Електронна трудова книжка: як сформувати онлайн

Блок під заголовком новини 1 Підпишіться на Telegram-канал Кадровик-01. Новини! Тримаємо руку на пульсі усіх змін без паніки та зайвої води

Ми вже відібрали головне для вас
Автор
редактор стрічки новин порталу «Кадровик-01»
Ініціювати оцифрування можна і під час особистого візиту до ПФУ

Електронна трудова книжка: як сформувати онлайн

Працівники та роботодавці можуть використовувати в роботі електронні трудові книжки. Для того, щоб її сформувати, потрібно завантажити на портал Пенсійного фонду відсканований паперовий документ. Це може зробити як роботодавець, так і сам працівник.

Як сканувати трудові книжки й передати до ПФУ

У ПФУ звернули увагу, що для цього вхід на портал має здійснюватися саме з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). 

Кольорові скан-копії потрібно завантажити у хронологічному порядку. Важливо пам'ятати також про інші вимоги: 

  • поля документів придатні для сприйняття змісту (серія та номер бланків);
  • рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;
  • формат .jpg або .pdf;
  • розмір кожного файлу — до 1 Мб.

Крім трудової книжки, можна завантажити копії інших документів про стаж.

Через певний час слід перевірити статус звернення щодо оцифрування. Його можуть відхилити, якщо трудова книжка не відповідатиме загальним вимогам.

Зверніть увагу: оцифрування можна провести і офлайн, завітавши до сервісного центру Пенсійного фонду.

Зробити це потрібно до 10 червня 2026 року.

За інформацією Головного управління Пенсійного фонду України в Херсонській області

додаток

Зміни у лімітах на бронювання у 2026 році

Статті за темою

Усі статті за темою

Запис у трудовій книжці про зміну назви посади

За загальним правилом, зміна назви посади, зокрема і з метою приведення у відповідність до КП, кваліфікується як зміна істотних умов праці, про яку працівника в мирний час попереджають не пізніше ніж за два місяці, а в період дії воєнного стану хоча б за день. Виняток — уточнення назви посади.
64476

Особливості зберігання трудових книжок

Під час оформлення на роботу всі працівники зобов’язані подавати на підприємство трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (витяг з електронної трудової книжки).
28461

Заповнення трудової книжки при першому працевлаштуванні

Працівник, влаштовуючись на нове місце роботи, зобов’язаний надавати трудову книжку (за наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ч. 2 ст. 24 КЗпП)
32634

Як зробити запис про звільнення за власним бажанням з поважної причини в трудову книжку

Надзвичайно важливим як для працівника, так і для роботодавця є правильне оформлення запису до трудової книжки про звільнення. Відтак, чіткий, коректно сформульований запис до трудової книжки про звільнення за власним бажанням з поважної причини дозволяє уникнути непорозумінь у подальшому працевлаштуванні та підтверджує законність припинення трудових відносин
28532

Видача трудової книжки у день звільнення

Видача трудової книжки в день звільнення передбачена чинним законодавством. Бувають випадки, коли працівник відсутній на роботі в день звільнення або втратив свою трудову книжку, чи бажає отримати її на руки, щоб подати відомості до Пенсійного фонду, які дії працівника та роботодавця? Відповіді на ці та інші запитання отримаєте в статті
70637

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді