Должностная инструкция старшего специалиста по делопроизводству

Обратите внимание! Должностная инструкция старшего специалиста по делопроизводству должна быть на украинском языке.

Должностная инструкция старшего специалиста по делопроизводству

Скачать образец (укр)

Образец Должностной инструкции старшего специалиста по делопроизводству

1. Общие положения

Старший специалист по делопроизводству (далее — старший специалист) обеспечивает организацию работы с входящими документами Общества с ограниченной ответственностью (далее — Общество).

1.1. Старший специалист подчинен начальнику отдела делопроизводства и контроля исполнения (далее — отдел).

1.2. В своей деятельности старший специалист руководствуется Конституцией Украины, законами Украины, другими нормативными документами Президента Украины, Верховной Рады Украины, Кабинета Министров Украины, нормативными и методическими документами по организации делопроизводства и архивного дела Государственного комитета архивов Украины, Уставом Общества, Положением об отделе, Правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по делопроизводству Общества, другими нормативными актами, а также настоящей должностной инструкцией.

1.3. Старшего специалиста назначает на должность и освобождает от нее приказом директор Общества по представлению начальника отдела.

1.4. На период временного отсутствия старшего специалиста его обязанности выполняет специалист по делопроизводству.

2. Должностные обязанности

2.1. Обеспечивает получение входящей корреспонденции, поступающей в адрес Общества.

2.2. Ведет регистрацию входящих документов Общества.

2.3. Вносит резолюции руководителей в регистрационные карточки (журнал регистрации) входных документов.

2.4. Передает документы в структурные подразделения Общества в сроки, определенные Инструкцией по делопроизводству.

2.5. Отвечает за организационное обеспечение проведения мероприятий по повышению квалификации лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Общества, учитывает проведения этих мероприятий.

2.6. Готовит статистические данные по установленным в Обществе формам об объеме входящих документов по их видам, затронутым в них вопросам, корреспондентам и тому подобное.

Должностная инструкция директора (скачать)

3. Права

Имеет право:

3.1. Вносить предложения начальнику отдела по совершенствованию организации документооборота в Обществе.

3.2. Знакомиться с проектам документов Общества, касающиеся его функциональных обязанностей.

3.3. Сообщать лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, о необходимости получить документы, и информировать руководителей структурных подразделений Общества о несвоевременное получение ответственными за ведение делопроизводства служебных документов в отделе.

4. Ответственность

Несет ответственность за:

4.1. Некачественное и несвоевременное выполнение поручений начальника отдела.

4.2. Нарушение требований Инструкции по делопроизводству в Обществе.

4.3. Потерю служебных документов.

4.4. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

4.5. Невыполнение задач и обязанностей, возложенных на него настоящей инструкцией.

Должностная инструкция офис-администратора

5. Должен знать

5.1. Законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

5.2. Структуру Общества и его подразделений.

5.3. Стандарты на организационно-распорядительной документации.

5.4. Схемы документооборота в Обществе.

5.5. Правила регистрации служебных документов.

5.6. Основы деловой этики и делового общения.

5.7. Правила пользования компьютером, приемно-переговорными устройствами, техническими средствами обработки документов.

5.8. Правила эксплуатации копировально-множительной и организационной техники.

5.9. Правила техники безопасности и основы охраны труда.

6. Квалификационные требования

Базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр), стаж работы по профессии специалиста по делопроизводству — не менее 1 года.

Штрафы за отсутствие должностных инструкций

7. Взаимоотношения (связи) по должности

Для выполнения обязанностей и реализации прав старший специалист взаимодействует с:

7.1. Отделом информационных технологий — по вопросам использования средств организационной и вычислительной техники, когда регистрирует входящие документы, ведет статистические формы учета документооборота.

7.2. Лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, — по вопросам получения входящих и внутренних документов.

Начальник отдела делопроизводства

и контроля исполнения _______________ ________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

Визы

Юрисконсульт

____________ _________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

«___» ____________ ____ г.

Начальник отдела кадров

____________ _________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

«___» ____________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен(-а):

____________ ________________________

(подпись) (инициалы, фамилия)

«___» ____________ ____ г.

Название должности лица,

которое разработало инструкцию Подпись Инициалы, фамилия

Визы, отметка об ознакомлении с инструкцией и получения ее копии