Для підприємств, установ та організацій документом, що регламентує зберігання кадрових документів є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Основні принципи зберігання документів на підприємстві
Де зберігати | Хто забезпечує збереженість | Як зберігати |
Документи з моменту створення | Керівники структурних підрозділів і працівники підприємства, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах | Для зберігання справ у діловодстві використовують картонні теки із клапанами або зав’язками, картонні або пластмасові швидкозшивачі. У робочих кімнатах справи зберігають вертикально в шафах, що закриваються. Для оперативності пошуку документів справи розміщують відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначають індекси та заголовки за номенклатурою справ |
Для ФОП усе менш очевидно.
Якщо є можливість зберігати трудові договори, накази та інші документи з персоналу за місцем діяльності, наприклад у магазині, керуйтесь настановами Правил № 1000/5. Це убезпечить від претензій органу контролю.
Немає можливості зберігати документи за місцем діяльності — зберігайте вдома, але будьте готові надати документи інспектору праці.
Що буде, якщо документів немає
За відсутності документів, ведення яких передбачає законодавство про працю, інспектор направить об’єкту відвідування копію акта про неможливість проведення інспекційного відвідування та письмову вимогу надати документи. Форми акта і вимоги унормовані наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 № 1338
Інспектор праці може кваліфікувати відсутність документів як ознаку фактичного допуску до роботи без оформлення трудового договору. Утім, рішення накласти штраф за ст. 265 КЗпП ухвалює не інспектор праці, а уповноважена посадова особа органу контролю.
ФОП може подати письмові пояснення, зауваження до акта перевірки (пп. 5 п. 13, п. 18 Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю, затвердженого постановою КМУ від 21.08.2019 № 823 ), а також матиме час і можливість пояснити обставини справи уповноваженій особі.
