Підприємство реорганізується, змінюється назва або форма власності. У деяких працівників зміниться назва посади і код за Класифікатором професій. Як правильно оформити такі зміни? Що робити з працівниками, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та у щорічній відпустці? Чи потрібно складати і затверджувати нову номенклатуру справ, якщо зміни відбуватимуться з 1 грудня? Що робити з особовими справами і картками П-2? Філія без права юридичної особи перетворюється у відділення філії, як це вплине на роботу відділу кадрів?
У ході реорганізації може змінюватися власник підприємства, організаційна структура і функції, назва організації та структурних підрозділів, вимоги до професійних і ділових якостей працівників, назви посад і зміст трудових функцій, кількісний та якісний склад персоналу тощо.
Зміна назви організації і форми власності зазначається в організаційних документах, у документах, що регламентують процеси управління персоналом (штатному розписі, посадових інструкціях, правилах тощо), та облікових документах працівників.
Записи про зміну назви організації вносять до трудових книжок працівників відповідно до пункту 2.15 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58. Також відповідні зміни внесіть до особових карток працівників (типова форма П-2): закресліть попередню назву, поруч (або зверху) зазначте нову повну назву організації або проставте штамп із назвою організації. Відомості про зміну назви організації внесіть і до особових справ працівників: зазначте нове найменування на обкладинках особових справ та внесіть необхідні відомості до доповнень до особового листка з обліку кадрів.
Олександр Денисенко член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України, Київ Вісім кроків, щоб передати до архіву особові картки П-2. Адже відділ кадрів щороку готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників після того, як закінчився строк їх зберігання в поточному діловодстві
Відповідно до пункту 5 глави 2 розділу ІХ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставами для розмежування її документів на два архівних фонди.
Отже, зміна назви організації не вплине на подальший порядок реєстрації документів. Однак на обкладинках журналів реєстрації наказів, Книги обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, інших облікових форм зазначте нове найменування організації та дату, з якої його застосовують. Попереднє найменування не закреслюють, а беруть у дужки. Відповідні записи виконують і на обкладинках усіх справ, що заведені у діловодстві кадрової служби згідно з номенклатурою справ на поточний рік.
Нову номенклатуру справ складати не потрібно, адже до 15 листопада поточного року відповідно до пункту 8 глави 1 розділу IV Правил № 1000/5 розроблюється номенклатура справ структурних підрозділів організації на наступний рік, зокрема, й номенклатура справ відділу кадрів, де передбачені майбутні зміни.
Зміна функціональних обов’язків за посадою є зміною істотних умов праці, пов’язаною зі змінами в організації виробництва і праці (ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України (КЗпП)). Про зміну істотних умов праці працівника в мирний час повідомляємо не пізніше ніж за два місяці. У період дії воєнного стану роботодавець повідомляє працівника про зміну істотних умов праці не пізніш як до запровадження таких умов (ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Якщо працівник не погоджується на продовження роботи в нових умовах, то трудовий договір припиняється на підставі відмови від продовження роботи у зв’язку із зміною істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП).
Якщо факт змін в організації виробництва і праці не мав місця, зміна істотних умов праці може бути визнана неправомірною. Верховний Суд України надав роз’яснення судам, що зміни в організації виробництва і праці — це раціоналізація робочих місць, введення нових форм організації праці, у т. ч. перехід на бригадну форму організації праці і, навпаки, впровадження передових методів, технологій тощо (п. 10 Постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 № 9).
Якщо змінюється посада, керуйтесь процедурою скорочення чисельності або штату (п. 1 ст. 40 КЗпП). Повідомте працівника про майбутнє звільнення у зв’язку зі скороченням його посади (ч. 1 ст. 49-2 КЗпП). Одночасно запропонуйте переведення на іншу посаду. Якщо погодиться, видавайте наказ про переведення.
Увага!
Пам’ятайте, відповідно до частини 4 статті 36 КЗпП у разі зміни власника організації, а також у разі її реорганізації (злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) дія трудового договору працівника продовжується.
У разі передачі суб’єкта господарювання трудові відносини працівників продовжуються із набувачем. Права і обов’язки за трудовими договорами, що існували між працівниками і відчужувачем, переходять до набувача (ч. 3 ст. 36-1 КЗпП).
Реорганізація філії
Реорганізація організації — це злиття, приєднання, поділ, виділення, перетворення (ч. 4 ст. 36 КЗпП). Реорганізація філії як структурного підрозділу розглядається за аналогією з реорганізацією організації. Відповідно до статті 95 Цивільного кодексу України філія є відокремленим підрозділом юридичної особи, який розташований поза її місцем розташування та здійснює всі або частину її функцій.
Якщо зміни стосуватимуться істотних умов праці, то їх оформлюватимуть розпорядчими документами і вноситимуть відповідні зміни до організаційних документів організації і облікових документів працівників філії.
Якщо реорганізація супроводжується скороченням чисельності та штату, то працівників звільняють на підставі пункту 1 статті 40 КЗпП із додержанням вимог статті 49-2 КЗпП.
Пам’ятайте про захищені категорії працівників, яких КЗпП забороняє звільняти (ч. 3 ст. 184 КЗпП).
У разі зміни лише назви філії (підрозділу) та підпорядкованості, працівники залишаються працювати на своїх посадах. Змінена назва філії вноситься до особової картки П-2, особових справ, доповнень до особового листка з обліку кадрів та до трудових книжок працівників.
