Відповідь
Статтею 295 ЦКУ передбачено, що протягом життя особа може змінювати ім’я (прізвище, власне ім’я та по батькові).
Відповідно до пункту 1 статті 18 Закону № 2398 на підтвердження факту державної реєстрації акта цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видається відповідне свідоцтво. Строки видачі свідоцтв з моменту державної реєстрації акту цивільного стану не визначено ані Законом № 2398, ані Правилами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5 (далі — Правила). Як правило, відповідне свідоцтво видається в день реєстрації акту цивільного стану.
Абзацом 2 пункту 24 розділу 2 та пунктом 26 розділу 3 глави ІІІ Правил визначено, що при зміні прізвища у зв’язку з реєстрацією або розірванням шлюбу паспорт громадянина України підлягає обміну в місячний строк.
Коли працівник отримає новий паспорт, тоді на підставі його заяви та додатків (копія нового паспорта, свідоцтво про укладення/розірвання шлюбу) роботодавець видає наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів.
Запис у трудовій книжці про зміну прізвища у зв’язку з реєстрацією шлюбу
СКАЧАТИ зразокОднак працівники не завжди повідомляють відділ кадрів про зміни в особистих документах, через що в особових картках та облікових формах особових справ може бути неактуальна чи недостовірна інформація. Для врегулювання цього питання рекомендуємо прописати у нормативному локальному акті (Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про захист персональних даних) обов’язок працівника у визначений термін повідомляти роботодавця про зміни в персональних даних.
Детальніше читайте у консультації Зміна прізвища чи власного імені: відображаємо в кадрових документах та трудовій книжці ➤➤➤
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникає низка питань: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Порядок зберігання особових справ працівників необхідно організувати так, щоб дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства. Оскільки особові справи необхідно вести на державних, комунальних, а також приватних підприємствах, ця стаття неодмінно допоможе вам у роботі.
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
