Уніфіковані форми: про що варто подбати?

Відповідь

Збірник уніфікованих форм видів організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Нормативно методичної комісії (НМК Укрдержархіву) від 08.04.2025 № 1 (далі — Збірник № 1), не є нормативно-правовим актом. Він рекомендований до використання службам діловодства та кадровим службам незалежно від галузі й сфери діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, будь-яких інших юридичних осіб під час створення як конкретних видів організаційно-розпорядчих документів, так і типових уніфікованих форм.

Послуговуйтеся Збірником № 1, коли розроблюєте типові, примірні, індивідуальні інструкції з діловодства й підготовлюєте альбоми / збірники форм організаційно-розпорядчих документів. 

Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів

Окрім того, доцільно узгодити зразки документів, що зазначені у внутрішніх нормативних актах, наприклад в інструкції з діловодства чи правилах оформлення кадрових документів тощо, з уніфікованими формами. Те, як в уніфікованих формах оформлені реквізити відміток, наприклад підпису, візи, відмітки про ознайомлення, відповідає вимогам Національного стандарту ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затвердженого наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144, — обов’язкового в діловодстві.

Чим передбачена розробка альбомів / збірників форм організаційно-розпорядчих документів (нормативна база)

Якщо послуговуєтеся зразками наказів та інших кадрових документів із системи «Експертус Кадри», то вам не варто хвилюватися — вони враховують усі зміни з вересня 2021 року, коли ввели новий ДСТУ 4163:2020, та відповідають уніфікованим зразкам зі Збірника № 1.