КМУ врегулює порядок оформлення електронних документів та електронний міжвідомчий обмін

Може стати у нагоді

• Типова інструкція з діловодства в органах місцевого самоврядування

КМУ оприлюднив постанову «Про внесення змін до постанов Кабінету Міністрів України від 14 березня 2012 р. № 236 і від 17 січня 2018 р. № 55» від 08.04.2025 № 404 (далі — Постанова № 404). Вона внесе зміни до постанов КМУ:

• «Про затвердження Порядку використання коштів, передбачених у державному бюджеті за програмою «Електронне урядування» від 14.03.2012 № 236;
• «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17.01.2018 № 55 (далі —Постанова № 55).

Як запровадити електронний документообіг

У Типовій інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженій Постановою № 55 (далі — Типова інструкція), зокрема встановлять:

• поняття витягу, електронної копії електронного документа, адреси електронної пошти установи;
• обмін електронними документами через систему взаємодії з установами та іншими держорганами, органами місцевого самоврядування, організаціями, підприємствами незалежно від форми власності та інститутами громадянського суспільства, що підключилися до зазначеної системи;
• ведення діловодства виключно з використанням системи електронного документообігу, інтегрованої до системи взаємодії, веб-порталу системи взаємодії;
• інформаційний обмін між працівниками. Він може здійснюватися за допомогою інших засобів електронних комунікацій за рішенням керівника установи;
• порядок, як використовувати удосконалені електронні печатки, що базуються на кваліфікованих сертифікатах електронної печатки, та уповноважених працівників державної установи, відповідальних за їх застосування. Його визначатиме керівник державної установи своїм рішенням.

Термін «кваліфікованих електронних підписів» замінять на «кваліфікованих електронних підписів або удосконалених електронних підписів, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису».

Електронні документи, що надходять на адресу електронної пошти установи без кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або удосконаленої електронної печатки, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, від будь-яких кореспондентів, реєстрації та подальшому розгляду не підлягатимуть. Електронний документ, крім факсограми, зможуть зареєструвати, якщо це визначено інструкцією з діловодства установи.

Додатки 2-4 Типової інструкції викладуть в новій редакції.

Постанова № 404 внесе зміни і до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, що затвердила Постанова № 55:

• класи управлінської документації визначатимуться згідно з Класифікатором управлінської документації НК 010:2021;
• відомості про працівника, який створив документ, оформлятимуть у нижньому лівому куті на лицьовому боці останнього аркуша паперового документа. Вони складатимуться з таких елементів: прізвища і власного імені, службового номера телефону та / або адреси службової електронної пошти;
• реєстрацію документа здійснюватимуть через систему електронного діловодства установи або у разі її відсутності централізовано через веб-портал відповідно до інструкції діловодства установи. Журнальна / паперова або карткова форма реєстрації допускатиметься, коли неможливо вести електронну реєстрацію та лише в умовах та протягом строку воєнного чи надзвичайного стану на території, де розташована установа, та протягом шести місяців після того, як скасують воєнний чи надзвичайний стан на відповідній території.

Також встановлять, де зберігатимуть документи з часу, коли їх створили чи вони надійшли до установи і до передачі до архівного підрозділу установи.

Регламент організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі викладуть в новій редакції. Він визначатиме особливості, як створювати, вести, формувати бази даних, інформаційно-комунікаційні системи та інформаційні системи, як складові системи електронної взаємодії органів виконавчої влади.

За матеріалами КМУ