Як оцифрувати трудові книжки для ПФУ: покроково
Пункт 4.1 «Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників», затвердженої наказом Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі — Інструкція № 58) скеровує: власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Пунктом 4.2 Інструкції № 58 передбачено, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Зразок Повідомлення про необхідність отримати трудову книжку
Управління Держпраці у Кіровоградській області зауважує, що бажано надсилати таке повідомлення рекомендованим листом «з повідомленням» роботодавця про отримання листа працівником. Таким чином, у разі виникнення трудового спору, у роботодавця буде додатковий доказ щодо відсутності його вини у затримці видачі працівнику трудової книжки.
Увага! Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою ви не отримали, керуйтеся нормами пункту 6.2 Інструкції № 58, а саме: трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у закладі окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.
