації. Це допомагає уникнути непорозумінь щодо авторства або відсутності офіційної підтримки з боку організації.
PAEI-тест: який ви керівник
Правила підписання службових листів
Згідно з чинними правилами та вимогами документообігу, існують певні норми та етапи підписання службових листів керівником:
- Чіткість і коректність документів: перш ніж підписувати службовий лист, керівник має ознайомитися з його змістом і переконатися у правильності викладеної інформації. Листи повинні бути грамотно складені, з чітким визначенням мети, предмету і адресата.
- Наявність відповідних реквізитів: листи повинні містити всі необхідні реквізити — адресата, дату, реєстраційний номер, тему, підпис керівника та печатку (за необхідності). Якщо лист вимагає додаткових документів або матеріалів, вони також повинні бути прикріплені до листа.
- Порядок підписання: зазвичай службові листи підписує керівник організації, але у разі необхідності це може робити і інша уповноважена особа. У великих компаніях може бути передбачено делегування певних повноважень за різними напрямками. Наприклад, фінансові документи може підписувати фінансовий директор, а інші — відповідні керівники підрозділів.
- Підпис і дата: підпис на службовому листі має бути чітким та розбірливим. Крім підпису, важливе значення має дата підписання, оскільки саме на її підставі визначаються строки виконання або реагування на документ.
- Контроль і архівація: після підписання керівник має забезпечити реєстрацію та архівацію службових листів, щоб вони могли бути знайдені при необхідності. Важливо також контролювати виконання завдань, зазначених у листах.
Підписання службових листів керівником є невід’ємною частиною управлінського процесу в будь-якій організації. Це не лише формальна вимога, а й важлива відповідальність, яка забезпечує юридичну силу документів, що виходять від компанії. Керівник, підписуючи листи, підтверджує не тільки свою згоду з їх змістом, але й готовність організації дотримуватися зазначених у них умов.
