Відповідь
Фото в особовому листку з обліку кадрів обов’язкове, якщо це передбачають Правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства (ПВТР).
Перелік документів особової справи визначає пункт 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Серед них — особовий листок із обліку кадрів. Це обов’язковий документ особової справи. Проте законодавство не унормовує типової форми особового листка. Відтак підприємство не оштрафують, якщо в особовому листку не буде фото працівників.
⇛ Як сформувати особову справу для нового працівника ⇚
Експерти Експертус Кадри в рекомендованій формі особового листка з обліку кадрів передбачили місце для фотокартки. На великому підприємстві так зручно й керівнику підприємства, і кадровикам, щоби в особовій справі було фото працівника.
Тож доцільно прописати у ПВТР, що нові працівники до початку роботи зобов’язані надати до кадрової служби одну фотокартку — для особової картки П-2, та додаткові фотокартки, якщо потрібно оформити особову справу та особову картку для картотеки військового обліку.
Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно
Служба управління персоналом державного органу приділяє чимало часу роботі з особовими справами державних службовців. Щоб заощадити час кадровикам, ми підготували перелік документів та порядок ведення особових справ держслужбовців.
Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.
Особовий листок по обліку кадрів — обов’язкова складова особової справи працівника. Зразок заповнення особового листка з обліку кадрів не має затвердженої законом типової форми. Саме тому у кадровиків виникають питання: що таке особовий листок з обліку кадрів, який бланк доповнення до особового листка з обліку кадрів, хто заповнює особовий листок з обліку кадрів. Щоб не витрачати час, скористайтеся бланком та зразком заповнення.
Вічне запитання з кадрової практики: чи долучати до особової справи згоду на обробку персональних даних… Відповідь — ні! Дізнайтесь: які документи можна і потрібно формувати до особової справи працівника, а чого у жодному разі там не має бути.
