При создании служебные письма, подписывайте один экземпляр документа, который является оригиналом (п. 3 гл. 7 разд. 2 Правил № 1000/5). Рассмотрим два варианта подписания в зависимости от того, внедрило предприятие систему электронного документооборота (СЭД).
Если предприятие не имеет СЭД
На подпись руководителю предприятия передавайте оригинал проекту письма и визовый экземпляр.
Визовый экземпляр содержит визы должностных лиц, завизировали/согласовали текст письма. Визового экземпляра руководитель обычно не подписывает. Он убеждается, что соответствующие должностные лица согласовали содержание письма имеют какие-то замечания, которых сняли во время визирования.
Руководитель имеет право подписать письмо, даже когда должностные лица высказали свои замечания или предложения.
Когда руководитель или другое уполномоченное им должностное лицо подписала оригинал письма, сделайте копию или отсканируйте. Копию письма используйте в текущей деятельности, оперативно отправьте адресату или разместите на внутреннем сайте - корпоративном портале.
Как получить электронную подпись и подписать Word-документ с помощью кликов
Если предприятие ввело СЭД, такую копию разместите и в этой системе, чтобы создать полноценную автоматизированную информационно-поисковую систему (АИПС).
Когда письмо адресовано всем предприятиям, которые относятся к сфере управления предприятия, то руководитель подписывает только один экземпляр. С этого экземпляра сделайте необходимое количество экземпляров, которые служба делопроизводства отсылает за рассылкой, подготовленное исполнитель письма. Подписанный экземпляр оригинала письма вместе с визовым экземпляром Подшивайте в дело по номенклатуре дел на соответствующий год.
