13 справ для вдалого початку діловодного року

Закриваємо паперові журнали реєстрації

Незалежного від того, закінчуються чи ні в журналі реєстрації чисті аркуші, закривати його потрібно щороку.

Підсумковий запис розташовують після останнього рядка з реєстраційними даними за рік. Тут зазначають кількість зареєстрованих документів відповідного виду та виявлені особливості реєстрації (пропуски, повтори номерів). Підсумковий запис підписує особа, відповідальна за реєстрацію документів. Поруч із підписом проставляють дату.

➤ Журнал реєстрації наказів: види та зразки

Роздруковуємо та закриваємо електронні журнали реєстрації

Електронні журнали реєстрації, що мають постійний або тривалий (понад 10 років) строк зберігання, після закінчення діловодного року слід роздрукувати та доповнити такими двома аркушами, як:

• титульний — початковий, містить назву журналу (наприклад, «Журнал реєстрації наказів директора з основної діяльності»);
• із засвідчувальним написом — останній, оформляють на етапі підготовки справ до передавання в архів.

Укомплектовану справу з роздрукованим електронним журналом прошивають у чотири проколи, оправляють у тверду обкладинку та вносять окремим пунктом до річного розділу відповідного опису справ.

⚡ ТОП-5 консультацій ⚡

• Класифікатор професій
• Відсторонення невакцинованого працівника
• Зразок оформлення наказу за ДСТУ 4163:2020
• Звіт про квоту 2022
• Трудовий договір

Створюємо реєстраційні та облікові форми

Працівники архівів радять щороку створювати нові журнали для реєстрації документів. Тож, якщо ви все-таки вирішивши дотриматися цієї рекомендації, варто створювати журнали для всіх видів документів та реєструвати їх окремо. А це такі, як:

• документи від органів державної влади;
• накази з основних питань діяльності (з основної діяльності);
• накази з адміністративно-господарських питань;
• накази з кадрових питань тривалого строку зберігання;
• накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання;
• службові листи;
• рішення колегіальних органів;
• акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
• бухгалтерські документи;
• заявки на матеріально-технічне постачання;
• звернення громадян;
• запити на отримання публічної інформації;
• факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);
• документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням у реєстраційних формах електронної адреси відправника та адресата).

Цей базовий перелік за необхідності можна доповнити й іншими журналами.

Онлайн-сервіс ➦ «Строки зберігання документів»

Перераховуємо реєстраційно-контрольні картки

У разі застосування карткової системи реєстрації документів (або їх окремих видів, наприклад, звернень громадян) на початку діловодного року:

• перераховуємо реєстраційно-контрольні картки для кожного виду документів (вхідні, вихідні, накази тощо);
• зіставляємо результат підрахунків та останній реєстраційний індекс (мають збігатися).

Перевіряємо та переформовуємо справи за рік, що минув

Під час перевірки справ:

• визначаємо наявність справ, передбачених номенклатурою, виявляємо додатково сформовані або відсутні справи;
• вилучаємо документи, вміщені до справ із порушенням правил діловодства, — чернетки, незасвідчені копії, документи невідповідного змісту або строку зберігання тощо;
• перевіряємо дотримання вимоги щодо граничного обсягу справ (250 аркушів або 40 мм завтовшки) та відокремлюємо справи, обсяг яких перевищує нормативний, для поділу на томи;
• упорядковуємо документи в справах — за датами та в порядку зростання реєстраційних номерів.

Ділимо на томи справи, обсяг яких перевищує нормативний

Якщо обсяг справи перевищує 250 аркушів (40 мм), її слід розділити на томи — за хронологічним принципом або за номерами документів.

Уточнюємо написи на обкладинках справ

Після перевірки та переформування справ на початку діловодного року маємо уточнити інформацію на їх обкладинках. Для цього:

• уточнюємо заголовки справ;
• конкретизуємо види підшитих документів;
• зазначаємо крайні дати документів;
• проставляємо номери томів.

Як підготувати теки для справ 2019 року

Олександр Денисенко, заступник начальника відділу взаємодії з державними органами та інформаційно-аналітичного забезпечення Державної архівної служби

Підрахуйте кількість справ на 2019 рік за номенклатурою справ підрозділу. Придбайте відповідну кількість тек

Якого оформлення потребують теки?

Виявляємо та відокремлюємо перехідні справи

Справи, які формуються декілька років, у діловодстві називають перехідними.

До перехідних справ належать, зокрема, справи з документами тривалих, багаторічних проектів, Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, журнал обліку особових справ, журнал обліку прийняття працівників.

Перехідні справи відокремлюємо від справ, завершених у діловодстві минулого року, та долучаємо до новостворених справ.

Формування перехідних справ має бути винятком, а не правилом.

Передаємо в архів підсумкові відомості про кількість і склад справ

Особи, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах, після закриття номенклатур справ передають підсумкові відомості про кількість і склад справ до служби діловодства.

Служба діловодства (особа, відповідальна за діловодство) підраховує загальну кількість справ — окремо для кожного зі строків зберігання.

Відтак річні підсумкові відомості про справи організації передають до архівного підрозділу (особі, відповідальній за архів). Ці дані архів використовуватиме для планування своєї роботи.

Створюємо справи відповідно до нової номенклатури справ

Служба діловодства (особа, відповідальна за діловодство) контролює процес створення нових справ у підрозділах (відповідальними особами):

• придбання необхідної кількості тек;
• оформлення обкладинок і корінців;
• зазначення на них заголовків та індексів.

Для формування справ протягом календарного року найкраще придбати теки-реєстратори з арковим механізмом для підшивання документів.

Документи, найперше постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, доцільно вміщувати до справ у прозорих файлах, щоб не створювати отвори для підшивання на їх лівому березі (полі).

Заголовки, передбачені номенклатурою справ, друкують та оформляють у текстовому редакторі, а відтак — роздруковують і вставляють у прозорі кишеньки на корінцях тек. За відсутності кишеньок роздруковані заголовки наклеюють на теки. Відповідні написи можна зробити й від руки.

Складаємо план і звіт експертної комісії

Річний план роботи експертної комісії (ЕК) складають з урахуванням завдань комісії, визначених у положенні про ЕК організації. Зокрема, план має містити графік засідань та перевірок. Засідання ЕК проводять щонайменше раз на рік.

Форма плану роботи ЕК стандартна і передбачає такі графи: «№ п/п», «Назва заходу», «Термін виконання», «Виконавці».

Звіт про роботу ЕК складають за аналогічною формою, з додаванням записів про роботи, виконані поза планом. Ці записи наводять наприкінці звіту окремими розділами. Звіт про роботу ЕК можна подати й у текстовій формі.

План і звіт підписує голова ЕК та затверджує директор. Один примірник звіту за необхідності направляють до відповідної архівної установи.

Звітуємо про роботу служби діловодства

Найважливіші звіти — про обсяг документообігу та стан виконавської дисципліни.

Обсяг документообігу визначають із урахуванням усіх документопотоків. Кількість документів підраховують за реєстраційними формами у місцях реєстрації. Одиницею обліку є документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховують окремо. Підсумкові дані про обсяг документообігу аналізують, узагальнюють та подають директору. Керівник на підставі звітів приймає рішення про оптимізацію документообігу, поліпшення маршрутів руху документів, перерозподіл обов’язків діловодів, оптимізацію їх чисельності тощо.

Звіти про стан виконавської дисципліни дають змогу визначити рівень виконавської дисципліни в кожному з підрозділів, виокремити завдання, виконання яких викликає найбільше ускладнень, оптимізувати строки виконання доручень, розподілити річні бонуси тощо.

Складаємо річний план роботи служби діловодства

Річний план роботи служби діловодства має охоплювати заходи, передбачені положенням про службу, а також посадовими інструкціями її працівників. Наприклад:

• перевірки стану діловодства в структурних підрозділах та подання директору довідок (актів) про їх результати;
• аналіз законодавства та підготовка змін до нормативних актів організації;
• розроблення зведеної номенклатури справ;
• складання аналітичних звітів про обсяг документообігу, роботу зі зверненнями громадян.

Інші доцільні заходи: актуалізація локальних нормативних актів, перевірка строків дії договорів і довіреностей.

Олександр Денисенко,
заступник директора департаменту — начальник відділу нормативно-методичного забезпечення діловодства та розвитку інформаційних технологій департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України

Тетяна Мартинюк,
головний редактор журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера»