Претендента на посаду державної служби відібрано. Наступний етап — оформлення трудових відносин між претендентом та державним органом. Дізнайтеся на що звернути увагу службі управління персоналом, перш ніж видати акт про призначення на посаду.
З претендентом, якого вирішено прийняти на державну службу, держорган укладає трудовий договір — видає акт про призначення на посаду (наказ, розпорядження тощо).
Перед виданням акта службі управління персоналом державного органу доцільно перевірити:
- наявність усіх документів, необхідних для призначення;
- їх відповідність нормам законодавства.
Підстави — у Законі України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII (далі — Закон № 889), Типовому положенні про службу управління персоналом державного органу, затвердженому наказом Нацдержслужби від 03.03.2016 № 47 (далі — Положення № 47).
Увага!
Служба управління персоналом відповідає за документальне оформлення вступу на державну службу та забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення персоналу державного органу (ч. 2 ст. 18 Закону № 889; пп. 27 п. 2 розд. ІІ Положення № 47).
Подання декларації особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування (далі — електронна декларація), може перевіряти уповноважений підрозділ (особа) з питань запобігання та виявлення корупції або інший структурний підрозділ (абз. 1 п. 3 Порядку перевірки факту подання суб’єктами декларування декларацій відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» та повідомлення Національного агентства з питань запобігання корупції про випадки неподання чи несвоєчасного подання таких декларацій, затвердженого рішенням Національного агентства з питань запобігання корупції (НАЗК) від 06.09.2016 № 19; далі — Порядок № 19).
Документи для прийняття на державну службу умовно поділимо на два види:
Найпоширенішими документами другого виду є довідки про результати спеціальної та люстраційної перевірок, організованих державним органом, на посаду в якому претендує особа, а також погодження для призначення на посаду.
Далі розглянемо важливі аспекти подання:
- копій паспорта, документів про освіту, військового квитка, облікової картки платника податків;
- посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою;
- електронної декларації;
- документів спеціальної та люстраційної перевірок;
- особової картки держслужбовця;
- погодження призначення на посаду.
Копії паспорта, документів про освіту, військового квитка, облікової картки платника податків
До прийняття рішення про призначення на посаду служба управління персоналом може отримати від претендента незасвідчені копії паспорта громадянина України, документів про освіту, військового квитка. Адже спеціальне законодавство не завжди вимагає засвідчення цих копій під час їх подання, наприклад:
Норма | Нормативно-правовий акт |
Особа, яка бажає взяти участь у конкурсі, подає (особисто або поштою) конкурсній комісії: копію паспорта громадянина України; копію (копії) документа (документів) про освіту | пп. 1, 4 п. 18 Порядку проведення конкурсу на зайняття посад державної служби, затвердженого постановою КМУ від 25.03.2016 № 246 |
Для проведення спеціальної перевірки особа, яка претендує на зайняття посади, подає до відповідного органу: копію паспорта громадянина України; копії документів про освіту, вчені звання та наукові ступені; копію військового квитка… | п. 3, 4, 6 ч. 2 ст. 57 Закон України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII |
Натомість засвідчені копії документів додають до заяви про проведення перевірки, передбаченої Законом України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII (далі — Закон № 1682). Зокрема засвідчують: копії сторінок паспорта громадянина України з даними про прізвище, ім’я та по батькові, видачу паспорта та місце реєстрації; копію облікової картки платника податків. Підстава — абзац 1 пункту 41 Порядку проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади», затвердженого постановою КМУ від 16.10.2014 № 563 (далі — Порядок № 563) та додаток 1 до цього Порядку. Однак, зазначену заяву подають лише претенденти, які ще не проходили люстраційну перевірку.
Важливо пам’ятати: копія документа набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку (абз. 1 п. 8 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, далі— Правила № 1000/5).
Працівник служби управління персоналом, який приймає заповнені особою документи для формування особової справи, повинен:
- перевірити дотримання правил їх заповнення;
- перевірити на відповідність оригіналам копії паспорта громадянина України, документів про освіту та підвищення рівня професійної компетентності, військового квитка тощо;
- засвідчити ці копії своїм підписом і печаткою служби управління персоналом.
Норму містить пункт 7 розділу ІІ Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженого наказом Нацдержслужби від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок № 64).
Наведений у цьому пункті перелік копій документів, які підлягають перевірці на відповідність оригіналам та засвідченню, не є вичерпним.
Із наведеної норми прямо випливає: претендент на посаду перед виданням акта про призначення зобов’язаний пред’явити оригінали документів, з яких виготовлено копії. Якщо оригінал відсутній або отримати його неможливо, дозволяється виготовити копію із засвідченої копії документа (п. 4 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5).
За загальним правилом, державний орган має право засвідчувати копії документів, що створюються в ньому. Виняток: допускається виготовляти та засвідчувати копії документів інших установ під час прийняття громадян на роботу та засвідчення їх трудових прав у взаємовідносинах з державним органом (п. 2, 3 гл. 10 розд. ІІ Правил № 1000/5).
Більше інформації щодо порядку засвідчення копій документів — у главі 10 «Засвідчення копій та витягів службових документів» розділу ІІ Правил № 1000/5.
Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок
Посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою
Наближається перша річниця з дня набрання чинності Законом № 889 — привід для оцінок та узагальнень щодо успіхів або невдач впровадження нового закону. Для державних органів та служб управління персоналом 1 травня 2017 року матиме і прагматичне значення: з цієї дати набирає чинності норма про подання особою, яка бажає взяти участь у конкурсі, посвідчення атестації щодо вільного володіння державною мовою (п. 5 ч. 1 ст. 25, абз. 3 п. 1 розд. XI «Прикінцеві та перехідні положення» Закону № 889). Порядку проведення атестації наразі немає.
Електронна декларація
Претендент на посаду держслужби до призначення подає електронну декларацію за минулий рік (абз. 1 ч. 3 ст. 45 Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII; далі — Закон № 1700). Декларація:
- охоплює звітний рік (з 1 січня до 31 грудня включно), що передує року, в якому особа подала заяву про зайняття посади (участь у конкурсі), якщо інше не передбачено законодавством;
- містить інформацію станом на 31 грудня звітного року (пп. 4 п. 5 розд. ІІ Порядку формування, ведення та оприлюднення (надання) інформації Єдиного державного реєстру декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, затвердженого рішенням НАЗК від 10.06.2016 № 3).
Закон № 889 встановив особливості подання електронної декларації у разі заміщення посади державної служби за конкурсом.
1. Особа, яка бажає взяти участь у конкурсі, подає електронну декларацію за минулий рік разом з іншими документами (ч. 1 ст. 25 Закону № 889).
2. Як переможець конкурсу ця ж особа подає електронну декларацію за минулий рік перед призначенням на посаду державної служби (абз. 2 ч. 5 ст. 25 Закону № 889).
У Роз’ясненнях щодо застосування окремих положень Закону України «Про запобігання корупції» стосовно заходів фінансового контролю, затверджених рішенням НАЗК від 11.08.2016 № 3, агентство зазначило: в обох випадках декларацію подають за минулий рік. Період, який охоплює декларація, залежить від часу подання.
Приклад
Якщо документи для участі в конкурсі надано в грудні 2016 року, перша декларація* має охоплювати 2015 рік. Якщо рішення про перемогу в конкурсі ухвалено в січні 2017 року, друга декларація має охоплювати 2016 рік (питання 1 Роз’яснень).
* Очевидно, це мала бути «паперова» декларація, передбачена Законом України «Про засади запобігання і протидії корупції» від 07.04.2011 № 3206-VI, оскільки законодавство не передбачало подання претендентами на посади електронних декларацій у 2016 році.
Факт подання претендентом на посаду електронної декларації перевіряють до його призначення на посаду шляхом пошуку та перегляду інформації в публічній частині Єдиного державного реєстру декларацій осіб, уповноважених на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, на офіційному веб-сайті НАЗК (п. 4, 5 Порядку № 19).
Документи спеціальної та люстраційної перевірок
Рішення про призначення або про відмову у призначенні на посаду державної служби ухвалюють за результатами спеціальної перевірки відповідно до Закону № 1700 та за результатами перевірки відповідно до Закону № 1682 (ч. 4 ст. 31 Закону № 889).
Документом, що засвідчує завершення спеціальної перевірки та фіксує її результат, є довідка про результати спеціальної перевірки. Її форму наведено в додатку 3 до Порядку проведення спеціальної перевірки стосовно осіб, які претендують на зайняття посад, які передбачають зайняття відповідального або особливо відповідального становища, та посад з підвищеним корупційним ризиком, затвердженого постановою КМУ від 25.03.2015 № 171 (далі — Порядок № 171).
Увага!
У разі проведення спеціальної перевірки щодо претендентів на посади держслужби складання довідки про її результати передує призначенню на посаду у всіх випадках без винятку.
Норму щодо призначення на посаду за результатами перевірки згідно із Законом № 1682 слід розглядати в системному зв’язку з Порядком № 563, який передбачає два етапи проведення люстраційної перевірки претендентів на посади державної служби.
Етап 1. Відповідальний структурний підрозділ перевіряє достовірність відомостей у заяві претендента про проведення люстраційної перевірки (додаток 1 до Порядку № 563) протягом 10 днів з дня надходження заяви (п. 42 Порядку № 563). За відсутності підстав для заборон претендента можуть призначити на посаду (п. 45 Порядку № 563).
Етап 2. Керівник державного органу протягом 3-х днів з дня призначення особи на посаду надсилає запити в порядку, передбаченому пунктами 17-19 Порядку № 563 (п. 46 Порядку № 563).
Таким чином, довідку за результатами люстраційної перевірки буде складено вже після призначення претендента на посаду.
Законодавство визначає випадки, коли претендент на посаду державної служби не підлягає спеціальній і люстраційній перевіркам. Зокрема, претендент не підлягає люстраційній перевірці, якщо пройшов її раніше. Які документи і в якому порядку надає в цих випадках претендент на посаду, ми розповідали у статтях «Документи для прийняття на державну службу» та «Прийняття на держслужбу: без конкурсу в порядку переведення».
Особова картка держслужбовця
Особову картку заповнюють на державних службовців та осіб, які бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад держслужби.
Працівник служби управління персоналом має пересвідчитися, що заповнена особова картка не містить відомостей, які слугують підставою для відмови у прийнятті на державну службу.
Увага!
Найперша увага — пунктам 15.2 «Не є громадянином іншої держави» та 30 «Автобіографія». Наявність громадянства іншої держави є підставою для відмови у призначенні на посаду (п. 6 ч. 2 ст. 19 Закону № 889). В автобіографії претендент зазначає, зокрема, відомості щодо притягнення/непритягнення до кримінальної відповідальності. На державну службу не може вступити особа, яка має судимість за вчинення умисного злочину, якщо така судимість не погашена або не знята в установленому законом порядку; відповідно до рішення суду позбавлена права займатися діяльністю, пов’язаною з виконанням функцій держави, або обіймати відповідні посади; піддавалася адміністративному стягненню за корупційне або пов’язане з корупцією правопорушення — протягом трьох років з дня набрання законної сили рішенням суду про застосування такого стягнення (пп. 3-5 ч. 2 ст. 19 Закону № 889).
Форму особової картки державного службовця та інструкцію з її заповнення затверджено наказом Нацдержслужби від 05.08.2016 № 156 (далі — особова картка, Інструкція).
Чи може претендент у разі прийняття без конкурсу (наприклад, у порядку переведення) заповнити особову картку як держслужбовець після призначення?
Законодавством чітко не визначено, чи має подавати заповнену особову картку до призначення претендент у разі прийняття на держслужбу без конкурсу.
Форма особової картки передбачає зазначення відомостей, від конкретного змісту яких залежить сама можливість призначення на посаду державної служби. При чому можливі ситуації, за яких будуть відсутні інші джерела відповідної інформації.
Увага!
За загальним правилом, у разі призначення особи на посаду держслужби категорії «В» спеціальна перевірка не проводиться. Єдиним документом, який міститиме інформацію про відсутність перешкод для призначення, буде особова картка.
Тому вважаємо правильним подання заповненої особової картки усіма претендентами на посади до видання акта про призначення незалежно від способу прийняття на державну службу (конкурс, переведення тощо).
Надання недостовірної інформації про обставини, що перешкоджають реалізації права на державну службу, є підставою для припинення державної служби (п. 10 ч. 2 ст. 65, ч. 5 ст. 66, п. 4 ч. 1 ст. 87 Закону № 889).
Погодження призначення на посаду
На певні посади державної служби призначають лише після отримання згоди на таке призначення з боку відповідного державного органу (органів), посадової особи (осіб). Зазвичай погодження оформляють офіційним листом, який надсилають державному органу, де відбувається призначення на посаду.
Найпоширенішими посадами, призначення на які потребує погодження, є посади керівників територіальних органів центральних органів виконавчої влади та керівників структурних підрозділів місцевих державних адміністрацій.
Деякі посади, призначення на які потребує погодження
Де призначають | Посада | Хто призначає та погоджує | Нормативна база |
Місцеві державні адміністрації | Керівник структурного підрозділу місцевої державної адміністрації | Голова місцевої державної адміністрації за погодженням з органами виконавчої влади вищого рівня2 2 Слід враховувати, що для районної державної адміністрації органом виконавчої влади вищого рівня буде обласна державна адміністрація. Призначення на посади керівників відповідних структурних підрозділів обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій здійснюється за погодженням з державним секретарем міністерства (п. 11 ч. 4 ст. 10 Закону України «Про центральні органи виконавчої влади» від 17.03.2011 № 3166-VI). в порядку, визначеному КМУ | ч. 2 ст. 11 Закону України «Про місцеві державні адміністрації» від 09.04.1999 № 586-XIV |
Територіальні органи міністерств | Керівник територіального органу, його заступники | Державний секретар міністерства | п. 10 ч. 4 ст. 10, абз. 1, 2 ч. 5 ст. 13 Закону України «Про центральні органи виконавчої влади» від 17.03.2011 № 3166-VI (далі — Закон № 3166) |
Територіальні органи інших центральних органів виконавчої влади3 3 Закон № 3166 наразі містить норми щодо призначення керівника територіального органу центрального органу виконавчої влади та його заступника за погодженням з міністром (п. 16, 17 ч 4 ст. 19). | Керівник територіального органу | Керівник центрального органу виконавчої влади за погодженням з головою місцевої державної адміністрації4 4 Кандидатури на посади керівників територіальних органів центрального органу виконавчої влади погоджуються з головами місцевих державних адміністрацій, якщо інше не передбачено законом (абз. 2 ч. 5 ст. 21 Закону № 3166). | абз. 1, 2 ч. 5 ст. 21 Закону № 3166 |
Заступник керівника територіального органу | Керівник центрального органу виконавчої влади | абз. 1 ч. 5 ст. 21 Закону № 3166 |
На посади керівників територіальних органів окремих державних органів призначають без погодження з місцевими державними адміністраціями. Наприклад, не допускається обмеження щодо порядку призначення голів територіальних відділень Антимонопольного комітету України та їх заступників, у т. ч. шляхом встановлення обов’язку погодження з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування кандидатур на ці посади (ст. 12 Закону України «Про Антимонопольний комітет України» від 26.11.1993 № 3659-XII)
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
