Для предприятий, учреждений и организаций документом, регламентирующим хранение кадровых документов является Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.
Основные принципы хранения документов на предприятии
Где хранить | Кто обеспечивает сохранность | Как хранить |
Документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив предприятия сохраняют по месту формирования дел - в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения в соответствии с номенклатурой дел | Руководители структурных подразделений и работники предприятия, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях | Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела хранят вертикально в шкафах, которые закрываются. Для оперативности поиска документов дела размещают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел отмечают индексы и заголовки по номенклатуре дел |
Для ФЛП все менее очевидно.
Если есть возможность сохранять трудовые договоры, приказы и другие документы по персоналу по месту деятельности, например в магазине, руководствуйтесь указаниями Правил № 1000/5. Это обезопасит от претензий органа контроля.
Нет возможности хранить документы по месту деятельности — храните дома, но будьте готовы предоставить документы инспектору труда.
Что будет, если документов нет
При отсутствии документов, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, инспектор направит объекта посещения копию акта о невозможности проведения инспекционного посещения и письменное требование предоставить документы. Формы акта и требования нормированы приказом Минсоцполитики от 18.08.2017 № 1338
Инспектор труда может квалифицировать отсутствие документов как признак фактического допуска к работе без оформления трудового договора. Впрочем, решение наложить штраф по ст. 265 КЗоТ принимает не инспектор труда, а уполномоченное должностное лицо органа контроля.
ФЛП может подать письменные объяснения, замечания к акту проверки (пп. 5 п. 13, п. 18 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 21.08.2019 № 823 ), а также иметь время и возможность объяснить обстоятельства дела уполномоченному лицу.
