Коли створюєте службові листи, підписуйте один примірник документа, який є оригіналом (п. 3 гл. 7 розд. 2 Правил № 1000/5). Розглянемо два варіанти підписання залежно від того, чи впровадило підприємство систему електронного документообігу (СЕД).
Якщо підприємство не має СЕД
На підпис керівникові підприємства передавайте оригінал проєкту листа і візовий примірник.
Візовий примірник містить візи посадових осіб, які завізували / погодили текст листа. Візового примірника керівник зазвичай не підписує. Він пересвідчується, що відповідні посадові особи погодили зміст листа чи мають якісь зауваження, яких не зняли під час візування.
Керівник має право підписати листа, навіть коли посадові особи висловили свої зауваження чи пропозиції.
Коли керівник або інша уповноважена ним посадова особа підписала оригінал листа, зробіть копію або відскануйте. Копію листа використовуйте у поточній діяльності, оперативно надішліть адресату або розмістіть на внутрішньому сайті — корпоративному порталі.
Як отримати електронний підпис та підписати Word-документ за допомогою КЕП
Якщо підприємство запровадило СЕД, таку копію розмістіть і в цій системі, щоб створити повноцінну автоматизовану інформаційно-пошукову систему (АІПС).
Коли лист адресовано всім підприємствам, що належать до сфери управління підприємства, то керівник підписує лише один примірник. Із цього примірника зробіть необхідну кількість примірників, які служба діловодства відсилає за розсиланням, яке підготував виконавець листа. Підписаний примірник оригіналу листа разом із візовим примірником підшивайте у справу за номенклатурою справ на відповідний рік.
