Лікарняний – підстава призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності. Звісно, не будь-який лікарняний, а лише виданий в установленому порядку. Це норма статті 31 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105 (далі — Закону № 1105).
Нормативні акти не вимагають, щоб підприємства обов’язково вели Журнали реєстрації листків непрацездатності.
Але така облікова форма передбачена Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.
За цим переліком Журнал треба зберігати 3 роки.
Строки зберігання документів ➤➤➤
Доцільність вести Журнал обліку лікарняних — безсумнівна, адже це мінімізує конфліктні ситуації щодо строків надання лікарняних працівниками, що стають до роботи, і строків, коли лікарняний потрапив до комісії із соцстраху. До того ж такий журнал істотно знижує ризик втрати листка непрацездатності на самому підприємстві, що, на жаль, трапляється.
Такої самої думки, яку щойно висловив поважний Фонд, давно дотримують експерти Експертус Кадри та системи «Експертус: Кадри».
Журнал обліку листків непрацездатності допоможе:
1) дотримувати 10-денного строку для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності, вагітності та пологів;
2 ) довести, що в затримці оплати чи втраті лікарняного винний не кадровик.
1. Журнал як інструмент планування. Підприємство має розглянути документи для призначення допомоги з тимчасової непрацездатності, з вагітності та пологів протягом 10-ти днів із дня їх надходження. Якщо Комісія (уповноважений) із соціального страхування (далі — Комісія) відмовляє в допомозі, має п’ять днів, щоб поінформувати працівника про відмову, її причини та порядок оскарження (ч. 1 ст. 32 Закону № 1105).
Десять днів — загальний строк. За цей час лікарняний має пройти керівника підрозділу (табельника), кадровика і Комісію.
Комісія:
- протокольно вирішує, чи призначати матеріальне забезпечення — допомогу з тимчасової непрацездатності, у т. ч. для догляду за хворою дитиною, у зв’язку з вагітністю та пологами, на поховання;
- передає протокол роботодавцю для виплат, розрахунків тощо (п. 3.1.1 Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 13).
Журнал — зручний спосіб відстежувати дедлайни та планувати засідання Комісії так, щоб вкладатися в 10 днів.
2. Журнал як доказ. Форма протоколу Комісії містить поле для дати засідання і не має поля для дати надходження документів на розгляд Комісії. Цю дату фіксуватимете в журналі обліку листків непрацездатності. Так убезпечите себе від претензій працівників, які не отримали матдопомогу в очікувану дату.
