Оскільки директор товариства є найманим працівником, його звільнення відбувається на загальних підставах, передбачених Кодексом законів про працю України (КЗпП), хоча кадрова процедура буде складнішою, ніж для решти працівників.
Питання призначення та звільнення директора належать до компетенції загальних зборів товариства (ст. 99 Цивільного кодексу України).
Наказ про звільнення директора і запис до трудової книжки
Як правило, на підставі протоколу загальних зборів директор видає наказ про своє звільнення.
Наказ про звільнення може бути оформлено за типовою формою № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)», затвердженою наказом Держстату «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 № 489, або за формою, відмінною від типової, яка міститиме всі показники, передбачені формою № П-4.
Записи до трудових книжок працівників уносять відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Запис у трудовій книжці про звільнення директора не міститиме жодних особливостей порівняно з іншими працівниками.
Передавання документів та основної печатки при звільненні директора
Зазвичай, у директора зберігаються оригінали установчих документів, ліцензій, патентів, свідоцтв та інших дозвільних документів.
Під час зміни керівника організації наявність і стан документів (справ), що перебувають у діловодстві структурних підрозділів та в архіві, а також облікових документів та довідкового апарату до них відбиваються окремим розділом в акті приймання-передавання організації. Відповідно до облікових даних служби діловодства та архіву в акті наводять окремо кількість документів, що є в діловодстві, та кількість справ, що зберігаються в архіві, у т. ч. кількість справ, внесених до Національного архівного фонду.
Ані Правила № 1000/5, ані інші нормативно-правові документи у сфері діловодства не містять типової чи примірної форми Акта приймання-передавання організації.
Акт приймання-передавання організації складають з метою:
- зафіксувати перелік уставних та інших важливих документів, що передаються новому керівникові (якщо згодом траплятимуться спірні ситуації, пов’язані з нестачею документів, акт дасть змогу розмежувати відповідальність попереднього і нового очільників організації);
- констатувати наявність чи відсутність документів, що передаються, та стан справ в організації.
Порядок передачі документів і справ під час зміни керівника організації може бути визначено установчими документами та докладно регламентовано локальними актами організації (наприклад, інструкцією з діловодства).
Про передання основної печатки організації також вказується в Акті.
Внесення змін про керівника товариства до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців
В Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — Єдиний державний реєстр) містяться відомості щодо юридичної особи, у т. ч. дані особи: прізвище, ім’я, по батькові, дата обрання (призначення) та реєстраційні номери облікових карток платників податків, які обираються (призначаються) до органу управління юридичної особи, уповноважених представляти юридичну особу у правовідносинах з третіми особами, або осіб, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності, зокрема підписувати договори (ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 № 755-IV; далі — Закон № 755).
Якщо зміна відомостей про юридичну особу, які містяться в Єдиному державному реєстрі, не пов’язана зі змінами, що вносяться до установчих документів юридичної особи, або не підлягає державній реєстрації, особа, уповноважена діяти від імені юридичної особи (виконавчого органу), подає (надсилає поштовим відправленням з описом вкладення) державному реєстратору за місцезнаходженням реєстраційної справи юридичної особи заповнену реєстраційну картку про внесення змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в Єдиному державному реєстрі (ч. 1 ст. 19 Закону № 755).
Наказом Мін’юсту від 10.04.2015 № 529/5 Форму 4 викладено в новій редакції.
Також подаються примірник оригіналу (ксерокопія, нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміну осіб, уповноважених діяти від імені юридичної особи (виконавчого органу), та/або розпорядчого документа про їх призначення.
Законом № 755 не визначено строк, в який потрібно повідомити державному реєстратору про зміну керівника юридичної особи. Однак допоки не внесено зміни до Єдиного державного реєстру, особа і надалі фігуруватиме в ньому як керівник юридичної особи, навіть після звільнення.
За відсутності підстав для залишення без розгляду документів про внесення змін до відомостей про юридичну особу, які містяться в Єдиному державному реєстрі, державний реєстратор зобов’язаний зробити запис про внесення змін не пізніше наступного робочого дня з дати надходження документів.
У разі внесення до Єдиного державного реєстру запису про зміну відомостей про юридичну особу, які відповідно до Закону № 755 зазначаються у виписці з Єдиного державного реєстру, державний реєстратор повинен видати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) заявнику виписку з Єдиного державного реєстру у день отримання від органів статистики, доходів і зборів, ПФУ відомостей про внесення відповідних відомостей до відомчих реєстрів (ч. 10 ст. 19 Закону № 755 у редакції Закону України від 12.02.2015 № 191-VIII).
На практиці отримання відомостей від інших державних органів та видача виписки із зазначенням нового керівника товариства займає близько 5 робочих днів з дати подачі необхідних документів до державного реєстратора.
Чи повідомляти податкові органи про зміну керівника товариства?
Оскільки відомості про товариство з обмеженою відповідальністю, зокрема про його керівника, містяться в Єдиному державному реєстрі, то відповідно до вимог пункту 9.1 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (у редакції наказу Мінфіну від 22.04.2014 № 462; далі — Порядок № 462), податкові органи вносять зміни і доповнення до Єдиного банку даних юридичних осіб на підставі інформації про зміну керівника товариства, отриманої від органів державної реєстрації.
Подача документів у податкові органи самим товариством для повідомлення про зміну керівника вже не вимагається.
Після оновлення відомостей Єдиного банку даних юридичних осіб контролюючий орган передає до Єдиного державного реєстру відомості про внесення відповідних відомостей до реєстрів Центрального контролюючого органу (п. 9.6 Порядку № 462). Після цього державний реєстратор видає ТОВ оновлену виписку з Єдиного державного реєстру.
Чи передбачено відповідальність за неповідомлення про зміну директора?
Порушення встановленого порядку взяття на облік (реєстрації) у контролюючих органах тягне за собою відповідальність згідно зі статтею 117 Податкового кодексу України (ПК).
Так, неподання у строки та у випадках, передбачених ПК, заяв або документів для взяття на облік у відповідному контролюючому органі, реєстрації змін місцезнаходження чи внесення інших змін до своїх облікових даних, неподання виправлених документів для взяття на облік чи внесення змін, подання з помилками чи в неповному обсязі, неподання відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку та/або складення податкової звітності, відповідно до вимог встановлених ПК, — тягнуть за собою накладення штрафу на юридичних осіб, відокремлені підрозділи юридичної особи чи юридичну особу, відповідальну за нарахування та сплату податків до бюджету під час виконання договору про спільну діяльність, — 510 грн.
У разі неусунення таких порушень або за ті самі дії, вчинені протягом року особою, до якої були застосовані штрафи за таке порушення, — тягнуть за собою накладення штрафу на юридичних осіб, відокремлені підрозділи юридичної особи чи юридичну особу, відповідальну за нарахування та сплату податків до бюджету під час виконання договору про спільну діяльність, — 1020 грн.
Як повідомляти про звільнення директора ТОВ і прийняття нового очільника товариства Пенсійний фонду України, фонди соціального страхування, орган статистики?
Оскільки на сьогодні відповідно до статті 5 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI облік товариства, як платника єдиного соціально внеску здійснюється органами доходів та зборів, то окремо повідомляти про зміну директора Пенсійний фонд України (ПФУ) та фонди соціального страхування не потрібно.
Відповідно до пункту 12 Положення про Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України, затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996 № 118, підставою для внесення до ЄДРПОУ або виключення з нього даних щодо суб’єктів, а також внесення змін до ЄДРПОУ є надходження від державного реєстратора до органу державної статистики інформації про вчинення реєстраційних дій, передбачених Законом № 755, зокрема внесення змін про керівника товариства. Тож нині товариство не зобов’язане самостійно подавати документи про зміну керівника до органів статистики.
За необхідності, після внесення змін до Єдиного державного реєстру товариство за бажанням може отримати відомості з ЄДРПОУ із зазначенням нового керівника в порядку, передбаченому законодавством (Положення про порядок і умови користування даними Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, затверджене наказом Держстату від 28.11.2005 № 386).
Наостанок зауважимо, що про зміну директора доцільно повідомити хоча б основних контрагентів ТОВ.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
