Перш ніж прийняти працівника на роботу, роботодавець зазвичай проводить співбесіди з багатьма кандидатами, з яких обирає найкращого. На решту кандидатів чекає відмова. Безумовно, вибір роботодавця є вільним, однак статтею 22 КЗпП установлена заборона необгрунтованої відмови у прийнятті на роботу. Оскільки відмовляти все одно доводиться, з’ясуємо, яким чином можна обгрунтувати відмову у прийнятті на роботу, щоб не виникли підстави для застосування фінансових санкцій або звернення працівника з позовом до суду.
Перевірка наявності законодавчих обмежень при прийнятті на роботу
Вимоги щодо віку, рівня освіти, стану здоров’я працівника можуть встановлюватись законодавством України (ст. 22 КЗпП). Законодавчі обмеження, на яких може грунтуватися відмова у прийнятті на роботу містяться у низці нормативних актів. А зазначений у КЗпП перелік критеріїв, за якими можуть встановлюватись особливі вимоги до претендентів на посаду і, відповідно, обмеження, не є виключним.
Підставами для відмови у прийнятті на роботу, обумовленої вимогами законодавства, можуть бути:
- відсутність громадянства України;
- невідповідність віку особи;
- невідповідність напряму та рівня освіти, відсутність необхідного стажу роботи;
- незадовільний стан здоров’я;
- наявність судимості чи заборони займатися певною діяльністю або займати певні посади;
- інші умови.
Відсутність громадянства України як підстава для відмови у прийнятті на роботу
На державну службу можуть бути прийняті тільки громадяни України (ч. 2 ст. 1 та ч. 1 ст. 19 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII; далі — Закон про державну службу).
Капітаном морського торгового судна може бути тільки громадянин України (ст. 53 Кодексу торговельного мореплавства 23.05.1995 № 176/95-ВР).
Посаду керівника загальноосвітнього навчального закладу, позашкільного навчального закладу незалежно від підпорядкування, типу і форми власності може займати особа, яка є громадянином України (п. 2 ст. 24 Закону України «Про загальну середню освіту» 13.05.1999 № 651-XIV, п. 3 ст. 21 Закону України «Про позашкільну освіту» від 22.06.2000 № 1841-III).
Вимоги щодо громадянства України встановлені для нотаріусів, суддів, прокурорів, слідчих тощо.
Невідповідність віку особи як підстава для відмови у прийнятті на роботу
В укладенні трудового договору цілком обгрунтовано відмовляють кандидату, який не досяг встановленого законодавством віку, з якого дозволяється працювати взагалі (14 років; ст. 188 КЗпП ) або на певних посадах.
Так, забороняється застосування праці осіб молодше 18 років на важких роботах і на роботах з шкідливими або небезпечними умовами праці, а також на підземних роботах. Забороняється також залучати осіб молодше 18 років до підіймання і переміщення речей, маса яких перевищує встановлені для них граничні норми (ст. 190 КЗпП).
Перелік важких робіт і робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці неповнолітніх, затверджений наказом МОЗ від 31.03.1994 № 46.
Також забороняється прийняття осіб, які не досягли 18-річного віку на роботу, пов’язану з виробництвом, зберіганням і торгівлею спиртними напоями та тютюновими виробами (так, ст. 15-3 Закону України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів» від 19.12.1995 № 481/95-ВР заборонено продаж пива (крім безалкогольного), алкогольних, слабоалкогольних напоїв, вин столових та тютюнових виробів особами, які не досягли 18 років).
На деякі посади особа може претендувати по досягненню певного віку. Так, на посаду судді може бути рекомендованою особа не молодше 30 років (ст. 69 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» від 02.06.2016 № 1402-VIII).
Відмова у прийнятті на роботу буде обгрунтованою й у випадках досягнення особою граничного віку для прийняття на роботу. Наприклад, граничний вік перебування на державній службі становить 65 років (п. 7 ч. 1 ст. 83 Закону про державну службу). Такі ж вимоги і щодо перебування на службі в органах місцевого самоврядування та дипломатичній службі.
Невідповідність напряму та рівня освіти, відсутність необхідного стажу роботи як підстава для відмови у прийнятті на роботу
Для претендентів на деякі посади законодавством встановлено вимоги щодо наявності спеціальної освіти, її рівня, а інколи і стажу роботи за відповідним напрямом.
Обов’язковою є наявність документа про освіту та стажу роботи для адвокатів, нотаріусів, суддів, керівників та головних фахівців гірничих підприємств, що здійснюють видобуток корисних копалин особливо небезпечним підземним способом.
Медичною і фармацевтичною діяльністю можуть займатися особи, які мають відповідну спеціальну освіту і відповідають кваліфікаційним вимогам.
До фахівців, які проводять фізкультурно-оздоровчу та спортивну діяльність, фізкультурно-спортивну реабілітацію, пред’являються вимоги щодо наявності спеціальної освіти та відповідного освітньо-кваліфікаційного рівня.
Обов’язкові вимоги щодо кваліфікації працівників випливають також з правил про охорону праці. Наприклад, частина четверта статті 40 Гірничого закону України від 06.10.1999 № 1127-XIV передбачає видачу працівникам, до професійної підготовки яких законодавством встановлюються спеціальні вимоги щодо безпеки праці, свідоцтв на право виконання цих робіт або керівництва ними. Відсутність такого свідоцтва є безумовною підставою для відмови у прийнятті на роботу, якщо сторони не домовились про попереднє спеціальне навчання.
Незадовільний стан здоров’я як підстава для відмови у прийнятті на роботу
Загальною правовою підставою для відмови у прийнятті на роботу з вказаної причини є стаття 24 КЗпП, що забороняє укладення трудового договору з громадянином, якому за медичним висновком запропонована робота протипоказана за станом здоров’я.
Інваліди можуть бути прийняті на роботу тільки відповідно до рекомендацій медико-соціальної експертної комісії та з урахуванням індивідуальних програм реабілітації (ст. 5 , 17 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» від 21.03.1991 № 875-XII ).
Наявність судимості чи заборони займатися певною діяльністю або займати певні посади як підстава для відмови у прийнятті на роботу
Факт наявності судимості у кандидата на посаду не у всіх випадках дає підстави для обгрунтованої відмови у прийнятті на роботу. Утім, інколи непогашена судимість має суттєве значення.
Не можуть бути прийняті на роботу особи, яким протягом часу, визначеного вироком суду, заборонено займатися певною діяльністю або займати певні посади. Позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю може бути призначене як основне покарання на строк від 2 до 5 років або як додаткове покарання на строк від одного до трьох років. Позбавлення права обіймати певні посади як додаткове покарання у справах, передбачених Законом України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII , призначається на строк п’ять років (ст. 55 Кримінального кодексу України від 05.04.2001 № 2341-III).
Позбавлення права обіймати певні посади або займатися певною діяльністю може бути призначене як основне покарання на строк від двох до п’яти років або як додаткове покарання на строк від одного до трьох років.
Додатковим обмеженням для претендентів на деякі посади є заборона в прийнятті на роботу, якщо на них протягом останнього року накладалося адміністративне стягнення за вчинення корупційного правопорушення (державні службовці, прокурор, слідчий прокуратури тощо).
Інші обмеження при прийнятті на роботу
Обмеження можуть встановлюватись з метою забезпечення охорони праці. Так, забороняється застосування праці жінок на важких роботах і на роботах із шкідливими або небезпечними умовами праці, а також на підземних роботах, крім деяких підземних робіт (нефізичних робіт або робіт по санітарному та побутовому обслуговуванню) та залучення жінок до підіймання і переміщення речей, маса яких перевищує встановлені для них граничні норми (ст. 174 КЗпП). Перелік важких робіт та робіт із шкідливими і небезпечними умовами праці, на яких забороняється застосування праці жінок, затверджений наказом МОЗ від 29.12.1993 № 256.
Для працівників деяких категорій обов’язковими можуть бути вимоги щодо володіння державною мовою, проживання протягом визначеного часу на території України або встановлюватись обмеження на роботу за сумісництвом, зайняття певними видами діяльності, обмеження спільної роботи родичів.
Визначення відповідності особи вимогам, що висуваються організацією до претендентів на посаду
Основним документом, що дасть змогу роботодавцю обгрунтувати відмову у прийнятті на роботу, є посадова (робоча) інструкція. Значення цього документа досить часто недооцінюють і складають його абияк, або взагалі не складають посадових (робочих) інструкцій, а визначають посадові обов’язки працівника у письмовому трудовому договорі.
Однак, використовуючи такий підхід, роботодавець з самого початку позбавляє себе можливості обгрунтувати відмову в прийнятті на роботу. Складаючи посадову інструкцію, ми не тільки визначаємо завдання та обов’язки, а й фіксуємо кваліфікаційні вимоги до працівника, на основі яких шукатимемо і відбиратимемо кандидатів на посаду.
При складанні посадової (робочої) інструкції скористайтесь Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), з якого візьміть за основу кваліфікаційну характеристику відповідної професії.
При цьому обов’язково врахуйте специфіку діяльності підприємства, завдання і функції структурного підрозділу.
Якщо для професії кваліфікаційну характеристику ще не затверджено, при розробці посадової інструкції можна орієнтуватися на кваліфікаційні характеристики «споріднених» професій, використовувати зарубіжний досвід у сфері професійної класифікації, зокрема, російський.
Ще однією підставою для відмови у прийнятті на роботу може бути запровадження роботодавцем обмеження щодо спільної роботи осіб, які є близькими родичами чи свояками (батьки, подружжя, брати, сестри, діти, а також батьки, брати, сестри і діти подружжя), якщо у зв’язку з виконанням трудових обов’язків вони безпосередньо підпорядковані або підконтрольні один одному (ст. 25-1 КЗпП). Про введення обмежень спільної роботи родичів має бути виданий наказ.
Незважаючи на заборону дискримінації у трудових відносинах за статевою ознакою, є випадки, коли на роботу може бути прийнята лише особа певної статі і це не може розглядатись як дискримінація. Національний класифікатор України «Класифікатор професій» ДК 003:2010 містить цілу низку професій, для яких статева ознака може бути принциповою при прийнятті на роботу.
Повідомлення кандидату про відмову у прийнятті на роботу
Крок 1. Визначаємо форми відмови у прийнятті на роботу
Стаття 184 КЗпП покладає на роботодавця обов’язок при відмові у прийнятті на роботу вагітним, жінкам, які мають дітей віком до трьох років, та одиноким матерям за наявності дитини віком до 14 років або дитини-інваліда (до 18 років), повідомляти їм причини відмови у письмовій формі.
Щодо інших категорій претендентів на посаду законодавчої вимоги щодо письмової форми повідомлення такої особи про відмову у прийнятті на роботу не встановлено. Однак якщо особа звернеться до роботодавця з письмовою вимогою про надання інформації про причини відмови, таку вимогу доведеться задовольнити.
Якщо письмова форма відмови є обов’язковою або кандидат наполягає на такій формі, переходимо до Кроку 2.
В інших випадках — переходимо до Кроку 3 .
Крок 2. Повідомляємо про відмову у прийнятті на роботу письмово
Для початку з’ясуємо, у який строк роботодавець повинен повідомити кандидату причини відмови в прийнятті на роботу в письмовій формі. Оскільки законодавством цей строк не встановлено, доречно готувати текст відмови одразу після визначення особи, яку буде прийнято на роботу. Тривале очікування відповіді може викликати негативне ставлення до роботодавця навіть за умови, що спочатку кандидат на посаду був налаштований позитивно.
Іншою є ситуація, коли особа не належить до тих категорій кандидатів, яким роботодавець має надати письмову відмову, але вимагає її надання у письмовій формі. Враховуючи, що ситуація з відмовою у прийнятті на роботу може бути конфліктною, не потрібно відкладати з наданням відповіді. При цьому варто пам’ятати, що відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР, звернення, які не потребують додаткового вивчення розглядаються і вирішуються невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.
Письмова відмова у прийнятті на роботу оформлюється як вихідний лист на бланку організації. Текст відмови повинен містити мотивований висновок про те, що ділові якості кандидата є недостатніми для заміщення вакантної посади або виконання запропонованої роботи.
Лист-повідомлення про відмову у прийнятті на роботу
У тексті відмови не можна зазначати, що обрано іншу людину, яка, наприклад є чоловіком і може вільно їздити у відрядження, або на посаду секретаря вибрали дівчину з привабливішою зовнішністю.
Якщо ви готуєте відмову у прийнятті на роботу вагітній, жінці, які має дітей віком до трьох років, або одинокій матері, яка має дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, будьте особливо уважні та коректні.
Відмовляючи кандидату, який належить до зазначених категорій, не можна посилатися на особливості його статусу, який саме і захищає КЗпП. Тобто, буде помилкою сказати жінці, яка має малу дитину, що її не беруть на роботу тому, що роботи багато, а її дитина хворітиме, або необхідно їздити у відрядження, а вона не зможе залишити дитину.
Відмову має підписати керівник організації або інша уповноважена ним особа. Оскільки вимога щодо письмового повідомлення про причини відмови визначена законодавчо, лист, після його підписання керівником організації, має бути зареєстрований у спеціальній обліковій формі, наприклад у Журналі реєстрації вихідної кореспонденції.
Письмова відмова в прийнятті на роботу може бути вручена кандидату особисто, про що він має проставити відмітку на другому примірнику відмови, або надіслана поштою, на зазначену кандидатом адресу рекомендованим листом з описом вкладення.
Крок 3. Повідомляємо про відмову у прийнятті на роботу в усній формі
Обов’язок повідомити особу про те, що їй відмовлено у прийнятті на роботу, здебільшого покладається на працівника кадрової служби. У разі некоректної відмови виникає безліч несприятливих наслідків, що можуть звести нанівець усі зусилля роботодавця з відбору гідного кандидата на вакантну посаду. Окрім виплат ображеному кандидату, якщо той виграє справу в суді, роботодавця можуть зобов’язати укласти трудовий договір з працівником, якого змушені будуть терпіти в організації.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
