Відповідь
Статтею 295 ЦКУ передбачено, що протягом життя особа може змінювати ім’я (прізвище, власне ім’я та по батькові).
Відповідно до пункту 1 статті 18 Закону № 2398 на підтвердження факту державної реєстрації акта цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видається відповідне свідоцтво. Строки видачі свідоцтв з моменту державної реєстрації акту цивільного стану не визначено ані Законом № 2398, ані Правилами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5 (далі — Правила). Як правило, відповідне свідоцтво видається в день реєстрації акту цивільного стану.
Абзацом 2 пункту 24 розділу 2 та пунктом 26 розділу 3 глави ІІІ Правил визначено, що при зміні прізвища у зв’язку з реєстрацією або розірванням шлюбу паспорт громадянина України підлягає обміну в місячний строк.
Коли працівник отримає новий паспорт, тоді на підставі його заяви та додатків (копія нового паспорта, свідоцтво про укладення/розірвання шлюбу) роботодавець видає наказ про внесення змін до трудової книжки, облікових та бухгалтерських документів.
Запис у трудовій книжці про зміну прізвища у зв’язку з реєстрацією шлюбу
СКАЧАТИ зразокОднак працівники не завжди повідомляють відділ кадрів про зміни в особистих документах, через що в особових картках та облікових формах особових справ може бути неактуальна чи недостовірна інформація. Для врегулювання цього питання рекомендуємо прописати у нормативному локальному акті (Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про захист персональних даних) обов’язок працівника у визначений термін повідомляти роботодавця про зміни в персональних даних.
Детальніше читайте у консультації Зміна прізвища чи власного імені: відображаємо в кадрових документах та трудовій книжці ➤➤➤
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
