Как ФЛП должен хранить кадровые документы

RU UA
ФЛП должен обеспечить сохранность документов по кадровым вопросам. Впрочем, нормативные требования по хранению документов определены только для предприятий, учреждений и организаций

Для предприятий, учреждений и организаций документом, регламентирующим хранение кадровых документов является Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Организация учета кадровых документов

Основные принципы хранения документов на предприятии

Где хранить

Кто обеспечивает сохранность

Как хранить

Документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив предприятия сохраняют по месту формирования дел - в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения в соответствии с номенклатурой дел

Руководители структурных подразделений и работники предприятия, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях

Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела хранят вертикально в шкафах, которые закрываются. Для оперативности поиска документов дела размещают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел отмечают индексы и заголовки по номенклатуре дел

Для ФЛП все менее очевидно.

Если есть возможность сохранять трудовые договоры, приказы и другие документы по персоналу по месту деятельности, например в магазине, руководствуйтесь указаниями Правил № 1000/5. Это обезопасит от претензий органа контроля.

Нет возможности хранить документы по месту деятельности — храните дома, но будьте готовы предоставить документы инспектору труда.

Работа с трудовыми книжками

Что будет, если документов нет

При отсутствии документов, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, инспектор направит объекта посещения копию акта о невозможности проведения инспекционного посещения и письменное требование предоставить документы. Формы акта и требования нормированы приказом Минсоцполитики от 18.08.2017 № 1338

Инспектор труда может квалифицировать отсутствие документов как признак фактического допуска к работе без оформления трудового договора. Впрочем, решение наложить штраф по ст. 265 КЗоТ принимает не инспектор труда, а уполномоченное должностное лицо органа контроля.

ФЛП может подать письменные объяснения, замечания к акту проверки (пп. 5 п. 13, п. 18 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 21.08.2019 № 823 ), а также иметь время и возможность объяснить обстоятельства дела уполномоченному лицу.



зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, Юлія Видиборець. У програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам.  Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді