Подписание служебных писем руководителем является важной частью делопроизводства, которая обеспечивает официальное утверждение и юридическую силу документов, касающихся деятельности организации. Это не только формальное действие, но и важный этап, подтверждающий согласование и ответственность руководителя за принятые меры. В этом контексте подписание служебных писем имеет особое значение для правильной организации рабочих процессов в любой организации.
Нормативное регулирование подписания документов руководителем содержится в Приказе Министерства юстиции Украины «Об утверждении Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях» от 18.06.2015 № 1000/5.
Следовательно, при создании служебные письма, подписывайте один экземпляр документа, который является оригиналом (п. 3 гл. 7 разд. 2 Правил № 1000/5). Рассмотрим два варианта подписания в зависимости от того, внедрило предприятие систему электронного документооборота (далее — СЭД).
Если предприятие не имеет СЭД
На подпись руководителю предприятия передавайте оригинал проекту письма и визовый экземпляр.
Визовый экземпляр содержит визы должностных лиц, завизировали/согласовали текст письма. Визового экземпляра руководитель обычно не подписывает. Он убеждается, что соответствующие должностные лица согласовали содержание письма имеют какие-то замечания, которых сняли во время визирования.
✒️Когда несколько адресатов
Когда лист имеет несколько самостоятельных адресатов, то подписывают все экземпляры, которые присылают таким адресатам. Адресатов может быть не более четырех
Руководитель имеет право подписать письмо, даже когда должностные лица высказали свои замечания или предложения.
✒️Обсуждение разногласий
На предприятиях с высокой общей корпоративной культурой, в частности культурой работы с документами, руководители требуют, чтобы все разногласия соисполнители или лица, визируют проект письма, предварительно обсудили и устранили
Когда руководитель или другое уполномоченное им должностное лицо подписала оригинал письма, сделайте копию или отсканируйте. Копию письма используйте в текущей деятельности, оперативно отправьте адресату или разместите на внутреннем сайте — корпоративном портале.
Если предприятие ввело СЭД, такую копию разместите и в этой системе, чтобы создать полноценную автоматизированную информационно-поисковую систему (АИПС).
Когда письмо адресовано всем предприятиям, которые относятся к сфере управления предприятия, то руководитель подписывает только один экземпляр. С этого экземпляра сделайте необходимое количество экземпляров, которые служба делопроизводства отсылает за рассылкой, подготовленное исполнитель письма. Подписанный экземпляр оригинала письма вместе с визовым экземпляром Подшивайте в дело по номенклатуре дел на соответствующий год.
Значение подписания служебных писем руководителем
Подписание руководителем служебных писем является признаком официальности, придающей документу юридическую силу. Руководитель подтверждает своей подписью не только свое согласие с содержанием письма, но и готовность организации выполнять указанные в нем обязательства.
- Подтверждение официальности документа: письмо, подписанное руководителем, имеет юридическую силу и может быть использовано как доказательство в случае возникновения спора или выполнения определенных действий. Это может быть обращение к другим учреждениям, организациям, контрагентам, партнерам и т.д.
- Ответственность руководителя: подписывая служебное письмо, руководитель берет на себя ответственность за содержание документа и выполнение указанных в нем действий. Это включает как внешнюю, так и внутреннюю переписку организации, где четко определяется, что документ будет выполнен или поддержан именно на основании подписи руководителя.
- Идентификация организации: подпись руководителя на письме также отражает, что этот документ происходит от конкретной организации. Это помогает избежать недоразумений по поводу авторства или отсутствия официальной поддержки со стороны организации.
PAEI-тест: який ви керівник
Правила подписания служебных писем
Согласно действующим правилам и требованиям документооборота, существуют определенные нормы и этапы подписания служебных писем руководителем:
- Четкость и корректность документов: прежде чем подписывать служебное письмо, руководитель должен ознакомиться с его содержанием и убедиться в правильности изложенной информации. Письма должны быть грамотно составлены, с четким определением цели, предмета и адресата.
- Наличие соответствующих реквизитов: письма должны содержать все необходимые реквизиты – адресата, дату, регистрационный номер, тему, подпись руководителя и печать (при необходимости). Если письмо требует дополнительных документов или материалов, они должны быть прикреплены к листу.
- Порядок подписания: обычно служебные письма подписывает руководитель организации, но в случае необходимости это может делать и другое уполномоченное лицо. В крупных компаниях может быть предусмотрено делегирование определенных полномочий по разным направлениям. Например, финансовые документы может подписывать финансовый директор, а другие соответствующие руководители подразделений.
- Подпись и дата: подпись на служебном письме должна быть четкой и разборчивой. Кроме подписи важное значение имеет дата подписания, поскольку именно на ее основании определяются сроки выполнения или реагирования на документ.
- Контроль и архивация: после подписания руководитель должен обеспечить регистрацию и архивацию служебных писем, чтобы они могли быть найдены по необходимости. Важно также контролировать выполнение задач, указанных в письмах.
Подписание служебных писем руководителем является неотъемлемой частью управленческого процесса в любой организации. Это не только формальное требование, но и важная ответственность, обеспечивающая юридическую силу исходящих от компании документов. Руководитель, подписывая письма, подтверждает не только свое согласие с их содержанием, но и готовность организации соблюдать указанные в них условия.
