Відповідь
Фото в особовому листку з обліку кадрів обов’язкове, якщо це передбачають Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства (ПВТР).
Перелік документів особової справи визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Серед них — особовий листок із обліку кадрів. Це обов’язковий документ особової справи. Проте законодавство не унормовує типової форми особового листка. Відтак підприємство не оштрафують, якщо в особовому листку не буде фото працівників.
⇛ Як сформувати особову справу для нового працівника ⇚
Експерти Експертус Кадри в рекомендованій формі особового листка з обліку кадрів передбачили місце для фотокартки. На великому підприємстві так зручно й керівнику підприємства, і кадровикам, щоби в особовій справі було фото працівника.
Тож доцільно прописати у ПВТР, що нові працівники до початку роботи зобов’язані надати до кадрової служби одну фотокартку — для особової картки П-2, та додаткові фотокартки, якщо потрібно оформити особову справу та особову картку для картотеки військового обліку.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
З листа до редакції: «Декілька років тому ми дозволили жінці-лаборанту працювати у вільний від основної роботи час за внутрішнім сумісництвом у тій же лабораторії прибиральником виробничих приміщень. За таку роботу ми доплачували їй 50% окладу прибиральника. Зараз ця працівниця вирішила відмовитися від роботи прибиральника. Який слід видати наказ? Оскільки раніше було видано наказ про дозвіл працювати за сумісництвом, то тепер маємо написати «не дозволяємо надалі працювати»? Чи як правильно?»
Особова справа працівника, за умови додержання правил її ведення, містить повну інформацію про трудову діяльність та персональні дані цього працівника, тому слід організувати належне зберігання особових справ на підприємстві. Як правильно зберігати особові справи, читайте у статті
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
