Мін’юст затвердив зміни до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886).
Уточнили, що підприємства, які впровадили системи електронного документообігу, застосовують кваліфікований електронний підпис (КЕП) чи печатку відповідно до наказу Мінцифри «Про встановлення вимог до технічних засобів, процесів їх створення, використання та функціонування у складі інформаційно-телекомунікаційних систем під час надання кваліфікованих електронних довірчих послуг» від 30.09.2020 № 140/614.
Доповнили Порядок № 1886 нормами, за якими удосконалені та інші види електронних підписів в електронному документообігу можна застосовувати для роботи з документами тимчасових строків зберігання відповідно до вимог ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV з урахуванням загальних принципів роботи з електронними документами, встановлених Порядком № 1886.
У разі, якщо для документа, на який наклали удосконалений чи інший вид електронного підпису, за результатами проведеної експертизи цінності визначили постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, засвідчуватиме його КЕП.
Загальні засади документування управлінської інформації на підприємствах та особливості ведення діловодства у паперовій формі визначають Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.
Вимоги Порядку № 1886 до роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами.
Крім цього, з Порядку № 1886 виключили норму, відповідно до якої створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі підприємства погоджували з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради.
Створювати документи тимчасового зберігання (до 10 років включно) у паперовій формі не обов’язково.
Паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створена відповідно до інструкції з діловодства підприємства.
Проходження в діловодстві підприємства одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.
Відповідні зміни до Порядку № 1886 викладені у наказі Мін’юсту від 14.10.2022 № 4527/5.
Олена Петровська,
експерт із кадрових питань
