Оцифрування трудових книжок: внесення даних про переведення, нагородження і присвоєння рангів

Інспектори праці підготували практичні рекомендації для роботодавців у зв'язку із цифровізацією кадрових записів. Зокрема, тут нагадали, що вже 10 червня завершується п'ятирічний перехідний період, під час якого потрібно було відсканувати трудові книжки працівників та внести відповідні дані до електронного реєстру. 

Після оцифрування саме електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність особи, а паперова повертається на зберігання працівникові — роботодавець більше не зобов'язаний зберігати документ.

Як сканувати трудові книжки й передати до ПФУ

Процес передачі інформації до Пенсійного фонду відбувається через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ. Внести дані може як роботодавець, так і сам працівник. Після цього варто перевірити, чи всі періоди трудової діяльності були внесені до Реєстру та, за потреби, надати інформацію, якої бракує. Щоб не припуститися помилок на цьому етапі, доцільно провести інвентаризацію даних працівників. Після завершення оцифрування паперові трудові книжки потрібно повернути працівникам під підпис.

Інспектори праці також звернули увагу на деякі особливості внесення даних про трудову діяльність особи:

1. Переведення на іншу посаду — внесення запису у трудову книжку здійснюється за бажанням працівника на підставі наказу (з точною назвою посади згідно з КП), а в електронному реєстрі відображається при поданні даних про кадрову подію.
2. Призначення чергового рангу або категорії — цей факт оформлюється наказом і може бути відображений як кадрова подія у системі електронного обліку, якщо це прямо впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей згідно з наказом (запис у паперову книжку не обов’язково автоматично дублюється в електронну версію).
3. Нагородження та заохочення — в окремий розділ «Відомості про нагородження» вносять дані про державні нагороди та відзнаки України, а у «Відомості про заохочення» — про заохочення за успіхи у праці. В електронному реєстрі такі відомості можуть бути подані лише як частина інформації роботодавця при заповненні даних.

Працівникам, так само як і роботодавцям, радять перевіряти коректність внесених даних на порталі ПФУ. Після цього працівник може як сам внести потрібні виправлення та доповнення, так і звернутися із відповідною заявою до свого роботодавця.

За інформацією Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради