Прийняття на роботу особи із ID-паспортом: враховуємо усі нюанси

Обов’язок громадянина надати при працевлаштуванні паспорт або інший документ, що посвідчує особу, визначено частиною 2 статті 24 Кодексу законів про працю України (КЗпП).

Прийняття на роботу осіб без паспортів або з недійсними паспортами карається штрафом від 1 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг). Те саме порушення, допущене протягом року після зазначеного стягнення, — штрафом від 10 до 14 нмдг (ст. 200 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

ID-паспорт — новий вид документа. Тож, опрацювання ID-паспортів у кадровій практиці варте посутньої розмови.

Інформація в ID-паспорті

Технічний опис бланка паспорта громадянина України у формі пластикової картки типу ID-1 з безконтактним електронним носієм (ID-паспорт) затверджено постановою КМУ від 25.03.2015 № 302 (далі — Технічний опис № 302).

ID-паспорт містить інформацію українською та англійською мовами, а також візуальні елементи:

У разі відмови особи від присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків через релігійні переконання (за умови інформування відповідного органу контролю) у полі РНОКПП/RNTRC ID-паспорта проставляється слово «відмова» (ч. 7, 8 ст. 21 Закону № 5492).

До безконтактного електронного носія вносяться:

• інформація, зазначена на лицьовому та зворотному боці паспорта;
• біометричні дані;
• параметри особи (відцифрований образ обличчя, відцифрований підпис);
• дані щодо забезпечення захисту інформації, внесеної на безконтактний електронний носій, відповідно до вимог Закону № 5492;
• додаткова змінна інформація, передбачена Законом № 5492 (п. 2 Технічного опису № 302).

Технічний опис № 302 містить докладний огляд захисних елементів ID-паспорта. Радимо ознайомитися з ними, щоб уникнути прийняття на роботу осіб із підробленими документами.

У разі надання кандидатом при працевлаштуванні ID-паспорта або паспорта у формі книжечки, до якого внесено інформацію про реєстраційний номер облікової картки платника податків*, немає потреби додатково вимагати від працівника довідку про присвоєння податкового номера, видану структурним підрозділом ДФС.

* Форму даних про реєстраційний номер облікової картки платника податків, що вноситься до паспорта громадянина України, наведено в додатку 4 до Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 10.12.2013 № 779.

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

Паперовий паспорт: чи міняти на паспорт-картку

ID-паспорт, на відміну від паспорта-книжечки, містить набагато більше інформації та має строк дії.

Термін дії паспорта у вигляді книжечки не обмежується (п. 8 Положення про паспорт громадянина України, затвердженого Постановою ВРУ від 26.06.1992 № 2503-XII). Натомість ID-паспорт оформляється:

• особам, які не досягли 18-річного віку, — на 4 роки;
• особам, які досягли 18-річного віку, — на кожні 10 років (ч. 3 ст. 21 Закону № 5492).

Граничний термін дії ID-паспорта зазначається на лицьовому боці документа (п. 6 Технічного опису № 302).

Державна міграційна служба України неодноразово наголошувала, що законодавством не передбачено обов’язкової заміни паспорта у вигляді книжечки документом нового зразка. Заміна відбуватиметься поступово: замість вклеювання нової фотокартки при досягненні власником документа 25-ти або 45-ти років або при зміні прізвища. Звичайно, громадяни можуть добровільно звернутися до уповноважених підрозділів для заміни паспорта. Утім, нагальної потреби в цьому немає.

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри»

Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок

Перейти до оформлення

Заповнення особової картки працівника за даними ID-паспорта

Особові картки як основні облікові документи оформляють за типовою формою (№ П-2) для всіх працівників, з якими укладено трудовий договір.

В особовій картці (форма № П-2) на підставі паспорта заповнюємо пункти 1-3, 12 розділу І «Загальні відомості». Тут маємо зазначити: прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, громадянство, місце проживання за державною реєстрацією, паспортні дані. Ця інформація є сталою, тож міститься на лицьовому або зворотному боці паспорта.

Інформація про місце проживання є змінною, тому її розміщують на безконтактному електронному носії.

Для зчитування даних з безконтактного електронного носія потрібно мати мобільний пристрій з ОС Android, який підтримує технологію NFC, або стаціонарний комп’ютер та спеціальний рідер. Завантажити необхідне програмне забезпечення можна на сайті Поліграфкомбінату «Україна» або Державної міграційної служби України.

Якщо наявні ресурси не дають змоги скористатися цим алгоритмом:

• пропонуємо працівнику отримати витяг з Реєстру № 5492 (надається безкоштовно; п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 5492);
• вносимо до особової картки інформацію згідно з наданим витягом.

Копії знімаємо з лицьової та зворотної сторін ID-паспорта. Радимо додати до особової справи й витяг з Реєстру № 5492 (за наявності). 

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"