Державна архівна служба України (далі — Укрдержархів) спільно з Українським науководослідним інститутом архівної справи та документознавства (далі — УНДІАСД) підготувала низку нових нормативноправових актів, а також зміни до чинних нормативноправових актів і національних стандартів у сфері діловодства та архівної справи.
Серед очікуваних змін — нова редакція Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційнорозпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», у якій:
· уточнено склад реквізитів документів;
· змінено та уточнено вимоги до змісту та розміщення деяких реквізитів;
· збільшено кількість прикладів оформлення документів.
Підготовлено новий Збірник уніфікованих форм організаційнорозпорядчих документів. Цей збірник містить 24 уніфіковані форми найпоширеніших видів організаційнорозпорядчих документів, які структуровано за класифікаційною схемою управлінської документації, згідно з якою організаційнорозпорядча документація є одним із класів управлінської документації і поділяється на організаційну, розпорядчу та інформаційноаналітичну.
Укрдержархів підготував три нормативноправових акти стосовно організації спеціальних видів діловодства. Зокрема, складено проект постанови КМУ «Про затвердження Типової інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, які містять службову інформацію». Цим документом регламентовано такі процеси, як:
- приймання та реєстрація документів;
- облік видань з грифом «Для службового користування»;
- облік електронних носіїв інформації;
- друкування та розмноження документів;
- надсилання документів;
- формування виконаних документів у справи;
- користування документами;
- перегляд документів з грифом «Для службового користування»;
- підготовка справ до передавання на архівне зберігання та для знищення;
- забезпечення збереженості документів та перевірка їх наявності.
Ще один важливий проект — постанова «Про затвердження Типової інструкції з діловодства за запитами на інформацію», яка установлює:
- загальні вимоги до організації діловодства за запитами на інформацію в центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери їх управління;
- єдині вимоги до прийняття, обліку, виконання запитів на інформацію, їх формування у справи.
Планується підготувати нову редакцію Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, установах, підприємствах, організаціях незалежно від форм власності, засобах масової інформації, яка унормовує питання організації діловодства за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян із урахуванням змін у законодавстві, впровадження електронного документообігу та електронного цифрового підпису.
За пропозиціями, що надійшли від державних архівів, підприємств, установ та організацій, а також змінами в законодавстві значно змінено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5. Зокрема, зміни внесено до 230 статей та запропоновано понад 70 нових статей.
Для врегулювати процесів експертизи цінності, описування та зберігання науковотехнічної документації підготовлено проект наказу Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил роботи з науковотехнічною документацією в архівних установах», який до кінця 2016 року планується подати на реєстрацію.
У червні 2016 року буде зареєстровано наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку передавання кіно, відео, фото, фонодокументів на постійне зберігання».
