Відповідь
Фото в особовому листку з обліку кадрів обов’язкове, якщо це передбачають Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства (ПВТР).
Перелік документів особової справи визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Серед них — особовий листок із обліку кадрів. Це обов’язковий документ особової справи. Проте законодавство не унормовує типової форми особового листка. Відтак підприємство не оштрафують, якщо в особовому листку не буде фото працівників.
⇛ Як сформувати особову справу для нового працівника ⇚
Експерти Експертус Кадри в рекомендованій формі особового листка з обліку кадрів передбачили місце для фотокартки. На великому підприємстві так зручно й керівнику підприємства, і кадровикам, щоби в особовій справі було фото працівника.
Тож доцільно прописати у ПВТР, що нові працівники до початку роботи зобов’язані надати до кадрової служби одну фотокартку — для особової картки П-2, та додаткові фотокартки, якщо потрібно оформити особову справу та особову картку для картотеки військового обліку.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникає низка питань: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Особова справа — це сукупність документів, в яких відображені відомості про трудову діяльність особи та її біографічні дані. Зокрема, про освіту, військову службу, сімейний стан, державні відзнаки та інше. Законодавство регламентує правила формування особової справи працівника. Правила ведення особових справ та поради експертів вбережуть вас від помилок і зайвої роботи.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Порядок зберігання особових справ працівників необхідно організувати так, щоб дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства. Оскільки особові справи необхідно вести на державних, комунальних, а також приватних підприємствах, ця стаття неодмінно допоможе вам у роботі.
Внутрішній опис відображає включення документів до справи і містить відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні особової справи
