У багатьох малих та середніх підприємствах роль бухгалтера часто виходить за межі стандартних фінансових функцій. Іноді саме бухгалтер веде кадровий обік, що може значно вплинути на організацію роботи компанії. У статті відповіді на питання: що робити, якщо об’єднуєш дві посади — кадровик/бухгалтер; як ефективно організувати роботу, коли ти бухгалтер-кадровик; які переваги та виклики можуть виникнути в такій ситуації та особливості навчання на кадровика бухгалтеру.
Переваги суміщення посад бухгалтера та інспектора кадрів
- Економія часу та ресурсів. Одним з головних переваг суміщення є економія на зарплатах та витратах на додаткових спеціалістів. Для невеликих підприємств, де кількість працівників обмежена, це може стати вирішальним фактором.
- Краща інтеграція даних. Коли одна особа відповідає і за бухгалтерію, і за кадрові питання, зменшується ймовірність виникнення помилок через непорозуміння між різними відділами. Наприклад, бухгалтер може безпосередньо працювати з даними по заробітній платі, а кадровик не буде втручатися в ці процеси.
- Швидкість прийняття рішень. Одноосібне ведення двох напрямків дозволяє швидше реагувати на зміну законодавства, внутрішні регламенти та кадрові запити. Всі зміни можна оперативно вносити без необхідності узгоджувати їх з іншими департаментами.
- Зручність у поданні звітності. Оскільки бухгалтер обробляє не лише фінансові, а й кадрові дані, йому легше формувати звіти для державних органів (Держстат, Пенсійний фонд, податкова інспекція) щодо чисельності персоналу, нарахувань на заробітну плату, а також інших звітів з питань трудових відносин.
Основні проблеми такого суміщення посад
- Велике навантаження. Одночасне виконання функцій бухгалтера та кадровика — це значний обсяг роботи. Потрібно стежити за безліччю документів, дотримуватися законодавчих вимог та не забувати про поточні задачі. Це може призвести до швидкого професійного вигорання, якщо не розподіляти навантаження правильно.
- Потреба у глибоких знаннях у двох сферах. Бухгалтер повинен володіти не тільки знаннями з фінансової частини, але й орієнтуватися в кадровому законодавстві, розуміти нюанси трудових відносин, захисту персональних даних, оформлення трудових книжок, наказів про прийом на роботу та звільнення. Це потребує постійного навчання та уважності. Щодо навчання, маємо чудовий курс по кадровому обліку для бухгалтера. За результатами навчання, ви отримаєте сертифікат від ВНЗ IV рівня акредитації — Національного юридичного університету імені Ярослава Мудрого. Курс містить 4 навчальних блоки: модуль 1. Кадровий облік: організаційні аспекти, модуль 2. Бухгалтер у ролі кадровика: день перший, модуль 3. Особові справи, модуль 4. Табель обліку робочого часу і трудова книжка. Якщо Вас зацікавив наш курс, то для отримання доступу телефонуйте за номером 0 800 21 23 12. І пам’ятайте: підвищення кваліфікації дозволить знизити ризики помилок та підвищити ефективність роботи.
ДЕТАЛЬНА ПРОГРАМА
- Ризик помилок. При суміщенні посад може виникнути ситуація, коли через великий обсяг завдань виникають помилки в документації. Важливо організувати правильний контроль та перевірку результатів, щоб мінімізувати ризики.
- Важливість конфіденційності. Кадрові питання часто стосуються персональних даних працівників, які потребують захисту. Бухгалтер повинен бути особливо уважним до питань конфіденційності, щоб уникнути порушення норм захисту персональних даних.
Як організувати ефективну роботу в умовах суміщення посад «бухгалтер-кадровик»
Ключ до успішної організації роботи — це правильне планування. Рекомендуємо виділяти конкретні години для вирішення кадрових питань і окремо — для бухгалтерії або ж, наприклад, відведення певних днів тижня для кадрових справ дозволить не відволікатися від основних бухгалтерських завдань. Це допоможе уникнути ситуацій, коли одне завдання затягує виконання іншого. Також використання спеціалізованих програм для бухгалтерії та кадрового обліку може значно полегшити роботу. Сучасні системи дозволяють автоматизувати розрахунок зарплати, ведення обліку робочого часу, обробку документів, що значно скорочує час, необхідний для виконання рутинних операцій.
Якщо є можливість, доцільно залучати зовнішніх фахівців або контрактних кадровиків для вирішення специфічних завдань, таких як проведення перевірок або складання кадрових звітів. Це дозволить знизити навантаження на основного бухгалтера. Разом з тим, хоча бухгалтер і кадровик можуть бути однією особою, для запобігання помилок важливо встановити регулярний контроль над виконанням обов'язків. Наприклад, перевірка даних за кілька етапів, а також створення стандартних операційних процедур, допоможуть уникнути непорозумінь.
Для зменшення ймовірності помилок варто розробити внутрішні інструкції та стандарти для кожного з напрямків. Це дозволить діяти швидко та ефективно, навіть за відсутності спеціалізованих кадрових працівників. Бухгалтер, який виконує обов’язки кадровика, повинен постійно відслідковувати зміни в законодавстві, проходити курси підвищення кваліфікації з обох напрямків. Це допоможе уникнути порушень і штрафів з боку контролюючих органів.
Суміщення посад бухгалтера та кадровика може бути вигідним для малих і середніх підприємств, особливо з точки зору економії коштів та забезпечення безперебійної роботи організації. Однак, для успішної реалізації такої моделі важливо правильно організувати роботу, забезпечити необхідні знання та ресурси, а також забезпечити належний контроль. Тільки за таких умов бухгалтер, що виконує обов’язки кадровика, зможе ефективно справлятися з усіма завданнями і приносити користь компанії.
