Посадова інструкція старшого фахівця з діловодства
Скачати зразок
Зразок Посадової інструкції старшого фахівця з діловодства
_________________________________ (назва підприємства) ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
старшого фахівця з діловодства (код КП 3439)
___________ № ______ | ЗАТВЕРДЖЕНО _________________________________ (керівник підприємства, інша посадова особа, уповноважена затверджувати посадові інструкції) _________ ________________________ (підпис) (ініціали, прізвище) «___» _____________________ 20___ р. |
1. Загальні положення
Старший фахівець з діловодства (далі — старший фахівець) забезпечує організацію роботи з вхідними документами Товариства з обмеженою відповідальністю (далі — Товариство).
1.1. Старший фахівець підпорядкований начальнику відділу діловодства та контролю виконання (далі — відділ).
1.2. У своїй діяльності старший фахівець керується Конституцією України, законами України, іншими нормативними документами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативними та методичними документами щодо організації діловодства та архівної справи Державного комітету архівів України, Статутом Товариства, Положенням про відділ, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Інструкцією з діловодства Товариства, іншими нормативними актами, а також цією посадовою інструкцією.
1.3. Старшого фахівця призначає на посаду та звільняє з неї наказом директор Товариства за поданням начальника відділу.
1.4. На період тимчасової відсутності старшого фахівця його обов’язки виконує фахівець з діловодства.
2. Завдання та обов’язки
2.1. Забезпечує отримання вхідної кореспонденції, що надходить на адресу Товариства.
2.2. Веде реєстрацію вхідних документів Товариства.
2.3. Вносить резолюції керівників до реєстраційних карток (журналу реєстрації) вхідних документів.
2.4. Передає документи до структурних підрозділів Товариства у строки, визначені Інструкцією з діловодства.
2.5. Відповідає за організаційне забезпечення проведення заходів із підвищення кваліфікації осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах Товариства, обліковує проведення цих заходів.
2.6. Готує статистичні дані за встановленими в Товаристві формами про обсяг вхідних документів за їх видами, порушеними у них питаннями, кореспондентами тощо.
Посадова інструкція директора (скачати)
3. Права
Має право:
3.1. Вносити пропозиції начальнику відділу щодо вдосконалення організації документообігу в Товаристві.
3.2. Ознайомлюватися з проєктами документів Товариства, що стосуються його функціональних обов’язків.
3.3. Повідомляти осіб, відповідальних за ведення діловодства у структурних підрозділах, про необхідність отримати документи, та інформувати керівників структурних підрозділів Товариства про несвоєчасне отримання відповідальними за ведення діловодства службових документів у відділі.
4. Відповідальність
Несе відповідальність за:
4.1. Неякісне та несвоєчасне виконання доручень начальника відділу.
4.2. Порушення вимог Інструкції з діловодства в Товаристві.
4.3. Втрату службових документів.
4.4. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку.
4.5. Невиконання завдань та обов’язків, покладених на нього цією інструкцією.
Посадова інструкція офіс-адміністратора
5. Повинен знати
5.1. Законодавчі та нормативно-правові акти, методичні матеріали з питань діловодства та архівної справи.
5.2. Структуру Товариства та його підрозділів.
5.3. Стандарти на організаційнорозпорядчу документацію.
5.4. Схеми документообігу в Товаристві.
5.5. Правила реєстрації службових документів.
5.6. Основи ділової етики та ділового спілкування.
5.7. Правила користування комп’ютером, приймально-переговорними пристроями, технічними засобами опрацювання документів.
5.8. Правила експлуатації копіювально-розмножувальної та організаційної техніки.
5.9. Правила техніки безпеки та основи охорони праці.
6. Кваліфікаційні вимоги
Базова вища освіта відповідного напряму підготовки (бакалавр), стаж роботи за професією фахівця з діловодства — не менше ніж 1 рік.
Штрафи за відсутність посадових інструкцій
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою
Для виконання обов’язків та реалізації прав старший фахівець взаємодіє з:
7.1. Відділом інформаційних технологій — з питань використання засобів організаційної та обчислювальної техніки, коли реєструє вхідні документи, веде статистичні форми обліку документообігу.
7.2. Особами, відповідальними за ведення діловодства у структурних підрозділах, — з питань отримання вхідних та внутрішніх документів.
Начальник відділу діловодства
та контролю виконання _______________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
Візи
Юрисконсульт
____________ _________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
«___» ____________ ____ р.
Начальник відділу кадрів
____________ _________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
«___» ____________ ____ р.
З інструкцією ознайомлений(-а):
____________ ________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
«___» ____________ ____ р.
Назва посади особи,
що розробила посадову інструкцію Підпис Ініціали, прізвище
Візи, відмітка про ознайомлення з посадовою інструкцією та отримання її копії
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
